Încheierea de respingere, sau cum am învățat să nu mă mai îngrijorez și să iubesc refuzul
Martie 2026   

Daniel Batalu, notar stagiar

Notarul public are un rol aparte în economia circuitului juridic civil. Având în vedere, pe de-o parte, că legea impune forma autentică pentru validitatea multor acte curente, și, pe de altă parte, îi încredințează în competență exclusivă anumite proceduri (cum ar fi procedura succesorală, când are caracter necontencios), acesta apare ca un adevărat „străjer” al legalității. În aceste condiții, refuzul său poate avea un impact major în economia juridică. Așadar, este important să clarificăm regimul juridic care guvernează respingerea cererilor de către notarul public.

Consider că regula în materie este că notarul public trebuie să dea curs cererilor părților de a autentifica acte sau de a instrumenta proceduri. În acest sens sunt și dispozițiile art. 1 și art. 3 din Legea 36/1995, potrivit cărora notarul public asigură exercițiul drepturilor și ocrotirea intereselor persoanelor, în condițiile legii, îndeplinind un serviciu de interes public. În opinia mea, este instituită o obligație de diligență a notarului public de a se asigura că persoanele interesate pot beneficia de serviciile sale și deci de o corectă reglementare juridică a situațiilor lor. Pe de altă parte, nici acest drept al persoanelor interesate nu poate fi exercitat fără limite, sens în care legiuitorul a instituit o procedură specială pentru situațiile în care e necesară salvgardarea circuitului juridic civil.

Sedes materiae

Încheierea de respingere este reglementată cu titlu general la nivelul art. 86, art. 140-145 și art. 159 din Legea 36/1995. Alte dispoziții din Lege reglementează aspecte punctuale cu privire la încheierea de respingere, spre exemplu în cadrul procedurii numirii asistentului pentru încheierea actelor juridice (art. 138⁵). Regulamentul de aplicare a Legii notarilor publici şi a activităţii notariale nr. 36/1995 cuprinde puține dispoziții cu caracter general la art. 221, 332 și 334. Și unele prevederi din Codul deontologic sunt utile în interpretarea și aplicarea Legii și Regulamentului.

Natura încheierii de respingere. Cuprinsul său

Legea definește la art. 140 încheierea de respingere ca fiind „procedura prin care notarul public refuză motivat îndeplinirea unui act notarial”. Această definiție este însă deficitară. În primul rând, încheierea de respingere este un act juridic, iar nu o procedură¹, iar în al doilea rând, așa cum sugerează și titlul secțiunii, ea poate viza atât cererea de îndeplinirea unei proceduri, cât și a unui act notarial².

Încheierea de respingere este ea însăși un act autentic³. Ca atare, constatările de fapt ale notarului public instrumentator cuprinse în ea vor avea forță probantă, până la înscrierea în fals (art. 270 din NCPC). Precizarea este importantă dacă avem în vedere motivele pentru care poate fi emisă o încheiere de respingere (detaliate mai jos), cum ar fi lipsa de discernământ a părții, unde adesea nu există un alt mijloc de probă. Încheierea va cuprinde elementele prevăzute la art. 84 lit. a)-d) şi f) din lege⁴, motivele de fapt şi de drept care justifică refuzul, calea de atac, instanţa competentă şi termenul de exercitare. (art. 230 din Regulament, art. 86 din Lege). Așa cum s-a observat și în jurisprudență, lipsa mențiunilor privitoare la „calea de atac, termenul de exercitare a acesteia şi instanţa competentă, nu determină nelegalitatea încheierii cât timp petenţii nu au probat vătămarea produsă, plângerea fiind înaintată de notar instanţei competente, iar termenul de exercitare a acesteia nu a fost depăşit”⁵.

Motivele respingerii

Poate fi respins un act notarial discreționar? Obligativitatea motivării încheierii și existența unei căi de atac contra refuzului inclină către un răspuns negativ.

Legea 36/1995 oferă la art. 9 motivul central de refuz: nerespectarea legii sau a bunelor moravuri (dând efect principiului legalității). Dacă sensul noțiunii de „lege” este mai clar, cel al bunelor moravuri este susceptibil de interepretări și evoluții, referindu-se la conformitatea (exterioară) cu regulile impuse de morala societății⁶.

Art. 86 din Legea 36/1995 oferă, în aplicarea art. 9, enumerare de principiu a altor trei motive de refuz și anume neprezentarea documentaţiei necesare sau prezentarea incompletă a acesteia⁷, neplata tarifelor, a impozitului şi a onorariului stabilit și imposibilitatea identificării părţii sau lipsa de discernământ a acesteia, dacă această stare rezultă din comportamentul părţii. Aceste prevederi sunt la rândul lor dezvoltate de o serie de articole aplicabile unor proceduri speciale, cuprinse în Regulament și Lege, spre exemplu art. 277 din Regulament (privitoare la motivele respingerii cererii de divorț), art. 319 din Regulament (pentru cererile de legalizare a traducerilor) și art. 154 din Lege (pentru cererile de primire în depozit, dacă apreciază că nu poate asigura condiții optime de păstrare).

Poate fi respins un act pentru motive de oportunitate? Legea nu oferă un răspuns expres, dar ar putea fi invocat principiul justiției preventive, întrucât, având în vedere rolul său de a evita litigiile, notarul public ar putea fi chemat să facă și o analiză de oportunitate actului juridic, din prisma aptitudinii acestuia de a genera litigii.

Jurisprudența este indecisă dacă enumerarea este sau nu limitativă. În ceea ce mă privește, apreciez că intenția legiuitorului nu a fost să limiteze cazurile în care poate fi dată încheiere de respingere, soluție susținută și de articolul 21 din Codul deontologic al notarului public, care prevede în mod expres că enumerarea este doar exemplificativă. Cu titlu de exemplu, alte cazuri, neprevăzute în mod expres de legislație, ar putea fi formularea cererii în afara programului de lucru⁸.

Dintre aceste motive, art. 9 litera c) (referitor la lipsa de discernământ a părții) impune o analiză suplimentară. Textul precizează că aceasta trebuie să rezulte din comportamentul ei, cu alte cuvinte să fie percepută în mod direct de notarul public. Textul trebuie corelat însă cu articolele din Lege și Cod civil referitoare la ocrotirea persoanei fizice. Este posibil ca o persoană să aibă discernământul afectat parțial, dar prin hotărârea instanței de tutelă să îi fie totuși permisă încheierea unor acte juridice cu impact redus. De asemenea, trebuie avute în vedere și dispozițiile art. 10 din OUG 137/2010⁹, care sancționează drept contravenție orice formă de discriminare.

În forma anterioară, Legea 36/1995 prevedea posibilitatea notarului de a solicita un atestat de capacitate de la un medic de specialitate care să ateste faptul că o persoană are discernământ¹⁰. Această soluție nu mai este prevăzută în mod expres de lege, dar doctrina recunoaștere în continuare posibilitatea de a recurge la un certificat medico-legal¹¹. În ceea ce mă privește, apreciez că soluția trebuie primită cu atenție, întrucât discernământul poate fi influențat de mai mulți factori¹² și ar putea lipsi în momentul îndeplinirii procedurii.

În orice caz, notarul public nu ar trebui să procedeze de plano la respingerea actului, ci mai întâi să solicite lămuriri sau documente suplimentare părților pentru a înțelege pe deplin situația lor faptică și juridică¹³. Numai în cazul în care aceste explicații ale părților sunt nesatisfăcătoare sau acestea refuză întocmirea actului cu respectarea dispozițiilor imperative ale legii ar trebui emisă o încheiere de respingere.

Alte probleme practice în interpretare ce rezultă din jurisprudeță sunt legate de întinderea posibilității de apreciere a notarului public a conținutului actelor juridice ce îi sunt prezentate. Spre exemplu, fiind învestit cu cererea de autentificare a unei declarații de revocare a unei procuri, un notar a refuzat autentificarea acesteia cât timp penalitatea instituită de părți pentru revocare nu a fost plătită. Instanța a admis plângerea împotriva încheierii de respingere, motivând că această analiză nu se circumscrie cazurilor prevăzute de lege¹⁴. Notarul poate însă cerceta cauza actului juridic și poate refuza în mod temeinic autentificarea acestuia atunci când părțile urmăresc un scop ilicit, spre exemplu scoaterea unui bun din masa succesorală¹⁵.

Procedura

Ca regulă, încheierea de respingere se va da numai dacă părțile stăruie în cerere (art. 86 teza I din lege). Lipsa stăruinței părților sau a cererii scrise (nefiind suficientă o cerere verbală) va duce la respingerea acțiunii ca prematur introdusă¹⁶. Cererile notariale nu au, ca regulă, o formă sacramentală, putând fi transmise și prin email. Dar pentru emiterea încheierii de respingere notarul public trebuie să facă aplicarea art. 85, ceea ce presupune identificarea părții sau a reprezentantului său¹⁷.

Legea nu precizează ce anume înseamnă că părțile stăruie în cerere, dar în opinia mea ar însemna ca acestea să revină cel puțin o dată asupra acesteia. De la această regulă există și excepții, cum ar fi în procedura numirii unui asistent la încheierea actelor juridice sau în cadrul procedurii divorțului, când, nu mai este necesară stăruința părților (pentru că cererea deja a fost, în cele mai multe cazuri, înregistrată.

Cererea se înregistrează în registrul general la data depunerii, iar încheierea de respingere va purta numărul cererii şi data la care se emite (art. 142 din Lege). În cazul respingerii cererii de divorț, Regulamentul prevede că aceasta se va comunica de îndată, în format electronic, în vederea închiderii poziţiei în RNECD (art. 278).

Încheierea de respingere se redactează în cel mult 5 zile de la înregistrarea cererii sau, după caz, de la data îndeplinirii procedurii de citare¹⁸ şi trebuie motivată în drept şi în fapt (art. 143 din lege). Motivarea este esențială, pentru a stabili limitele procesului prin care se soluționează o eventuală plângere împotriva acesteia. În ceea ce privește termenul, apreciez că acesta are natura unui termen de recomandare, însă depășirea nejustificată a acestuia ar putea atrage sancțiuni disciplinare (art. 74 litera e) din Lege).

În ceea ce privește numărul de exemplare, s-a apreciat că acesta este egal cu cel părților, plus unul pentru dosarul ce se înaintează judecătoriei și unul pentru arhiva biroului notarial¹⁹.

Regulamentul permite notarului să revină asupra soluției de respingere (art. 221 alin. (2)), dar aceasta presupune o evaluare de la caz la caz. În anumite situații există chiar și o obligație legală de respingere a actului²⁰.

Calea de atac

Regula este că încheierea de respingere poate fi atacată cu plângere, ce se depune la biroul unde notarul public instrumentator își desfășoară activitatea²¹. Prin excepție, potrivit art. 378 alin. (2) C. civ., încheierea de respingere a divorțului nu poate fi atacată cu nicio cale de atac. În lipsa încheierii, o parte din instanțe consideră că introducerea plângerii este prematură sau inadmisibilă²², în timp ce alte instanțe consideră că dreptul părților de a se adresa instanței de judecată nu poate fi negat²³.

Termenul pentru introducerea plângerii este de 10 zile, dar legea este neclară cu privire la începutul termenului. Pe de-o parte, art. 144 se referă la ziua comunicării (moment obiectiv), dar pe de altă parte, art. 159 la ziua luării la cunoștință (moment subiectiv).

Acesta are obligația să o înainteze de îndată (art. 159 alin. (3) din Lege), dar nu mai târziu de 3 zile lucrătoare, judecătoriei în circumscripţia căreia îşi desfăşoară activitatea, împreună cu dosarul cauzei (art. 334 alin. (1) din Regulament). Notarul public cu sediul biroului notarial în municipiul Bucureşti va înainta plângerea judecătoriei în circumscripţia căreia se află sediul biroului (art. 334 alin. (2) din Regulament). De la aceste reguli există o excepție, în cadrul procedurii pentru numirea unui asistent pentru încheierea actelor juridice. Potrivit art. 138⁵ din Legea 36/1995, plângerea se poate formula de major sau cel indicat în cerere pentru a fi numit asistent la instanţa de tutelă în a cărei circumscripţie teritorială îşi are domiciliul sau reşedinţa majorul care a solicitat numirea asistentului, în termen de 30 de zile de la comunicarea încheierii de respingere²⁴.

În eventualitatea în care cererea este depusă la instanță în mod direct, apreciez că aceasta va solicita dosarul de la notarul public instrumentator, fără a atrage alte sancțiuni pentru parte²⁵. Dosarul la care se referă legea ar cuprinde documentele depuse de parte la biroul notarului public, dacă este cazul (spre exemplu, se solicită eliberarea unui certificat de mostenitor, dar din actele de stare civilă nu rezultă calitatea de rudă cu defunctul).

Procedura este una necontencioasă, în care notarul public nu are calitate procesuală (art. 145 din Lege) și se judecă cu citarea tuturor părților interesate. Mențiunea este una importantă, pentru că pe lângă solicitant ar putea fi și alte părți interesate (spre exemplu, dacă este respinsă eliberarea solicitării unui certificat de moștenitor suplimentar, instanța ar putea să considere utilă citarea și a celorlalți moștenitori). De asemenea, și notarul ar putea fi citat, pentru a da lămuriri. În eventualitatea în care cererea este dată în competența unui notar desemnat de Cameră (cum este cazul rectificărilor unor acte aflate în arhive în păstrarea acesteia), nici Camera nu are calitate procesuală²⁶.

Prin derogare de la regulile în materia procedurii necontencioase, potrivit cărora încheierile date au caracter executoriu, art. 145 prevede că notarul public este obligat să se conformeze numai hotărârii judecătoreşti rămase definitive²⁷, și numai după plata onorariului şi a celorlalte taxe şi tarife. Obligația de a se conforma hotărârii și de face mențiune despre aceasta în act, în opinia mea, duce la exonerarea de răspundere a notarului în eventualitatea în care ulterior actul devine ineficace (spre exemplu, ca urmare a anulării acestuia)²⁸. Se remarcă faptul că prin soluționarea acestei căi de atac instanța nu se va substitui notarului²⁹.

Cu privire la întinderea obligației de conformare, ea vizează numai aspectele asupra cărora instanța s-a pronunțat, nu și alte impedimente ce ar putea fi descoperite de notar, chiar și dacă acestea aveau o cauză anterioară emiterii încheierii de respingere³⁰. Obiectul procedurii îl reprezintă strict verificarea legalității refuzului; instanța nu va verifica dacă actul a cărei rectificare se cere este în acord cu legea sau dacă a existat sau nu acordul părților asupra unor clauze³¹ ori dacă actele care au stat la baza cererii sunt sau nu legale³², după cum instanța nu va soluționa conflictul juridic care a stat la baza refuzului³³. De asemenea, este importantă calificarea corectă a acțiunii introduse. Este posibil ca părțile să introducă o plângere împotriva încheierii de respingere, dar scopul urmărit să fie soluționarea unui litigiu între ele (de exemplu, dezbaterea unei succesiuni)³⁴ sau cererea introdusă la notar să vizeze îndeplinirea unui anumit act (eliberarea unui certificat de legatar cu titlu particular), iar calea de atac un alt act (eliberarea unui certificat de mostenitor)³⁵.

Forma inițială a Legii prevedea la art. 67 că în cazul admiterii plângerii, actul produce efecte de la înregistrarea cererii de autentificare. Doctrina a mers mai departe, susținând că încheierea de autentificare ar putea fi dată fără prezența (din nou) a părților³⁶. Nu consider că o asemenea soluție mai poate fi susținută în prezent. Nu există niciun text care să sugereze efectul retroactiv al hotărârii judecătorești, ci mai mult, legea impune notarului să facă mențiune în chiar textul actului despre existența hotărârii judecătorești. Nici încheierea de respingere nu cuprinde mențiuni privitoare la existența sau nu a acordului părților. Argumentul că acordul acestora poate fi exprimat la momentul încheierii de respingere, urmând ca în urma plângerii să fie suplinită doar lipsa formei autentice³⁷, nu poate fi primit, câtă vreme în procedura plângerii instanța doar verifică legalitatea refuzului. În cazurile în care instanța suplinește forma unui act (cum ar fi la pronunțarea unei hotărâri care să țină loc de contract), ea suplinește și consimțământul părților. În plus, retroactivitatea ar conduce la posibilități de eludare a legii și de fraudare a creditorilor, prin crearea unor aparențe false cu privire la bunurile din patrimoniul debitorilor.

Împotriva încheierii date de judecătorie se poate formula numai apel. Prin excepție, în cazul respingerii cererii pentru numirea asistentului pentru încheierea actelor juridice, încheierea nu este supusă niciunei căi de atac.

Un ultim aspect vizează aplicarea art. 453 Codul de procedură civilă. În lipsa calității procesuale a notarului public emitent, în cadrul acestei proceduri instanța nu ar putea să îl oblige pe acesta la plata cheltuielilor de judecată³⁸.

Concluzii

Încheierea de respingere are un rol important în asigurarea exercitării drepturilor și libertăților persoanei, mai ales în cazurile în care legea prevede competența exclusivă a unui anumit notar sau când forma autentică este impusă ad validitatem.

Alături de acțiunea în constatarea sau declararea nulității unor acte juridice, plângerea împotriva încheierii de respingere reprezintă o formă a controlului judiciar al activității notariale. Dacă prima verifică aspectul pozitiv al acesteia, respectiv soluționarea cererilor părților, cea de-a doua asigură legalitatea aspectului negativ al acesteia (refuzul de a soluționa o cerere).

În plus, prin efectul său exonerator de răspundere pentru notar se elimină incertitudinile legate de interpretarea și aplicarea normelor juridice.

---