Odiseea arhivei Camerei București Septembrie 2020

La 25 de ani de notariat public românesc modern, lăsăm pentru posteritate o scurtă recapitulare a evoluției departamentului de Arhivă si serviciului de Succesiuni din cadrul Camerei Notarilor Publici București

Cosmin Mihailovici, director Direcția Arhivă a CNPB

Participând la masa rotundă organizată on line în octombrie 2020 de către Arhivele Naționale cu prilejul Zilei Arhivelor, cu tema „Bune practici în arhivistica românească actuală” – Bunul, răul și urâtul”: practici arhivistice la creatorii și deținătorii de arhivă”, în care se amintea că nu sunt foarte multe informații despre activitatea unor creatori și deținători de arhivă din România, în contextul celor 25 de ani de notariat public românesc modern, am apreciat că este momentul să ne prezentăm pentru contemporani, dar și pentru ca cei care vor dori să cunoască eforturile în salvgardarea Fondului Arhivistic Național al României depuse de către instituția noastră.

Camera Notarilor Publici București (în continuare CNPB) s-a remarcat în perioada de după anul 1995 ca fiind una dintre cele mai solide instituții care și-a câștigat, de-a lungul timpului, o credibilitate de necontestat. Deși la început, instituția nu a avut atribuții de gestiune a actelor notariale, acestea rămânând în sarcina Ministerului Justiției, în cei 25 ani de activitate, odată cu acumularea de resurse umane și financiare, CNPB a încercat să dezvolte serviciile oferite notarilor, dar și cetățenilor beneficiari ai serviciilor notariale și, contrar apatiei aproape cronice pe care alte profesii din România îl arătau față de trecutul mai mult sau mai puțin îndepărtat al acestora, CNPB și-a asumat o misiune nobilă: aceea de a proteja arhivele notariale, atât ale predecesorului său – Notariatul de Stat, cât și pe cele contemporane. Preocuparea apropierii activității notariale, prin competențe și servicii, de actele și faptele profesiei arhivistice, constituie de fapt o reconfirmare a spiritului dreptului latin, care a guvernat și continuă să guverneze notariatul românesc, și cu deosebire a misiunii notarului care a fost din vechi vremuri pregătit în privința actelor instrumentate.

Începând cu anul 2003, Colegiile Directoare ale CNPB au depus eforturi uriașe pentru salvgardarea patrimoniului documentar notarial care constituie memoria juridică a națiunii și amprenta identității noastre specifice, toate susținute prin mijloace financiare proprii constituite din contribuțiile notarilor membri ai CNPB. Este vorba de un patrimoniu unic, de neînlocuit, care asigură pe de o parte eficiența circuitului civil și protejarea drepturilor cetățenești și ale Statului, iar pe de altă parte constituie un pilon important pentru edificarea memoriei individuale și colective, pentru înțelegerea trecutului și documentarea prezentului, cu scopul de a îndruma acțiunile viitoare.

În acest moment, conservarea documentelor în arhivele specializate ale CNPB se constituie ca parte integrantă a activității notariale, oferind profesiei pe care o slujim o funcție socială incontestabilă care își va justifica durabilitatea în timp și va marca acea specificitate care provoacă „diferența” față de celelalte profesii juridice puse în slujba individului și a societății. Deoarece arhivele notariale au menirea de a promova autenticitatea, de a releva adevărul, deoarece rolul lor este acela de a aduce sau de a ajuta la constituirea probelor actelor juridice, ținând cont că ele nu reprezintă doar „memoria notariatului” ci, mai ales, memoria actelor și a faptelor juridice, conservarea lor oferă un suport esențial în independența procesului juridic românesc și contribuie la dezvoltarea și menținerea libertăților civile, sprijinind protejarea valorilor juridice naționale. Deținătoare a mii de metri liniari de documente, CNPB a devenit în sistemul arhivistic notarial românesc principalul for de decizie în materie de standarde și de stocare a informației notariale pentru viitor. Proiectele și inițiativele instituției s-au transformat, în fapt, în programe pentru alte Camere, precum și pentru categorii variate de instituții și organizații. La 25 de ani de notariat public românesc modern, vă propunem spre lectură Odiseea Arhivei CNPB:

2003-2004 – la inițiativa dnei Doina Rotaru, notar public, președintele în funcție la acea dată al CNPB, demarează proiectul preluării și depozitării arhivei fostelor Notariate de Stat de către CNPB;
23-29 august 2004 – conducerea notariatului public românesc participă la Congresul Internațional al Arhivelor de la Viena unde s-au pus bazele Secțiunii Arhivelor Notariale (SAN);în mai 2011, CNPB este primită și inclusă în categoria C – Instituții care au în administrare sau păstrare înregistrări și arhive sau se ocupă cu formarea personalului destinat arhivei din cadrul Consiliului Internațional al Arhivelor;
decembrie 2004 – iulie 2005 – CNPB a preluat în custodie din arhiva instanțelor aflate în circumscripția Curții de Apel București arhivele succesorale create de fostele Notariate de Stat;
- octombrie-noiembrie 2005 – s-a realizat fotografierea digitală și prelucrarea informatică a celor aproximativ 1.000.000 documente succesorale transferate: imaginile documentelor fotografiate au fost indexate iar baza de date obținută a fost importată pe serverul CNPB, managementul acesteia și căutările în interiorul arhivei făcându-se cu ajutorul unui software de management de documente si arhivare electronică specializat;
2 martie 2006 – Arhivele Naționale avizează spațiul amenajat pentru conservarea arhivelor notariale situat în București, str. H.M. Berthelot, nr. 42A, sector 1, primul depozit de arhivă al instituției;
19 martie 2007 – printr-un comunicat de presă, Ministerul Justiției recunoștea că păstrarea actelor autentice ale fostelor notariate de stat în condițiile precare ale depozitelor Judecătoriilor le pune în pericol de a fi distruse iar, în 9 martie 2007 are loc vizita dnei Monica Luisa Macovei, ministrul Justiției, la sediul CNPB (vizită care include și depozitul de arhivă) pentru găsirea unei soluții adecvate de transfer a arhivelor;
2007–2008 – CNPB a preluat în custodie din arhiva instanțelor aflate în circumscripția Curții de Apel București arhivele de acte autentice create de fostele Notariate de Stat în perioada 1950-1995;
2008 – ca urmare a necesității acute de protejare a datelor și informațiilor manipulate de către birourile notariale, s-a achiziționat un distrugător de documente de mare capacitate și s-a creat în cadrul CNPB un serviciu specializat de colectare și distrugere a documentelor cu termen de păstrare expirat; ulterior a fost implementat un program de colectare și distrugere a tuturor deșeurilor de hârtie; fondurile obținute din distrugerea deșeurilor de hârtie fiind virate în contul fundației ViitorPlus – asociația pentru dezvoltare durabilă;
1 noiembrie 2008 – intra în vigoare Regulamentul privind serviciul de arhivă notarială al CNPB;
2009 – CNPB a demarat procesul de preluare a arhivelor de impunere a succesiunii emise de fostele Administrații de constatare a impozitelor indirecte ale Sectoarelor I Galben, III Albastru și IV Verde;
24-25 martie 2010 – la Berlin, la invitația notariatului german, au loc o serie de reuniuni având ca temă utilizarea noilor tehnologii în activitatea notarială. Delegația română, alcătuită din reprezentanți ai Uniunii Naționale și ai CNPB, a prezentat bunele practici în materie de arhivare digitală a documentelor notariale;
8 decembrie 2011 – este avizat noul spațiu destinat păstrării și conservării arhivei notariale situat în imobilul Auditorium Pallady din B-dul Theodor Pallady nr. 40G, Sector 3, București;
1 februarie 2012 – în depozitul de arhivă situat în București, Bd. Theodor Pallady nr. 40G (sector 3), ajunge primul fond de arhivă creat de un birou notarial în funcție; se asigură atât depozitarea documentelor create de birourile notariale, cât și prelucrarea și administrarea acestora:
- programul care a vizat externalizarea arhivelor birourilor notariale a constituit un succes care nu putea fi anticipat la data implementării. La nici 6 ani de la inaugurarea sa, CNPB s-a aflat în situația ca spațiul de arhivă din clădirea Auditorium Pallady să fie complet ocupat cu toate că, în două rânduri, numărul rafturilor a fost suplimentat prin achiziții de noi rafturi;
13-15 iunie 2012 – la Paris, Institutul de Istorie a Notariatului (IIHN) în colaborare cu Arhivele Naționale din Franța au organizat la sediul central al Arhivelor Naționale, un colocviu dedicat arhivelor notariale franceze intitulat Minutele care scriu istoria. Cinci secole de arhivă notarială în Paris unde, alături de reprezentantul Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, a fost prezentă și o delegație a CNPB;
21-22 septembrie 2012 – Arhivele Naționale ale României organizează o conferință internațională cu tema Arhive, istorie și politică în România secolelor XIX-XXI la care reprezentanții CNPB au susținut comunicarea cu tema Istoric, realități și tendințe în evoluția arhivei notariale din România:
- în cadrul evenimentului, pentru implicarea deosebită în salvarea și conservarea Fondului Arhivistic Național al României, domnului notar public Dumitru Viorel Mănescu,în calitate de președinte al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din Româniași doamnei notar public Doina Rotaru, în calitate de președinte a CNPB, le-au fost înmânate diplome de onoare din partea Arhivelor Naționale ale României;
28.09.2013 s-a aprobat Regulamentul privind Direcția Arhivă a CNPB care abroga reglementările anterioare, in vigoare și astăzi.
20 ianuarie 2014 – CNPB a încheiat un protocol de colaborare în vederea depozitării la demisolul imobilului din București, str. G-ral H.M. Berthelot nr. 42A (sector 1) a arhivei Autorității Naționale pentru Cetățenie;
2015 – 2017 – depozitul de arhivă Pallady este ocupat în proporție de 100%;
2016-2018– la inițiativa dnei Laura Badiu, notar public, președintele în funcție al CNPB, se aprobă și se achiziționează un teren în suprafață de 10.000 mp în localitatea Cernica, județul Ilfov pentru construirea unui sediu de arhivă; noua clădire dispune de 4 depozite speciale de arhivă în care pot fi depozitate 80.000 cutii de arhivă și este dotată cu sistem HVAC, instalație automată de stingere cu gaz inert, etc;
17 octombrie 2016 – la nivelul depozitelor de arhivă este introdusă o aplicație software WEB-based destinată facilitării accesului birourilor notariale la arhiva CNPB prin depunerea on-line de solicitări;
31 octombrie 2016 – Arhivele Naționale acordă CNPB DIPLOMA DE ONOARE ca semn al prețuirii pentru sprijinul și susținerea arătate Arhivelor Naționale în activitățile de păstrare, protejare și punere în valoare a documentelor din FAN;
6 decembrie 2016 – este achiziționat un scanner de carte color Image Access, BookEye4V2 Professional Archive pentru digitizarea arhivelor notariale;
5-6 octombrie 2017 – CNPB găzduiește cercul profesional organizat de Arhivele Naționale în clădirea Auditorium-Pallady la care au participat reprezentanții SMBAN, Serviciile Județene: Dâmbovița, Ilfov, Ialomița, Teleorman și Prahova;
13-17 martie 2018 – CNPB participă la reuniunea ICARUS (Centrul Internațional de Cercetări Arhivistice) organizată la Trogir, Croația, iar la 26–29 martie 2019 – la Pola, Croația, CNPB participă la conferința internațională cu Arhive interactive: Provocări digitale și rețele colaborative;
8 iunie 2018 – are loc expoziția având ca temă Istoria testamentului în România, organizată cu ocazia conferinței ARERT desfășurată în Centrul Auditorium Pallady;
2018 – CNPB și-a mărit și diversificat colecțiile de documente și carte datorită donației importante primite din partea domnului Octavian Viorel Rogojanu, notar public, constituită în colecția Notar Public Octavian Viorel Rogojanu.
17 noiembrie 2019 – avea loc inaugurarea clădirii de arhivă Cernica;
22 iunie-03 iulie 2020 – cele aproximativ 23.000 cutii speciale de arhivă sunt transferate din depozitul Pallady în clădirea Cernica care devine sediul Direcției Arhivă.

Fapt indiscutabil, astăzi Arhivele CNPB sunt un autentic garant al conservării informaţiei notariale pentru viitor, a unor valori documentare inestimabile pentru identitatea juridică a naţiunii de astăzi şi de mâine. Constituit pe parcursul mai multor ani sistemul arhivistic prezentat mai sus reprezintă expresia pe de-o parte, a propriilor aspiraţii şi tradiţii, iar, pe de altă parte, a unei viziuni permanent deschisă către modelele arhivelor notariale europene şi către realizările acestora. Pentru viitor, CNPB are ca obiectiv principal implementarea unei strategii de digitalizare a arhivelor păstrate, acțiune care va încununa eforturile depuse pe tărâm arhivistic în cei 25 de ani de notariat public modern.