La 25 de ani de notariat public românesc modern, lăsăm pentru posteritate o scurtă recapitulare a evoluției departamentului de Arhivă si serviciului de Succesiuni din cadrul Camerei Notarilor Publici București
Marilena Onica, Șef Serviciu Succesiuni Camera Notarilor Publici București
Începuturile Serviciului de Succesiuni al Camerei Notarilor Publici Bucuresti se regăsesc în activitatea de evidență succesorală inițiată la data de 17.11.1995, un moment cu o mare semnificație în cadrul notariatului public din România.
Această activitate a debutat cu o preluare a evidențelor succesorale ale fostelor notariate de stat și cu înregistrarea manuală a cauzelor succesorale în registrul de succesiuni și opisul de succesiuni în baza unor tabele primite de la notarii publici care conțineau datele dosarelor succesorale înregistrate pe rolul biroului notarial. Concomitent a debutat și activitatea de relații cu publicul, succesibilii adresându-se Camerei, personal sau prin reprezentant, pentru obținerea certificatului de înregistrare a succesiunii.
Evidența scriptică consta în verificarea manuală a opiselor registrelor de succesiuni, înregistrarea defunctului în registrul de succesiuni și eliberarea certificatului care permitea deschiderea procedurii succesorale, fiecare cerere având un termen de soluționare de 2-4 zile. Înscrierea în registrele succesorale a soluției dispusă în dosarul succesoral, finaliza fiecare procedură în parte. Toate aceste operaţiuni manuale se realizau anevoios, consumau mult timp şi presupuneau un oarecare risc în privința corectitudinii verificărilor şi a exactității datelor înscrise.
Pe fondul dezvoltării sistemelor IT, s-a născut rapid ideea realizării unei baze de date în format electronic, și la sfârșitul anului 1996 a fost realizat un program informatic accesat prin reţea de mai mulţi utilizatori. Prin preluarea în sistem electronic a tuturor înregistrărilor din toate registrele succesorale pe hârtie, după patru luni de muncă intensă, șapte zile din șapte, în cursul lunii martie 1997, s-a finalizat întreaga bază de date electronică cuprinzând 29.000 de înregistrări de proceduri succesorale. După o verificare a corectitudinii datelor înscrise în registrul electronic, la data de 24.03.1997 a fost posibilă eliberarea electronică a primului certificat succesoral, cu nr. 4464. Ulterior, pentru a fluidiza și facilita procedura suucesorală în interesul succesibililor, obținerea certificatului de deschidere a procedurii succesorale la cererea părții a fost înlocuită cu eliberarea certificatului doar la cererea notarului public sesizat de succesibili pentru dezbaterea succesiunii.
În cursul anului 2002, odată cu achiziţionarea de către Camera București a sediilor secundare pentru județele din cadrul acesteia, s-a implementat programul electronic de evidenţă a succesiunilor la fiecare sediu judeţean, adaptat în funcţie de necesităţile, situaţiile și particularitățile existente în fiecare județ. Volumul de muncă și numărul de dosare succesorale este impresionant și în provincie: 61.433 defuncți înregistrați în județul Giurgiu, 57.930 defuncți în județul Ialomița, 88.388 defuncți în județul Teleorman, 63.841 defuncți în județul Călărași și 68.826 defuncți în județul Ilfov.
În noiembrie 2005 s-a finalizat preluarea în custodie, fotografierea digitală și prelucrarea informatică a arhivelor create de fostele notariate de stat în intervalul 1953-1995 și a devenit posibilă verificarea și eliberarea certificatelor pentru deschiderea procedurii succesorale și pentru defuncții decedați anterior datei de 17.11.1995.
Pe parcursul celor 25 de ani de activitate, programului electronic de evidență succesorală i s-au adus îmbunătăţiri substanţiale privind cheile de control, înscrierea declaraţiilor de renunţare în termen şi a declaraţiilor de acceptare sub beneficiu de inventar, înscrierea soluţiilor, efectuarea de mențiuni referitoare la începerea executării silite, repartizarea Anexei 24 si a succesiunilor vacante, notificări ale succesibililor, anulări certificate de moștenitor etc.
Odată cu crearea Infonot Systems S.R.L. și a registrelor naționale notariale electronice de evidență, la data de 01.01.2007, Camera București a predat către acestea, în format electronic, Registrul de declarații de renunțare și de acceptare sub beneficiu de inventar și Registrul electronic al cauzelor succesorale cu elemente de extraneitate, înregistrate la Cameră în perioada 17.11.1995 – 31.12.2006.
În prezent, baza de date electronică succesorală a Camerei București este formată din 444.140 de înregistrări de proceduri succesorale, verificarea în baza de date este extrem de rapidă, sigură şi eficientă, și comunicarea cu birourile notariale se realizează exclusiv on-line.
Concomitent cu implementarea și dezvoltarea sistemelor informatice de evidență, de-a lungul celor 25 de ani de activitate notarială, s-a creat și un cadru de reglementare a evidențelor succesorale, cadru care a fost îmbunătățit și diversificat în permanență, ca răspuns la noile realități și prevederi legale. În februarie 2006, sub coordonarea D-nei Doina Rotaru, președintele la acea dată al Camerei Notarilor Publici București, a fost elaborat Regulamentul privind evidența procedurilor succesorale în cadrul Camerei Notarilor Publici București prin care s-a reglementat activitatea de evidență a cauzelor succesorale și a compartimentului de relații cu publicul, inclusiv modalitatea de eliberare a copiilor conforme cu originalul de pe certificatele de moștenitor emise de fostele notariate de stat. Acest moment constituie o etapă deosebit de importantă a activității de evidență succesiuni, fiind modificată și structura bazei de date, introducându-se elemente noi, inclusiv CNP-ul persoanei decedate, menite să ajute la identificarea cât mai exactă a unei înregistrări.
Totodată, modificarea cadrului legislativ și apariția unor noi prevederi legale au impus noi obligații, noi atribuții și noi reglementări și în evidența succesorală electronică a Camerei.
Legea nr. 202/2010 „privind unele măsuri pentru accelerarea soluţionării proceselor” a adus ca element de noutate în activitatea notarială, începând cu data de 25.11.2010, eliberarea Încheierii privind verificările efectuate în evidențele succesorale. Această Încheiere este prevăzută în prezent de Codul de procedură civilă și stă la baza unui eventual dosar succesoral în instanța judecătorească, ea cuprinzând rezultatul verificărilor efectuate în registrul de succesiuni, în registrul de opțiuni succesorale, precum și în registrul de liberalități. În anul 2019, ponderea Certificatelor pentru dezbaterea succesiunii în raport cu cea a Încheierilor pentru sesizarea instanței de judecată este de 97,06% în Mun. București.
Ca urmare a modificării și completării Legii nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, a existat o avalanșă de liste de acte de deces comunicate de serviciile de stare civilă, liste care au fost centralizate și comunicate de Serviciul de Succesiuni către CNARNN – Infonot. În prezent doar listele actualizate a actelor de deces întocmite de Misiunile diplomatice și Oficiile consulare ale României acreditate în străinătate sunt comunicate la Cameră, conform dispozițiilor legale în vigoare, fiind apoi redirecționate către CNARNN – Infonot.
În urma modificării Legii nr. 215/2001 privind administrația publică locală, începând cu iulie 2012, unitățile administrativ-teritoriale au început să transmită la Cameră în număr tot mai mare, Anexa 24 – Sesizarea pentru deschiderea procedurii succesorale. Întrucât foarte multe dintre aceste sesizări erau incomplete (fără indicarea datelor de identificare a succesibililor, a bunurilor din masa succesorală ori fără a avea atașat certificatul de deces) serviciul succesiuni s-a confruntat cu o situație dificilă, fiind nevoit sa poarte o corespondență asiduă cu primăriile pentru reglementarea acestor situații. Cele peste 6000 de Anexe 24 înregistrate doar în cursul anului 2020 oferă o imagine reală despre volumul foarte mare de activitate al departamentului de succesiuni.
Începând cu anul 2013, în temeiul dispozițiilor Codului de procedură civila, Serviciul de succesiuni al Camerei a început să primească nenumărate solicitări ale birourilor executorilor judecătorești sau a creditorilor referitoare la înscrierea în baza de date a mențiunii cu privire la începerea executării silite ori desemnarea unui notar public pentru efectuarea inventarului succesiunii.
Pentru a veni în sprijinul notarilor publici dar și pentru a reduce presiunea continuă la care este supus acest departament al Camerei, începând cu iulie 2020 s-a demarat un proces de digitalizare și reorganizare a unor proceduri și servicii. Astfel, pentru a asigura verificarea cu celeritate a bazei de date deținute a fost creat și introdus un modul de căutare pe web-portalul ARHIVA CNPB, program pilot demarat inițial în București și judetul Ilfov și extins ulterior și la celelalte sedii județene. Din octombrie 2020 certificatele/adeverințele de înregistrare a succesiunii si certificatele pentru instanță pentru București sunt semnate digital, efectuându-se demersuri pentru utilizarea și aplicarea semnăturii digitale și de către sediile județene. În prezent se află în lucru implementarea unei platforme unice centralizate în care unitățile administrativ-teritoriale să poată încărca on-line toate Sesizările pentru deschiderea procedurilor succesorale „Anexa 24”, transmise la momentul actual exclusiv prin serviciul poștal.
Evoluția Serviciului de Succesiuni al Camerei București de-a lungul celor 25 de ani de activitate reflectă de fapt evoluția instituției notarului public și a activității notariale, nevoit să se adapteze în permanență noilor cerințe și reglementări legale. Rămânem în continuare preocupați de îmbunătățirea și simplificarea procedurilor, de armonizarea lor cu legislația în vigoare, mereu în slujba, atât a notarilor publici cât și a beneficiarilor serviciului notarial.