Ghidul orientativ de prelucrare a datelor cu caracter personal în activitatea notarială a fost prezentat în cadrul Adunării Generale a Camerei București din 4 iunie 2022. Susținut de Fundația Notar 2006, parteneră alături de Camera București, Ghidul are avantajul redactării de către notari publici, în colaborare cu un avocat specializat în tema protecției datelor cu caracter personal.
Ideea elaborării unui astfel de ghid a plecat de la principiul responsabilității enunțat la art. 5 alin 2 din Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („GDPR”), principiu care pune în sarcina operatorilor obligația să documenteze respectarea prevederilor GDPR. Așadar, notarii publici, în calitatea lor de operatori, trebuie, nu doar să respecte GDPR, ci să și poată demonstra această conformitate, adică să dețină documente care dovedesc respectarea GDPR.
Prima parte a Ghidului, un mini-îndrumar, editat într-o broșură pusă la dispoziția notarilor publici din Camera București, este o expunere clară și succintă, într-un limbaj accesibil, a prevederilor GDPR și a legii de aplicare a GDPR. Sunt prezentate noțiunile fundamentale, principiile, temeiurile prelucrării, regulile principale aplicabile prelucrării de date personale și felul în care toate acestea se aplică în concret activității biroului notarial.
A doua parte a Ghidului, disponibilă în format electronic, cuprinde procedurile care pot fi folosite de notari ori de câte ori GDPR îi cere operatorului să documenteze felul în care îi sunt respectate prevederile. Cele 15 formulare, anexe ale Ghidului, vor putea fi prelucrate și adaptate de notari conform specificului fiecărui birou notarial, ținând seama de legislația aplicabilă protecției datelor cu caracter personal și de îndrumările din prima parte a Ghidului.
Pentru claritate și ușurință, în prezentarea power point a Ghidului, atașată acestui articol, cele 15 proceduri au fost structurate în trei categorii: Prima categorie de documente este legată de relația pe care Operatorul, respectiv notarul, o are cu terțe persoane implicate în prelucrarea de date efectuată de notar, și anume cu Operatorii Asociați, Împuterniciții, Angajații și Persoanele Vizate. A doua categorie, foarte importantă, cuprinde cei doi piloni ai activității de prelucrare pentru orice operator: Politica GDPR în Biroul Notarial (care conține și măsurile tehnice organizatorice adoptate într-un biroul notarial pentru siguranța și protecția datelor prelucrate) și Registrul categoriilor de prelucrări de date din Biroul Notarial, în care sunt enumerate și descrise categoriile de prelucrări de date întâlnite într-un birou notarial. În sfârșit, a treia categorie de documente este legată de eventualele incidente de securitate care pot apărea în activitatea de prelucrare de date.
Ghidul îl dorim a fi un instrument de lucru pentru notari, un ajutor în îndeplinirea obligațiilor ce ne revin în calitate de operatori de date cu caracter personal. Care e legătura dintre GDPR și cremele de protecție solară arătate într-unul din slide-urile de prezentare a Ghidului în cadrul Adunării Generale a Notarilor Publici din Camera București din 4 iunie? Așa cum cremele de protecție solară ne protejează de radiațiile solare, procedurile menționate în anexele Ghidului orientativ GDPR în activitatea notarială ne pot proteja de sancțiunile aspre prevăzute în GDPR!
Însă, ca și cremele solare, Ghidul nu poate oferi o protecție absolută. Fiecare notar, în activitatea sa, pornind de la recomandările formulate în Ghid, va trebui să își organizeze activitatea astfel încât riscurile să fie diminuate cât mai mult sau chiar eliminate Activitatea notarială, prin însăși natura sa, este o activitate de prelucrare a unor date cu caracter personal foarte importante pentru fiecare individ în parte. Această activitate trebuie să se desfășoare cu respectarea principiilor de prelucrare în siguranță a acestor date.
Monica Pop, președintele Fundației Notar 2006