Observații cu privire la procedura de înregistrare în registrul comerțului, prin notarul public
Octombrie 2022

Noua Lege privind registrul comerțului a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 750 din 26 iulie 2022, urmând a intra în vigoare la data de 26 noiembrie 2022. Această lege aduce schimbări semnificative în procedura de înregistrare a profesioniștilor în registrul comerțului.

Modificările sunt relevante și pentru activitatea notarială având în vedere că notarii publici oferă numeroase servicii acestor profesioniști pentru care au nevoie să obțină informații din registru. Legea nouă este importantă și pentru că, așa cum vom vedea în continuare, legiuitorul a imaginat un nou rol pentru notarul public, reglementând posibilitatea înregistrării profesioniștilor în registrul comerțului, prin intermediul notarului.

Scopul urmărit al noii legi

Așa cum rezultă chiar din expunerea de motive¹, noua lege urmărește în principal asigurarea accesibilității online atât pentru înregistrarea în registrul comerțului cât și pentru obținerea informațiilor cu privire la profesioniștii înregistrați în registrul comerțului, prin utilizarea mijloacelor de identificare electronică şi a mijloacelor electronice de comunicare. Controlul legalității rămâne însă o etapă importantă prealabilă înregistrării, realizată în principal de personalul de specialitate juridică din cadrul ONRC (registratorul). În această etapă, părțile pot apela la notarul public, legiuitorul recunoscând că, prin întocmirea actelor în cadrul unei proceduri notariale, se asigură o securitate superioară înscrierii. În aceste cazuri, nu mai este necesar controlul exercitat de registrator sub anumite aspecte, așa cum vom vedea în continuare, acesta fiind un beneficiu pentru solicitanții serviciilor noastre.

Perspectiva europeană

Rolul pe care ar trebui să îl joace notarul în acest proces de control, etapă esențială pentru protecția terților care acționează bazându-se pe informațiile furnizate de registrul comerțului, a fost recunoscut la nivel european prin Directiva ce reglementează utilizarea instrumentelor și a proceselor digitale în contextul dreptului societăților comerciale.²

Deși, la nivel de principiu, această Directivă stabilește importanța facilitării înregistrării online prin proceduri simplificate, legiuitorul european subliniază totuși rolul pe care notarul ar trebui să îl aibă în acest proces: ”pentru a combate fraudele și deturnările societăților comerciale de la scopul constituirii, precum și pentru a garanta fiabilitatea și credibilitatea documentelor și a informațiilor înscrise în registrele naționale, dispozițiile privind procedurile online prevăzute de prezenta directivă ar trebui să prevadă și controale privind identitatea și capacitatea juridică a persoanelor care doresc să constituie o societate comercială sau să înregistreze o sucursală sau să depună documente sau informații. Aceste controale ar putea face parte din procedura de verificare a legalității impusă de unele state membre. Statele membre ar trebui să poată alege cum să dezvolte și să adopte mijloacele și metodele de realizare a acestor controale. În acest scop, statele membre ar trebui să poată prevedea cerința ca notarii sau juriștii să fie implicați în orice etapă a procedurilor online.”³

În mod surpinzător, prin noua lege, legiuitorul național a optat doar pentru controlul privind identitatea persoanelor care solicită înregistrarea unui profesionist nu și pentru controlul capacității juridice și a identității persoanelor care o constituie, deși în state precum Germania, în care, cel mai probabil, numărul companiilor ”fantomă” este mai mic decât în cazul țării noastre, înființarea unei societăți impune un astfel de filtru notarial pentru înființarea unei societăți.

Intervenția notarului în viziunea legiuitorului român.

Spre deosebire de legiuitorul european, cel român a limitat intervenția notarului la etapa prealabilă înregistrării doar pentru a garanta identitatea solicitantului înregistrării (art. 84 alin. 2 din lege).

Utilizarea serviciilor notariale reprezintă totuși un important avantaj nu doar pentru registrul comerțului care, în acest fel, are garanția identității deponentului, ci și pentru profesionistul care apelează la ele. Depunerea actelor în vederea încrierii prin notarul public îl poate scuti de prezența în fața registratorului, atunci când acesta din urmă ar considera-o necesară în cazul în care există suspiciuni de fals cu privire la identitatea solicitantului, a reprezentatului legal al acestuia sau a oricăror alte persoane a căror identitate este verificată în procedura de înregistrare, potrivit legii, registratorul solicită prezenţa fizică a acestora. Prezenţa fizică nu este necesară în cazul în care cererea de înregistrare şi înscrisurile depuse în susţinerea acesteia, inclusiv actul constitutiv, sunt întocmite de notari publici sau avocaţi”.

Așadar, în cazul actelor întocmite de notarul public în cadrul unor proceduri notariale autentice sau cu legalizare de semnătură, prezența fizică a semnatarilor nu mai poate fi solicitată de registrator în vederea înregistrării, identitatea acestora fiind garantată prin procedura notarială.

Înscrisurile care se vor depune în susţinerea cererii de înregistrare

Astfel cum rezultă din textul art. 84 alin. 2, ” În cazul în care înscrisurile care se depun în susţinerea cererilor de înregistrare, inclusiv actul constitutiv, sunt întocmite de către notari publici sau avocaţi, aceştia pot transmite oficiilor registrului comerţului prin mijloace electronice, la solicitarea profesionistului, cererile de înregistrare şi înscrisurile care le însoţesc, cu semnătură electronică calificată, aceştia atestând identitatea solicitantului înregistrării”.

Așadar, notarul public comunică registrului comerțului înscrisurile ce urmează a fi depuse în susținerea cererii formulate, acte întocmite chiar de notarul public. Din text nu rezultă foarte clar dacă legiuitorul a avut în vedere ca toate actele necesare în susținerea cererii să respecte acest criteriu (să fie întocmite de notarul public) și nici procedura în cadrul căreia ar putea rezulta acestea (procedura autentificării sau o altă procedură notarială). Sub acest aspect, textul pare a cuprinde o contradicție căci, pe de o parte impune ca înscrisurile, inclusiv actul constitutiv să fie întocmite de notarul public pentru ca, în final, să prevadă că notarul atestă doar identitatea solicitantului înscrierii.

Aceasta cu atât mai mult cu cât, pentru unele dintre actele ce se depun în susținerea cererii, chiar legea prevede posibilitatea întocmirii lor sub semnătură privată ”Declaraţiile pe propria răspundere care se depun, potrivit legii, în susţinerea cererii de înregistrare pot avea formă de înscris sub semnătură privată” (art. 84 alin. 4).

Aceste întrebări nu își găsesc răspuns nici în Secțiunile 3 și 4 din noua lege care reglementează cuprinsul cererii, actele ce ar trebui să o însoțească și cine poate semna cererea de înregistrare. Din contră, unele texte din aceste secțiuni ridică și alte semne de întrebare, răspunsul la acestea fiind așteptat cel puțin prin normele de aplicare a legii.

Astfel, art. 72 alin. 1 prevede că cererea de înmatriculare a persoanei juridice cuprinde numele şi prenumele, codul numeric personal, domiciliul, cetăţenia, data şi locul naşterii reprezentantului persoanei juridice, conform actului de identitate, emis în condiţiile legii, cu arătarea calităţii acestuia, tipul actului de identitate, seria/numărul, emitentul actului de identitate, data emiterii şi a expirării acestuia, regimul matrimonial, după caz. Este dificil de înțeles care ar fi interesul cu privire la regimul matrimonial al reprezentantului persoanei juridice. O astfel de informație ar putea fi necesară numai în măsura în care reprezentantul persoanei juridice este și asociat/acționar al acesteia.

Același articol stabilește că ”În cazul în care autorizaţiile sau avizele (necesare în vederea înregistrării) sunt eliberate de instituţii publice ori de organe de specialitate ale administraţiei publice centrale, ONRC solicită acestora transmiterea copiilor autorizaţiilor sau avizelor în format electronic.” Este așadar derobat solicitantul de obligația de a depune autorizațiile sau avizele, acestea urmând a fi obținute prin comunicarea interinstituțională. Aceasta ar putea însemna că formularea cererii de înscriere poate fi făcută fără aceste autorizații sau avize, indicând doar, eventual, instituția publică emitentă. Urmează să aflăm, în practică, dacă un demers realizat în acest fel va îngreuna procedura sau o va simplifica.

Solicitantul înscrierii

Potrivit noii legi, cererea de înregistrare în registrul comerţului se semnează de către:

• reprezentantul legal ale persoanei juridice sau persoana fizică ce solicită înregistrarea ca PFA sau titularul întreprinderii individuale sau reprezentantul întreprinderii familiale (în funcție de forma de organizare);

• împuternicitul acestora cu procură specială sau generală autentică;

• avocatul, în baza unei împuterniciri avocaţiale;

• oricare asociat, acţionar sau membru (în cazul persoanelor juridice).

Cererea de înregistrare de menţiuni în registrul comerţului sau, după caz, alte cereri, după înmatriculare, pot fi formulate doar de primele trei categorii. Așadar aceste cereri nu pot fi semnate de orice asociat, acționar sau membru în cazul persoanelor juridice.

În ce privește actul constitutiv, inclusiv în cazul utilizării formularului-tip de act constitutiv, noua lege prevede că aceste se semnează olograf sau cu semnătură electronică calificată de către toţi fondatorii sau de către reprezentanţii convenţionali ai acestora.

Legea prevede că cererea de înregistrare se semnează olograf sau cu semnătură electronică calificată. Ne întrebăm așadar, care este modalitatea în care notarul public atestă identitatea solicitantului înregistrării ? Prin simpla transmitere a cererii prin mijloace electronice către registrul comerțului, sau va fi necesară îndeplinirea unei formalități suplimentare cum ar fi legalizarea de semnătură a semnatarului cererii ?

Modalitatea de transmitere a cererii de către notarul public

Potrivit art. 84 alin. 2 notarii publici pot transmite oficiilor registrului comerțului cererile și înscrisurile care le însoțesc.

În primul rând trebuie remarcat că transmiterea acestora nu se va face din oficiu, ori de câte ori notarul public întocmește un înscris în vederea înregistrării unui profesionist ci numai la solicitarea (expresă) a profesionistului.

Alineatul 3 al articolului stabilește că documentele necesare înregistrării se depun semnate cu semnătură electronică calificată sau, după caz, în copie certificată de parte prin semnătură electronică calificată.

Așadar, în cazul în care procedura de înregistrare online este îndeplinită de notarul public, acesta va proceda în mod diferit pentru actele întocmite în cadrul procedurii notariale și restul actelor ce vor fi atașate cererii și care nu au făcut obiectul procedurii notariale. Pe primele, notarul va aplica semnătura sa electronică, confirmând că acestea sunt rezultatul procedurii notariale iar pe cele din urmă se va aplica semnătura electronică calificată a părții ce va confirma conformitatea copiei depuse cu originalul.

Notarul nu poate certifica, prin semnătura sa electronică, conformitatea unei copii transmise, nici chiar dacă actul i-a fost prezentat în original în cadrul procedurii notariale deoarece o astfel de procedură nu este reglementată prin lege în competența notarului public.

Concluzii

Posibilitatea de a apela la serviciile unui notar poate oferi garanții registrului comerțului cu privire înscrierile efectuate și poate scuti registratorul de o parte din controlul asupra legalității actelor depuse. În egală măsură poate scuti beneficiarul de riscul de a fi nevoit a se prezenta personal în fața registratorului și, în acest fel, de a suporta o prelungire a termenului de înscriere.

Un beneficiu pentru activitatea notarială ar putea veni din posibilitatea de a accesa sistemul de interconectare a registrelor comerțului ce va permite obținerea de informații din registrele comerțului din statele europene, inclusiv cele privind beneficiarii reali.

Sperăm ca, neclaritățile de procedură să își găsească răspuns în normele metodologice privind modul de ţinere a registrelor comerţului, de efectuare a înregistrărilor şi de eliberare a informaţiilor. Stabilirea unor norme cât mai clare va permite notarilor publici să ofere servicii prompte și de calitate și în acest domeniu, contribuind astfel la ”fiabilitatea și credibilitatea documentelor și a informațiilor înscrise” în registrul român al comerțului.

Vlad Mozoc, notar stagiar

---