Obligațiile notarilor publici în domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului, precum și în aplicarea sancțiunilor internaționale
Martie 2023

Prin Hotărârea Consiliului Uniunii nr. 8/24.02.2023 a fost adoptat Regulamentul privind modul de aplicare a legislației în domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor și finanțării terorismului, precum și modul de punere în aplicare a sancțiunilor internaționale în cadrul activității notariale (Regulamentul), comunicat pe adresa profesională de e-mail.

Având în vedere importanța cunoașterii și aplicării de către toți notarii publici a acestor norme, am apreciat ca utilă o scurtă trecere în revistă a obligațiilor ce decurg din legislația privind prevenirea și combaterea spălării banilor, inclusiv din Regulament. La finalul articolului puteți găsi și un tabel care vă poate ajuta în evaluarea factorilor de risc.

Articolul are doar rolul de a rezuma câteva dintre informațiile principale cuprinse în normele legale aplicabile în materie. Aplicarea în activitatea practică impune, desigur, aprofundarea cunoștințelor prin studierea Regulamentului dar și a actelor normative avute în vedere la elaborarea acestuia, menționate în articolul 1 din Regulament și publicate pe site-ul Oficiului Național de Prevenire și Compatere a Spălării Banilor (Oficiul).

Așa cum rezultă și din Regulament, notarii publici sunt ținuți de obligațiile ce decurg din Legea nr. 129/2019, atunci când:

a) realizează acte și proceduri/consultații notariale, pentru clienții lor, privind cumpărarea ori vânzarea de bunuri imobile, acțiuni sau părți sociale ori elemente ale fondului de comerț, administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clienților, operațiuni sau tranzacții care implică o sumă de bani sau un transfer de proprietate, constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare, organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, funcționării sau administrării unei societăți; constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societăți, organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare sau a altor structuri similare; crearea, funcționarea sau administrarea de fiducii, societăți, fundații sau structuri similare.

b) participă în numele sau pentru clienții lor în orice operațiune menționată la lit.a).

1. OBLIGAȚIA DE IDENTIFICARE ȘI EVALUARE A RISCURILOR

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Identificarea și evaluarea riscurilor la nivelul activității notariale/la nivelul clienților la data solicitării instrumentării unui act sau proceduri notariale prin parcurgerea următoarelor etape:

  • Identificarea factorilor de risc privind clienții/produsele/serviciile/ tranzacțiile/canalele de distribuție/țările sau zonele geografice/scopul efectuării tranzacției/nivelul activelor sau dimensiunea tranzacțiilor/regularitatea sau durata relației/reglementările sau instrucțiunile sectoriale emise de autoritățile competente;

  • Identificarea situațiilor concrete de risc;

  • Cuantificarea gradului de risc;

• Revizuirea evaluării, ori de câte ori se schimbă datele inițiale sau la solicitarea instrumentării unui nou act/proceduri;

• Încadrarea fiecărui client într-o categorie de risc ”redus”, ”standard” sau ”crescut”¹;

• Menținerea procesului de evaluare și rezultatele acesteia în aplicația informatică realizată de UNNPR².

2. OBLIGAȚIA DE CUNOAȘTERE A CLIENTELEI

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Aplicarea măsurilor de cunoaștere a clientelei la începerea relației; actualizarea informațiilor în aplicația informatică la instrumentarea unui nou act/procedură;

• Aplică măsuri standard de cunoaștere a clientelei pentru clienții cu risc redus sau standard de risc prin:

• Identificarea și verificarea identității persoanelor fizice;

• Verificarea persoanei juridice;

• Verificarea reprezentării;

• Verificarea beneficiarului real și identitatea acestuia (inclusiv prin interogarea registrelor publice și solicitarea de informații și documente);

• Evaluarea scopului și naturii relației, inclusiv verificarea sursei fondurilor (inclusiv în baza datelor comunicate de client prin completarea fișei Anexa 4 din Regulament);

• Verificarea sancțiunilor internaționale

SAU

• Aplică măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei pentru clienții cu grad ridicat de risc, prin:

• Identificarea și verificarea identității persoanelor fizice;

• Verificarea persoanei juridice;

• Verificarea reprezentării;

• Verificarea beneficiarului real și identitatea acestuia (inclusiv prin interogarea registrelor publice și solicitarea de informații și documente);

• Evaluarea scopului și naturii relației, inclusiv verificarea sursei fondurilor, funcția deținută, numele angajatorului, sursa averii persoanelor expuse public, interogarea declarațiilor de avere și interese și tipărirea rezultatului (inclusiv în baza datelor comunicate de client prin completarea fișei Anexa 4 din Regulament);

• Verificarea veridicității declarațiilor clientului prin motoare de căutare puublice și tipărirea rezultatelor;

• Verificarea sancțiunilor internaționale.

• Stabilirea gradului de risc al clientului în vederea aplicării măsurilor standar/suplimentare de cunoaștere;

• Abținere, respectiv NU va instrumenta acte sau proceduri fără identificarea corespunzătoare a clienților, și anume atunci când clientul nu a putut fi identificat și/sau nu a fost declarat, identificat si verificat beneficiarul real al fondurilor/bunurilor ³;

• Abținere, respectiv NU va instrumenta acte sau proceduri atunci când clientul a fost identificat pe listele cu sanctiuni internationale instituite prin actele prevăzute la art. 1 din OUG nr. 202/2008⁴;

• Arhivarea împreună cu actul a documentelor de identificare a clientului, a beneficiarului real și/sau a reprezentantului clientului;

• Păstrarea secretului cu privire la informațiile deținute, analiza efectuată cu privire la spălarea banilor/finanțarea terorismului (SB/FT), transmiterea rapoartelor.

3. OBLIGAȚIA PRIVIND SANCȚIUNILE INTERNAȚIONALE

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Verificarea TUTUROR clienților pe site-ul Oficiului, la rubrica „Sancțiuni internaționale” – în primele două motoare de căutare sau direct prin accesarea linkurilor https://scsanctions.un.org/search/ si www.sanctionsmap.eu, respectiv „ Lista de sancțiuni internaționale a Consiliului de Securitate al Organizației Națiunilor Unite” si „Lista de sancțiuni internaționale a Uniunii Europene”;

• Salvarea sau printarea rezultatelor căutărilor;

• Comunicarea, de îndată, către Ministerul Finanțelor – Agenția Națională de Administrare Fiscală și către Oficiu² în cazul în care se identifică clienți cărora le sunt aplicate sancțiuni internaționale ca rezultat al căutării;

• Abținere, respectiv NU va instrumenta acte sau proceduri atunci când clientul a fost identificat pe listele cu sanctiuni internationale instituite prin actele prevăzute la art. 1 din OUG nr. 202/2008⁵.

4. OBLIGAȚIA DE MONITORIZARE CONTINUĂ A RELAȚIEI CU CLIENTUL

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Completarea fișei de evaluare a clienților (Anexa 5 din Regulament)

• Arhivarea fișelor într-o mapă separată la birou;

• Monitorizarea continuă a relației cu clienții;

• Realizarea monitorizării continue a relației cu clientul prin intermediul aplicației informatice, după operaționalizarea acesteia de către UNNPR.

5. OBLIGAȚIA DE RAPORTARE A TRANZACȚIILOR CU NUMERAR (RTN)

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Transmitea rapoartelor de tranzacții cu numerar, în 3 zile lucrătoare de la momentul realizării tranzacției/ data tranzacției prin care a fost depășită limita. Raportul se întocmește și transmite:

  • Dacă a fost atinsă sau depășită limita minimă este de 10.000 euro;

  • Indiferent dacă plata a fost făcută în lei/valută (echivalentul BNR din ziua tranzacției);

  • Chiar dacă operațiunea se realizează printr-o tranzacție sau mai multe tranzacții legate între ele (prin părți/beneficiar real/natură/categorie/sume implicate);

  • Indiferent de justificările economice/documentele justificative.

6. OBLIGAȚIA DE RAPORTARE A TRANZACȚIILOR SUSPECTE (RTS) indiferent de valoarea acestora

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Luarea tuturor măsurilor pentru identificarea tranzacțiilor suspecte, indiferent de riscul clientului/sumele implicate/modalitatea de realizare;

• Transmitea către Oficiu a Rapoartelor de tranzacții suspecte. Rapoartele se transmit:

  • Înainte de efectuarea tranzacției, caz în care se activează mecanismul de suspendare a tranzacției (art. 8 alin. 1-19 din Legea 129/2019);

  • În 24 de ore de la realizarea tranzacției suspecte dacă abținerea nu a fost posibilă sau ar fi zădărnicit urmărirea (cu precizarea motivului);

  • De îndată atunci când constată că o tranzacție sau mai multe tranzacții prezintă suspiciuni de SB/FT;

  • În cazul în care clientul solicită consiliere juridică în scopul SB/FT;

  • În cazul în care nu pot fi aplicate măsurile de cunoaștere a clientelei și există motive de suspiciune în legătură cu aceasta;

  • Dacă identifică orice neconcordanță între informațiile disponibile în registrele centrale ale beneficiarilor reali și informațiile deținute de notarul public privind beneficiarul real al unui client.

• Respectarea modului de raportare, forma și conținutul raportării (https://raportare.onpcsb.ro)³. Remedierea deficiențelor de raportare se va face în cel mult 2 zile de la constatarea erorilor.

• Comunicarea numărului lunar de RTSuri către UNNPR.

7. ALTE OBLIGAȚII DE RAPORTARE

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Transmiterea informării către Ministerul Finanțelor – Agenția Națională de Administrare Fiscală și Oficiu⁴ în cazul în care identifică clienți cărora le sunt aplicate sancțiuni internaționale ca rezultat al căutării pe site-ul Oficiului la rubrica „Sancțiuni internaționale” – în primele două motoare de căutare sau direct prin accesarea linkurilor https://scsanctions.un.org/search/ si www.sanctionsmap.eu, respectiv „ Lista de sancțiuni internaționale a Consiliului de Securitate al Organizației Națiunilor Unite” si „Lista de sancțiuni internaționale a Uniunii Europene”;

• Transmiterea către deținătorii registrelor beneficiarilor reali dacă identifică orice neconcordanță între informațiile disponibile în registrele centrale ale beneficiarilor reali și informațiile deținute de notarul public privind beneficiarul real al unui client.

8. OBLIGAȚIA DE TRANSMITERE DE INFORMAȚII

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Punerea la dispoziția Oficiului, de îndată, a oricăror informații solicitate în legătură cu persoane sau entități supuse sancțiunilor internaționale;

• Comunicarea de informații, la cerere, Oficiului sau altor autorități, cu privire la actele sau procedurile instrumentate într-o perioadă de 5 ani cu anumite persoane. În acest scop, notarul public instituie sisteme de comunicare prin canale sigure care să asigure deplina confidențialitate a informațiilor transmise.

9. OBLIGAȚII DE A RĂSPUNDE MĂSURILOR DE SUPRAVEGHERE ȘI CONTROL

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Punerea la dispoziția Oficiului/UNNPR a documentelor, datelor și informațiilor solicitate în format letric sau electronic adecvat, pentru realizarea atribuțiilor de supraveghere și control;

• Susținerea activităților de supraveghere și control realizate de Oficiu și UNNPR;

• Aducerea la îndeplinire a măsurilor dispuse de Oficiu sau UNNPR în termenul indicat;

• Notificarea, de îndată, a Oficiului/UNNPR după implementarea măsurilor de remediere, transmițând documentele care dovedesc modul de implementare.

10. OBLIGAȚIA DE A LUA MĂSURI DE ORGANIZARE INTERNĂ ÎN CADRUL BIN/SPN

Această obligație va fi îndeplinită de către notarii publici prin:

• Emiterea deciziei cu privire la responsabilitățile notarului public ca persoană desemnată pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțarea terorismului (model în Anexa 1 de la Regulament);

• Elaborarea, configurarea, documentarea, acualizarea și revizuirea periodică a normelor și procedurilor interne și stabilirea modului de aplicare concretă a acestora;

• Asigurarea coordonării, monitorizării și verificarea modului de implementare a politicilor și procedurilor interne pentru aplicarea dispozițiilor legale în această materie;

• Numirea, dacă consideră necesar, (după testarea prealabilă) a uneia sau mai multor persoane cu responsabilități /atribuții specifice; emiterea deciziei în acest scop și includerea atribuțiilor în fișa/fișele posturilor;

• Participarea la cursuri de pregătire organizate de Oficiu/INR;

• Instruirea angajaților BIN/SPN cu atribuții specifice o dată pe an/ori de câte ori se impune și evaluarea periodică a cunoștințelor (modele de procese verbale regăsiți în Anexa 2 și Anexa 3 de la Regulament);

• Crearea mecanismelor de protecție corespunzătoare a anagajaților care raportează încălcări de orice natură ale Legii nr. 129/2019, includerea acestor mecanisme în normele interne și în fișele postului;

• Luarea măsurilor pentru a nu fi dezvăluită identitatea angajaților care raportează încălcări ale Legii nr. 129/2019;

• Punerea la dispoziția angajaților a oricăror mecanisme sigure și confidențiale de raportare a încălcării Legii nr. 129/2019.

Indicatori pentru evaluarea factorilor de risc.pdf

Mihaela Durnescu, notar public și Sorin Marina, notar public,

Președintele Comisiei pentru relația cu Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor

---