Utilizarea procurilor instrumentate în străinătate în procedurile notariale interne
Martie 2023

Pornind de la realitățile lumii de azi, facilitarea deplasării persoanelor dintr-un stat în altul, fie că aceasta este fundamentată pe o integrare regională (cum este cazul la nivelul spațiului comunitar, crearea unei piețe unice permițând libera circulație a bunurilor, serviciilor, capitalurilor și a persoanelor) fie că este privită drept un catalizator al globalizării, presupune în același timp și o circulație a actelor, acestea fiind indisolubil legate de persoane, ca subiecți de drept.

Din diverse rațiuni, de la cele economice până la rapiditatea caracteristică prezentului pe care îl trăim, adeseori persoanele aflate într-un stat diferit de cel în care urmează să încheie actul juridic proiectat, preferă să fie prezente prin substituire, desemnând o terță persoană să acționeze în numele lor și pe seama lor. În acest scop, procura este instrumentul cel mai uzitat, fiind desemnată să facă arc între statul în care s-a întocmit și cel de destinație în care își va produce efectele.

În acest context internațional, cu sisteme de drept în care forma autentică sau funcția notarului public nu se regăsesc ori au semnificații diferite, notarul public este chemat să ”decupeze” procura, din sistemul juridic în care a luat naștere și să o implementeze în ordinea juridică internă a statului de destinație, recunoscându-i acesteia efectele juridice în urma evaluării validității conform dispozițiilor legale interne.

Prezentul articol își propune să identifice caracteristicilor pe care trebuie să le îmbrace o atare procura spre a fi utilizată în România în vederea încheierii unui act autentic, după cum aceasta a fost instrumentată într-un stat cu sistem de drept latin sau unul cu sistem de drept anglo-saxon.

1. Cadrul normativ general privind forma autentică ad validitatem și înscrisul autentic notarial în reglementarea internă

Forma autentică ad validitatem

În virtutea principiului consensualismul consacrat de art. 1178 C.civ, manifestarea de voință nu trebuie să îmbrace o anumită formă pentru a produce efecte juridice câtă vreme legea nu impune o anumită formalitate pentru încheierea sa valabilă.

În același timp, art. 1179 alin (2) C.civ. consacră forma ca fiind una dintre condițiile de validitate ale actului juridic, în măsura în care legea prevede o anumită formă iar nerespectarea ei atrage aplicarea sancțiunii nulității absolute, astfel cum rezultă din coroborarea cu prevederile art. 1242 alin (1) C.civ: ”este lovit de nulitate absolută contractul încheiat în lipsa formei pe care, în chip neîndoielnic, legea o cere pentru încheierea sa valabilă”.

De asemenea, principiul libertății autonomiei de voință (libertății actelor juridice), conferă posibilitatea ca părțile să impună prin voința lor ca înscrisul să îmbrace forma autentică ad validitatem, fără ca legea să o ceară, însă, în acest caz, art. 1242 alin. (2) C.civ. arată că se socotește valabil contractul chiar dacă forma nu a fost respectată.

Înscrisul autentic

Atributele juridice ale înscrisului autentic sunt trasate de legiuitorul român prin dispozițiile art. 269 Cod procedură civilă¹, respectiv:

• calitatea agentului instrumentator, care poate fi o autoritate publică, notar public sau o persoană învestită de stat cu autoritate publică;

• întocmirea înscrisului în forma și în condițiile stabilite de lege.

Așadar, textul legal nu limitează conceptul de act autentic la cel de act notarial², dimpotrivă, îl extinde la actele întocmite de funcționarii publici în limitele atribuțiilor lor de serviciu precum și la actele întocmite de alte persoane care sunt învestite cu autoritate publică sau emise de autorități publice dacă legea le conferă acest caracter.

Totodată, dispozițiile art. 269 C.pr.civ consacră formalismul legal al actului autentic³, care presupune din punct de vedere procedural 4 elemente, respectiv:

• Stabilirea identității părților;

• Exprimarea consimțământului părților cu privire la conținut;

• Semnătura părţilor și

• Data înscrisului.

Înscrisul autentic se distinge și ca mijloc de probă, prin superioritatea sa în ierarhia procesuală a probelor, dispozițiile art. 270 C.pr.civ, arătând că mențiunile privitoare la faptele materiale constatate ex proprii sensibus de agentul instrumentator, în cadrul și în limitele atribuțiilor sale, fac dovadă până la înscrierea în fals:

”Înscrisul autentic face deplină dovadă, faţă de orice persoană, până la declararea sa ca fals, cu privire la constatările făcute personal de către cel care a autentificat înscrisul, în condiţiile legii. (2) Declaraţiile părţilor cuprinse în înscrisul autentic fac dovadă, până la proba contrară, atât între părţi, cât şi faţă de oricare alte persoane.”

Înscrisul autentic notarial

În același timp, înscrisul autentic notarial, este definit de dispozițiile art.90 alin (1) ale Legii notarilor publici și a activității notariale nr.36/1995 (LNP), ca fiind ”înscrisul întocmit sau, după caz, primit și autentificat de către notarul public ori de către personalul misiunilor diplomatice și al oficiilor consulare, în forma și în condițiile stabilite de prezenta lege”, iar sub aspect procedural, în alineatul (2) se identifică cele 4 elemente enunțate și de dispozițiile art.296 C.pr.civ. și anume, stabilirea identității părților, exprimarea consimțământului părților cu privire la conținut, semnătura acestora și data înscrisului.

Încheierea de autentificare

Proba îndeplinirii procedurii de autentificare se regăsește în mențiunile încheierii de autentificare care se distinge de alte proceduri notariale prin faptul că aceasta cuprinde și următoarele mențiuni⁴:

• Constatarea că s-a luat consimțământul părților;

• Constatarea că înscrisul a fost semnat de toate părțile sau mențiunea echivalentă făcută de notar că una dintre părți nu poate să semneze

• Formula de autentificare ”se declară autentic prezentul înscris”.

Conform art.92 LNP, ”pentru a lua consimțământul părților, după citirea actului, notarul public le va întreba dacă au înțeles conținutul acestuia și dacă cele cuprinse în act exprimă voința lor. Exteriorizarea consimțământului se materializează prin semnătură.” Așadar, ”investigarea voinței părților și asigurarea consimțământului specializat constituie esența activității notariale referitoare la autentificare.”⁵

În ceea ce privește forța probantă a înscrisului autentic notarial, dispozițiile art. 100 LNP, confirmă că acesta face deplină dovadă, față de orice persoană, până la declararea sa ca fals, cu privire la constatările făcute personal de către cel care a autentificat înscrisul, în condițiile legii.

Reprezintă constatări personale ale notarului cele făcute prin propriile simțuri:

• faptul prezentării părților și a tuturor persoanelor participante la procedura de autentificare, precum și identificarea acestora;

• locul și data încheierii actului;

• exteriorizarea consimțământului.

Declarațiile părților cuprinse în înscrisul autentic notarial fac dovada, până la proba contrară, atât între părți, cât și față de oricare alte persoane. (art. 100 alin (2) LNP).

Simetria formelor

Cunoscuta teorie a simetriei sau paralelismul formelor este consacrată prin dispozițiile art. 2013 alin. (2) C.civ: ”mandatul dat pentru încheierea unui act juridic supus, potrivit legii, unei anumite forme trebuie să respecte acea formă, sub sancțiunea aplicabilă actului însuși” corelate cu cele ale art. 1301 C.civ ”Împuternicirea nu produce efecte decât dacă este dată cu respectarea formelor cerute de lege pentru încheierea valabilă a contractului pe care reprezentantul urmează să îl încheie”.

Așadar, condiția de formă ad validitatem impusă actului proiectat ce urmează a fi semnat de reprezentant, devine aplicabilă și procurii deoarece aceasta ”este actul unilateral al mandantului prin care îşi delegă mandatarului puterea de a încheia un anumit act juridic în numele şi pe seama sa, această delegare de putere nu poate fi făcută decât cu respectarea formei ad validitatem impuse de lege pentru actul pe care îl va consimţi mandatarul pentru el”⁶.

Doctrina distinge între actul juridic solemn, în sensul de negotium, pentru formarea căruia simpla manifestare de voință nu este suficientă, aceasta trebuind să îmbrace o anumită formă prescrisă de lege, de regulă cea autentică, și actul juridic încheiat în formă autentică prin voința părților, în sensul de instrumentum, dar care nu poate fi ridicat la rang de act solemn întrucât voința părților nu poate constitui izvorul caracterului solemn al unui act juridic civil.⁷

Prin urmare, dacă în cazul actelor juridice solemne, singura sancțiune care se poate aplica este nulitatea absolută (art.1242 alin (1) C.civ), s-ar putea afirma că, cel puțin în plan substanțial, nulitatea absolută nu este incidentă în cazul încălcării regulii simetriei atunci când forma autentică ad validitatem este impusă prin voința părților, câtă vreme, această sancțiune nu este aplicabilă nici în cazul în care însuși contractul încheiat nu îmbracă forma impusă de părți (art. 1242 alin (2) C.civ).

Cu toate acestea, în plan procedural notarial, dispozițiile art. 91 alin (2) LNP nu fac această distincție, regula simetriei formelor dobândind caracter absolut în cadrul procedurii de autentificare, indicând că ”Părțile pot fi reprezentate la autentificare printr-un mandatar cu procură specială autentică, cu excepțiile prevăzute de lege”.

În cele ce urmează, vom examina în ce măsură această abordare își păstrează caracterul imperativ în ipoteza unei procuri instrumentată în străinătate, guvernată de legi străine și chiar provenind din sisteme de drept diferite.

2. Evaluarea procurii instrumentată în străinătate spre a fi folosită în România

Conceptul de înscris autentic în dreptul internațional privat european

În atingerea obiectivului de simplificare a circulației înscrisurilor în spațiul comunitar, conceptul de înscris autentic a fost definit în cuprinsul instrumentelor juridice ale Uniunii Europene, după cum urmează:

• Regulamentul (CE) nr.805/2004 privind crearea unui titlu executoriu european pentru creanțele necontestate, îl definește ca fiind acel înscris a cărui autenticitate (i) se referă la semnătura și conținutul actului autentic, (ii) a fost stabilită de către o autoritate publică sau orice autoritate împuternicită în acest sens de către statul membru de origine⁸;

• Regulamentul Bruxelles I, art. 58 – (1) actele autentice care sunt executorii în statul membru de origine sunt executate în celelalte state membre fără a fi necesară o hotărâre de încuviințare a executării. Executarea actului autentic poate fi refuzată numai dacă este vădit contrară ordinii publice a statului membru solicitat. (2) Actul autentic prezentat trebuie să îndeplinească condițiile necesare pentru autentificare în statul membru de origine.⁹ Cu alte cuvinte, actele autentice sunt asimilate actelor jurisdicţionale în ceea ce priveşte forţa lor executorie¹⁰

• Regulamentul privind competența, recunoașterea și executarea hotărârilor în materie matrimonială și în materia răspunderii părintești și privind răpirea internațională de copii, definește actul autentic ca fiind ”un document care a fost întocmit sau înregistrat în mod oficial ca act autentic în orice stat membru referitor la materiile care intră în domeniul de aplicare al prezentului regulament și al cărui caracter autentic:

(i) se referă la semnătura și conținutul actului; și

(ii) a fost întocmit de o autoritate publică sau de o altă autoritate abilitată în acest sens. Statele membre comunică aceste autorități Comisiei în conformitate cu articolul 103;”¹¹

Totodată, jurisprudența Curții Europene de Justiție a definit în mod similar actul autentic, în cauza Unibank, judecătorul european argumentând că autenticitatea derivă din calitatea agentului instrumentator (autoritate publică sau orice altă autoritate abilitată prin lege) și privește atât conținutul actului cât și semnătura părților.¹²

Reguli de drept internațional privat privind forma înscrisului

Dispozițiile art.2639 C.civ, alin. (3) prevăd că ”În cazul în care legea aplicabilă condiţiilor de fond ale actului juridic impune, sub sancţiunea nulităţii, o anumită formă solemnă, nicio altă lege dintre cele menţionate la alin. 2 (legea locului unde a fost întocmit, legea cetăţeniei sau legea reşedinţei obişnuite a persoanei care l-a consimţit, legea aplicabilă potrivit dreptului internaţional privat al autorităţii care examinează validitatea actului juridic) nu poate să înlăture această cerinţă, indiferent de locul întocmirii actului.

Conform art. 1244 C.civ, forma autentică este instituită în mod imperativ în ceea ce privește convențiile care strămută sau constituie drepturi reale care urmează a fi înscrise în cartea funciară. Or, într-o atare ipoteză, soluția care se desprinde din coroborarea celor două texte și aceeptată și de doctrina majoritară, este aceea că procura trebuie să îmbrace forma autentică dacă privește încheierea unei convenții care are ca obiect drepturi reale.

Echivalența formei autentice în cazul procurilor instrumentate în statele de drept anglo – saxon

Conceptul de formă autentică a fost promovat de Uniunea Internațională a Notariatului (UINL), organizație non-guvernamentală înființată în anul 1948 care în prezent reunește 91 de Camere Notariale din întreaga lumea, având ca obiectiv ”promovarea și aplicarea principiilor fundamentale ale sistemelor notariale de tip latin”¹³, stabilind procedura autentificării ca fiind drept unul dintre principiile care stau la baza funcției notariale în statele membre.¹⁴

Pe de altă parte, în timp ce procedura autentificării este specifică statelor cu un sistem de drept latin, aceasta lipsește în cazul statelor cu un sistem de drept anglo-saxon, funcția notarului public fiind complet diferită sau chiar inexistentă. Față de această ultimă ipoteză, ar fi preferabil ca procura să fie întocmită la misiunea diplomatică sau oficiul consular al României, însă dacă acest lucru nu este posibil, apare ca necesară luarea în considerare a procurii instrumentată în ”forma autentică locală”.

Având în vedere că agentul instrumentator nu poate îndeplini un act conform dispozițiilor legale procedurale din România, ci doar în conformitate cu legea statului pe teritoriul căruia se află (lex loci actus), în doctrină s-a indicat ca soluție pentru determinarea validității procurii, aplicarea principiului substituirii. Astfel, se consideră că ”este esențial să se verifice dacă autoritatea care a aplicat condițiile de formă actului supus atenției a exercitat asupra conținutului acestuia și mai ales asupra consimțământului o funcție echivalentă, urmând, în principiu, considerentele formei autentice (…)”¹⁵

În acest sens, s-a argumentat că în țări precum Marea Britanie, se pot include în această categorie actele întocmite de un notary public care în același timp este și un avocat sau scrivener notary. La fel și în cazul țărilor scandinave, dacă actul este întocmit de un notaries publicus care este în același timp și avocat¹⁶.

De asemenea, în Statele Unite ale Americii (cu unele excepții, cum ar fi statul Florida unde anumiți notari au în competență instrumentarea de acte autentice¹⁷) procedura autentificării nu este recunoscută, iar pentru ca actul să fie considerat întocmit în ”forma autentică locală” este necesar ca notarul public să fie asistat de un lawyer, certificat de un notary public, apoi legalizat cu apostilă.¹⁸

În concluzie, în cazul în care procura a fost întocmită în state care nu cunosc notariatul de tip latin, poate fi utilizată la încheierea unui înscris în formă autentică, dacă ”a fost redactată cu asistarea unei persoane cu pregătire juridică, care poate atesta, sub sancțiunea prevăzută de legea proprie:

• Identitatea mandantului,

• Conținutul procurii,

• Semnătura mandantului,

• Data încheierii actului, arătând totodată că a obținut consimțământul mandantului înainte ca acesta să semneze.”¹⁹

Exemplificări ale statelor care au reglementată procedura autentificării

În cele ce urmează vom exemplifica câteva dintre statele care, deși recunosc procedura autentificării, prezintă anumite particularități ce pot crea dificultăți în aprecierea îndeplinirii condiției formei autentice, după cum urmează:

Italia

• Este reglementată procedura autentificării;

• Trebuie făcută distincția între actul sub semnătura privată cu legalizare de semnătura (autentica din firma) și actul autentic (atto pubblico notarile)²⁰

• Procura este un act juridic unilateral

• Își încetează efectele la moartea sau incapacitatea mandantului însă, se menține în cazul unei procuri irevocabile ”in rem propriam”²¹

Elveția

• Se are în vedere cantonul în care a fost instrumentată procura (26 de cantoane fiecare cu o legisalție diferită), în Elveția existând trei forme de notariat:

• ”Notariatul independent, în acest caz notarul este agent al statului, își asumă o funcție publică și exercită în nume propriu activitatea, nu este un funcționar;

• Notariatul de Stat – activitatea este exercitată de funcționarii publici plătiți de stat;

• Notariatul mixt – unele cantoane atribuie diferitelor autorități competența de a instrumenta acte autentice sau le conferă terților, în special avocați, care nu au titlul de notar, dreptul de a instrumenta anumite acte”²²

• Este reglementată procedura autentificării în cadrul Notariatului Independent, acesta fiind similar cu notariatul de tip latin;

• Procura este un act juridic unilateral

• Procura, conform art.35 din Codul Obligațiilor, își încetează efectele în caz de ”deces, declarație de absență, pierderea exercitării drepturilor civile și falimentul mandantului sau al mandatarului, cu excepția cazului în care s-a convenit contrariul sau când nu rezultă din natura cazului. (..) precum și în cazul decesului mandantarului sau a incapacității acestuia.”²³

Turcia

• Este reglementată procedura autentifcării;

• Procura este un act juridic unilateral;

• Își încetează efectele în caz de deces, de declarație a dispariției, pierderea capacității sau falimentul oricăreia dintre părți, exceptând cazul în care există o înțelegere contrară, iar dacă nu conține o anumită limită de timp ea poate fi revocată numai printr-o notificare oficială trimisă mandatarului de către un notar la solicitarea mandantului.²⁴

Germania

• Este reglementată procedura autentificării (”beurkundung”)²⁵

• Procura este un act juridic unilateral;

• Există două tipuri de procuri: procuri originale autentificate, orginalul fiind păstrat de notar, și procuri certificate, caz în care circulă procură originală, iar notarul pastreză o copie în arhiva sa²⁶

• Își încetează efectele în caz de deces sau al incapacității juridice, însă nu își pierd valabilitatea, notarului public revenindu-i obligația sa prevadă situațiile în care procura își pierde valabilitatea²⁷

Polonia

• Este reglementată procedura autentificării

• Procura este un act juridic unilateral

• Își încetează efectele în cazul decesului mandantului sau a mandatarului ori în caz de incapacitatea juridică a mandatarului;²⁸

• În cazul procurii autentice, orginalul este păstrat de notarul public, iar mandatarului i se remite o copie legalizată

Fără a avea un caracter obligatoriu, verificarea de către notarul instrumentator a veracității procurilor întocmite într-un stat membru al Consiliului Notariatelor din Uniunea Europeană (CNUE), posibilă în baza unui schimb de informații cu notarul instrumentator prin accesarea platformei https://www.enn-rne.eu/crossCheckPowersOfAttorney_demo, este utilă și chiar necesară în asigurarea siguranței circuitului civil.

Cât privește posibilitatea verificării unei procuri întocmită în străinătate prin accesarea Registrului Național Notarial de Evidență a Procurilor și a Revocării acestora, deși notarul din statul care a instrumentat procura nu are obligația solicitării înregistrării acesteia în Registru, totuși acest lucru este posibil, înregistrarea fiind efectuată de către personalul CNARNN-INFONOT cu aprobarea prealabilă de către Comisia de Experți din cadrul autorității, fiind astfel asigurată publicitatea actului.²⁹

În concluzie, în opinia mea, în aprecierea îndeplinirii exigențelor formei autentice impuse de legea națională, notarul instrumentator nu trebuie să recurgă la o evaluare rigidă, de încadrare a actului întocmit în străinătate pe șablonul dispozițiilor interne ci trebuie să identifice în conținutul acestuia corespondentul reperelor interne ale actului autentic, ținând însă seama de limitările impuse de condițiile ce trebuiesc îndeplinite pentru instrumentarea valabilă a actului.

Andreea Duican, notar public

---