Unul dintre subiectele actuale de discuție între notarii publici este cel legat de dosarele succesorale înregistrate pe rolul birourilor notariale ca urmare a distribuirii Anexelor 24 de către Serviciul de Succesiuni din cadrul Camerei Notarilor Publici București.
Ce este Anexa 24?
Cine o eliberează și care este temeiul juridic care stă la baza eliberării acesteia?
Este comunicarea Anexei 24 o opțiune sau o obligație a persoanelor însărcinate cu eliberarea acesteia?
Care este modul de repartizare a Anexelor 24?
Reprezintă atribuirea Anexei 24 o sesizare valabilă a notarului public?
Care sunt operațiunile pe care notarul public le are de îndeplinit după ce constată că a fost sesizat cu dezbaterea unei moșteniri ca urmare a repartizării unei Anexe 24?
Acestea sunt câteva dintre întrebările pe care le-am auzit deseori și la care ne propunem să răspundem în continuare.
Anexa 24 sau Sesizarea pentru deschiderea procedurii succesorale este documentul administrativ necesar în procedura dezbaterii succesorale, fie că dezbaterea succesiunii are loc pe cale notarială ori prin intermediul instanţei judecătoreşti.
Temeiul obligației de eliberare și comunicare a Anexei 24 îl reprezintă Art. 243 alin. (3) și alin. (5) din Ordonanţa de Urgenţă nr. 57/2019 privind Codul Administrativ care prevede că:
„(3) Secretarul general al comunei, al oraşului, al municipiului, respectiv al subdiviziunii administrativ-teritoriale a municipiului comunică o sesizare pentru deschiderea procedurii succesorale camerei notarilor publici, precum şi oficiului de cadastru şi publicitate imobiliară, în a cărei circumscripţie teritorială defunctul a avut ultimul domiciliu:
a) în termen de 30 de zile de la data decesului unei persoane, în situaţia în care decesul a survenit în localitatea de domiciliu;
b) la data luării la cunoştinţă, în situaţia în care decesul a survenit pe raza altei unităţi administrativ-teritoriale;
c) la data primirii sesizării de la oficiul teritorial, în a cărei rază de competenţă teritorială se află imobilele defuncţilor înscrişi în cărţi funciare înfiinţate ca urmare a finalizării înregistrării sistematice.
5) Atribuţia prevăzută la alin. (3) poate fi delegată către una sau mai multe persoane care exercită atribuţii delegate de ofiţer de stare civilă, prin dispoziţia primarului la propunerea secretarului general al unităţii/ subdiviziunii administrativ-teritoriale.„
Alineatele următoare ale aceluiași articol subliniază faptul că, pentru persoanele indicate anterior, eliberarea și comunicarea Anexei 24 reprezintă o obligație de serviciu, prin urmare, neîndeplinirea acesteia atrage sancţionarea disciplinară şi contravenţională a persoanei responsabile (alin. 6 și alin.7 ale aceluiași articol).
Pe de altă parte, notarul public, potrivit art. 103 alin. (1) din Legea notarilor publici și a activității notariale, poate fi sesizat cu deschiderea procedurii succesorale de către orice persoane interesată (succesibili, creditori etc.), precum şi de secretarul consiliului local al localităţii în raza căreia se aflau bunurile defunctului la data deschiderii moştenirii. „În aplicarea art. 103 din Lege, secretarii consiliilor locale transmit sesizările pentru deschiderea procedurii succesorale Camerei care ține registrul de evidență a procedurilor succesorale, care le înscrie în acest registru. Modul de repartizare a cauzelor succesorale transmise potrivit alin. (1) se stabilește de către președintele Camerei, astfel încât acestea să fie repartizate în mod echitabil fiecăruia dintre notarii publici competenți.” (art. 243 din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995).
Repartizarea Anexelor 24 se face de către Serviciul de succesiuni din cadrul Camerei Notarilor Publici București, în baza Deciziei Colegiului Director, în Municipiul București pe criterii de proximitate a ultimului domiciliu sau a domiciliilor prezumtivilor moștenitori față de biroul notarial căruia i se atribuie spre soluționare cauza succesorală, ținând seama, dacă este cazul, și de legătura cauzei succesorale cu alte dosare deja soluționate sau, după caz, în curs de soluționare. La sediile județene, repartizarea se face în ordine alfabetică, nominal, notarilor publici care își desfășoară activitatea în localitatea ultimului domiciliu al defunctului dacă există unul sau mai multe birouri notariale sau sediu secundar, iar în situația în care la ultimul domiciliu nu există niciun birou notarial, Anexele 24 se repartizează notarului public sau, după caz, în ordine alfabetică, nominal, notarilor publici care își desfășoară activitatea în birourile notariale cele mai apropiate de locul ultimului domiciliu al defunctului.
Împreună cu adresa de înaintare a Anexei 24, Camera Notarilor Publici comunică notarului public Certificatul din care rezultă neînregistrarea dosarului pe rolul altui birou notarial, potrivit art. 237 alin. (3) din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995, împreună cu alte documente primite de la Primăria competentă, cum ar fi: copia certificatului de deces, acte de stare civilă ale succesibililor, documente care să ateste înscrierea pe rolul fiscal a bunurilor ce ar urma să formeze masa succesorală, această enumerare fiind însă departe de a fi exhaustivă, datorită faptului că Primăriile nu urmează o procedură unitară.
După sesizare, notarul public va proceda la înregistrarea cauzei în evidențele succesorale ținute la nivelul biroului notarial, respectiv în registrul de succesiuni, opisul registrului de succesiuni și în registrul de termene, acordând un termen până la care va proceda la citarea în condițiile legii a succesibililor indicați în Anexa 24.
Anexa 24 nu atestă calitatea de moştenitor şi nici dreptul de proprietate asupra bunurilor mobile sau imobile deţinute de defunct, și va cuprinde, potrivit alin. (4) al Art. 243 din Ordonanţa de Urgenţă nr. 57/2019 privind Codul Administrativ:
„a) numele, prenumele şi codul numeric personal ale defunctului;
b) data decesului, în format zi, lună, an;
c) data naşterii, în format zi, lună, an;
d) ultimul domiciliu al defunctului;
e) bunurile mobile sau imobile ale defunctului înregistrate în evidenţele fiscale sau, după caz, în registrul agricol;
f) date despre eventualii succesibili, în format nume, prenume şi adresa la care se face citarea.”
Având în vedere că, prezumtivii moștenitori sau persoanele care se prezintă la serviciul de stare civilă în vederea solicitării și obținerii certificatului deces, nu sunt consiliate sau îndrumate corespunzător de către persoanele competente din cadrul primăriilor, ori în ciuda unei astfel de îndrumări aleg, din varii motive, să nu furnizeze datele necesare sau să le furnizeze incomplet, considerăm că notarul public ar trebui să acorde un prim termen de soluționare a cauzei succesorale, în vederea lămuririi informațiilor astfel furnizate. Credem că este important a se reține că, în perioada pandemiei, au fost eliberate certificate de deces inclusiv la cererea angajaților societăților de pompe funebre sau cunoștințe de familie, ceea ce înseamnă că, probabilitatea ca datele menționate să fie eronate sau incomplete este extrem de mare.
La primul termen se vor cita așadar persoanele indicate în Anexa 24, la adresele de domiciliu furnizate în documentele menționate mai sus, urmând ca la primul termen, de la cei prezenți, să se obțină informații referitoare la eventualii moștenitori care ar mai exista, urmând ca, după caz, să fie citați și aceștia din urmă pentru următorul termen acordat în cauză, succesibilul prezent având în cunoștință acest din urmă termen.
Citarea se va realiza conform Metodologiei privind citarea, notificarea și comunicarea actelor de Procedură în Materie Notarială aprobată prin Hotărârea Consiliului Uniunii Notarilor Publici din România nr. 76 din data de 06.08.2013 (numită în continuare ”Metodologia/ Metodologie”).
În situația în care cei prezenți nu au posibilitatea de a furniza suficiente date despre eventualii moștenitori (nemenționați în Anexa 24 sau menționați cu date incomplete), în scopul obținerii unor date și informații privind domiciliul acestora din urmă, date necesare pentru realizarea procedurii de comunicare a citațiilor și altor acte de procedura, notarii publici se pot adresa instituțiilor sau autorităților publice ce dețin baze de date cărora le revine obligația de a furniza aceste informații (conform art. 3 din Metodologie).
După ce notarul a întreprins toate diligentele necesare pentru a afla domiciliul succesibilului, potrivit art. 3 din Metodologie, iar succesibilul care a avut termenul în cunoștință a arătat motivat că, deși a făcut tot ce i-a stat în putință, nu a reușit să afle adresele de domiciliu sau să determine alt loc unde ar putea fi citați eventualii moștenitori potrivit legii, notarul public va dispune citarea prin publicitate în conformitate cu art. 6 din Metodologie.
De asemenea, dacă după prima citare nu se prezintă niciunul din cei menționați în Anexa 24, printr-o încheiere de ședință, notarul public poate dispune citarea acestora și a altor eventuali moștenitori prin publicitate în conformitate cu art. 6 din Metodologie, iar dacă nici la cel de-al doilea termen stabilit nu se prezintă vreunul din eventualii moștenitori, va putea suspenda cauza succesorală care va putea fi repusă pe rol, la cererea moștenitorilor sau a altor persoane interesate, dacă se constată încetarea cauzelor care au determinat suspendarea dosarului (conform art. 103 alin. (1) coroborat cu art. 109 alin (4) din Legea notarilor publici și a activității notariale și cu art. 237 alin. (3) din Regulamentul de punere în aplicare a Legii nr. 36/1995).
Numărul anexelor cu care este sesizată Camera Notarilor Publici București este enorm, din datele statistice furnizate rezultând că, numai pentru anul 2021 spre exemplu, au fost înaintate spre soluționare un număr de 11.953 anexe (parte din ele fiind încă în curs de repartizare). De aceea consider că trebuie menționat și apreciat efortul colegilor (angajați ai Camerei Notarilor Publici București și notari) din cadrul Serviciul de succesiuni care, în ciuda volumului imens de Anexe 24 primite, reușesc să trieze și să claseze sesizările în care nu sunt menționate bunuri (cauze succesorale care ar trebui clasate ca fără obiect de notarul public sesizat), în care nu este menționat niciun succesibil (cazuri în care certificatul de deces a fost eliberat la cererea angajaților societăților de pompe funebre sau cunoștințe de familie), care nu cuprind toate elementele prevăzute art. 243 alin. 4 din O.U.G. 57/2019 privind Codul Administrativ sau, după caz, cuprind toate elementele prevăzute în art. 243 alin. 4 din O.U.G. 57/2019 privind Codul Administrativ dar nu sunt însoțite de certificatul de deces sau extrasul din registrul de deces, și alte asemenea cazuri.
Mihaela-Carmen Neacșu, notar public