A. INTRODUCERE
”E nevoie de digitalizare”, ”Nu se mai poate fără digitalizare”, ”Dacă vrem să fim în pas cu lumea, trebuie să ne digitalizăm”!. Deja am obosit sa tot auzim acest subiect, despre care știm ca este un real ajutor, dar ridica si multe semne de întrebare.
În mod real, atunci când au început discuțiile despre digitalizare, cei mai mulți dintre noi am crezut că va fi o soluție temporară, o formă de răspuns la limitările aduse de pandemie; am fost convinși că, spre finalul acesteia sau atunci când lucrurile vor reveni, la ”normalitatea” de dinainte, ne vom întoarce la modul de lucru tradițional. Este normal să nu încerci sa schimbi mecanisme si proceduri care funcționează bine, daca nu este o necesitate.
Și totuși, iată că au trecut aproape doi ani și digitalizarea pare să nu mai aibă legătură cu imposibilitatea de a ne deplasa la ghișeu. A devenit deja, în multe zone, un mod de lucru sau chiar o prioritate și, în mod evident, va continua să se extindă in tot mai multe domenii în perioada următoare.
Deja anumite instituții si-au asumat vădit direcția transformării digitale, inițiază si implementează noi proceduri electronice pentru modernizarea serviciilor publice.
B. NOUTĂȚI LEGISLATIVE
În acest context, dorim să semnalăm apariția, în luna noiembrie, a două proiecte legislative. Dintre acestea unul este momentan în dezbatere publică, iar cel de-al doilea a intrat în vigoare în luna decembrie a acestui an.
1. Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti
La finele lunii noiembrie, Consiliul Superior al Magistraturii a publicat pe situl propriu un anunț de consultare publică a proiectului de Hotărâre pentru modificarea şi completarea Regulamentului de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti. Printr-un alineat nou, la articolul 161, se permite generarea și eliberarea copiilor legalizate de pe hotărârile judecătorești prin utilizarea unei aplicații informatice.
În acest caz, semnătura electronică a instanței înlocuiește ștampila instanței și semnătura grefierului. Așadar, este posibil ca, pe lângă alte documente cu care lucrăm deja în format electronic, să primim curând și hotărâri judecătorești emise in acest format.
Avantajele acestei forme de eliberare sunt dincolo de orice discuție: beneficiarul nu se va mai afla în situația de a fi nevoit să se deplaseze pentru o nouă copie legalizată, având la dispoziție o modalitate facila si rapida de a obține documentele de care are nevoie.
In cazul adoptării acestei modificări, suntem in prezenta unei recunoașteri oficiale a unei proceduri cum este legalizarea de copii, aplicată în formă dematerializată, prin folosirea semnăturii electronice calificate. De asemenea, deducem ca deja exista mecanismele tehnice prin care sunt rezolvate problemele legate de securitatea acestui proces, chestiuni legate de protecția datelor personale, mecanisme legale pentru sancționarea abuzurilor, etc.
2. Normele privind reglementarea, recunoaşterea, aprobarea sau acceptarea procedurii de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video, aprobate prin Decizia Autorității pentru Digitalizarea Romaniei (”Autoritatea”) nr. 564/2021, publicată în Monitorul Oficial nr. 1119 din 24 noiembrie 2021.
Normele stabilesc cerințele tehnice si de securitate folosite in cadrul procedurii de identificare a persoanei la distanta, utilizând mijloace video.
Odată cu intrarea in vigoare a acestei reglementari, in data de 24 Decembrie 2021, o serie de entități juridice vor putea operaționaliza proceduri de identificare a persoanelor de la distanta, fără prezența fizică a acestora. Printre acestea se numără si organismele din sectorul public, care sunt definite, conform art.3 pct.7 din Regulamentul eIDAS, ca o autoritate națională, regională sau locală, un organism de drept public sau o asociație formată din una sau mai multe astfel de autorități sau din unul sau mai multe astfel de organisme de drept public; sau o entitate privată mandatată de cel puțin una dintre aceste autorități, organisme sau asociații să presteze servicii publice atunci când acționează în temeiul unui astfel de mandat.
Un aspect de o importanta deosebită este posibilitatea instanțelor de judecata de a identifica si audia părțile si alți participanți din proces, care nu pot fi prezente in sala de judecata, sau care vor opta pentru aceasta posibilitate. În măsura în care această nouă procedură își va dovedi eficiența și va garanta securitatea întregului proces, este o reala speranță pentru realizarea accesului la justiție într-o maniera rapidă și civilizată.
Pentru o mai bună înțelegere a noilor proceduri, voi prezenta pe scurt principalele elemente ale acestei Norme.
Cadru general
Identificarea video este o formă a ”identificării electronice1 definită în Regulamentul (UE) NR. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE (în continuare ”Regulamentul eIDAS”).
Identificarea la distanță utilizând mijloace video (o vom denumi în continuare ”identificare video”) poate fi realizată în două moduri: prin mijloace de verificare automatizate, fără operator uman, sau prin mijloace de verificare cu operator uman (personal instruit), în condițiile stabilite prin Norme.
Identificarea video poate fi realizată numai de către furnizorii de servicii de identificare video, entități juridice de drept public sau privat care sunt ținuți de respectarea a numeroase obligații pentru a asigura securitatea identificării, cum ar fi cele privind confidențialitatea datelor de identificare ale persoanei, securitatea transmisiei, autenticitatea, integritatea şi conservarea înregistrării.
Cine pot fi furnizorii de servicii de identificare video?
Potrivit Normelor, pot fi furnizori de astfel de servicii următoarele entități juridice:
-
prestatorii de servicii de încredere – sunt persoane fizice sau juridice care prestează servicii de încredere în următoarele arii: (a) crearea, verificarea și validarea semnăturilor electronice, a sigiliilor electronice sau a mărcilor temporale electronice sau (b) crearea, verificarea și validarea certificatelor pentru autentificarea unui site internet; sau (c) păstrarea semnăturilor electronice, a sigiliilor sau a certificatelor aferente serviciilor respective2.
Această categorie de furnizori poate utiliza identificarea la distanță prin mijloace video atât în vederea eliberării de certificate calificate (pentru propriile nevoi) cât și în calitate de terţ de verificare a identității (pentru nevoile altor entități).
-
instituțiile financiare nebancare;
-
organisme din sectorul public;
-
terţii de verificare a identităţii – sunt emitenți ai mijloacelor de identificare electronică, înscriși într-o listă gestionată de către Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei şi publicată pe pagina de internet a acesteia. Procedura privind înscrierea/radierea terţilor de verificare a identităţii persoanei la distanţă utilizând mijloace video în/din Lista terţilor de verificare a fost deja aprobată prin Decizia Autorității, urmând a intra în vigoare la 24 decembrie 2021.3
Contractul pentru furnizarea serviciilor de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video, încheiat de terţ cu entităţi publice sau private, va conţine clauze referitoare la modalităţile de despăgubire a persoanelor prejudiciate, în cazul producerii unui eventual prejudiciu.
Reguli generale pentru identificarea la distanță prin mijloace video
Furnizorii acestor servicii vor elabora proceduri de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video realizând și o analiză de risc (prin care sunt evaluate riscurile legate de prezentarea documentelor de identitate falsificate, a canalelor de comunicare precum şi riscurile privind conservarea incorectă a probelor).
Potrivit Normelor, serviciile de identificare video se vor asigura într-o locație care să garanteze securitatea şi integritatea informațiilor colectate, accesul la echipamentele utilizate urmând a fi controlat, cu mai multe niveluri de drepturi de acces ale personalului și fiind utilizate echipamente speciale de evitare şi detecție a intruziunilor fizice.
Înainte de identificarea video, se va obține acordul expres al persoanei pentru parcurgerea procesului de identificare precum şi pentru realizarea de fotografii şi/sau capturi de imagini ale persoanei şi ale documentului de identitate (acordul va fi păstrat împreună cu procesul de identificare).
Identificarea persoanei la distanţă prin mijloace video va fi efectuată în timp real, într-o sesiune unică şi fără întreruperi/pauze, în cazul unei videoconferinţe care necesită operator uman, sau prin mijloace video (fără operator uman) ce vor fi verificate ulterior, în termen de maximum 24 de ore de la momentul înregistrării video, atât timp cât se respectă toate celelalte prevederi din norme. Calitatea comunicării trebuie să fie adecvată pentru a permite identificarea clară a caracteristicilor şi elementelor de securitate ale documentului de identitate.
Pentru integritatea şi confidenţialitatea comunicării, procedura se va realiza prin utilizarea unui canal criptat. Înregistrarea trebuie să prevadă în mod clar data şi ora, fie în cuprinsul acesteia, fie în metadate.
Întregul proces de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video, în toate etapele sale, înregistrările audiovideo, datele şi informaţiile aferente, trebuie să fie înregistrat şi păstrat într-o formă admisă în procedurile judiciare.
Documentele/informațiile în baza cărora se poate face identificarea video
Pentru a putea fi utilizate în procesul de identificare la distanță, documentele de identitate trebuie să fie emise de o autoritate publică competentă, în termenul de valabilitate. Pot fi utilizate cartea de identitate, cartea de identitate provizorie (doar pentru organismele din sectorul public) și paşaportul.
Datele cuprinse în documentele menționate vor fi coroborate cu informaţiile comunicate de persoana fizică supusă identificării și cu date sau informaţii obţinute din surse credibile şi independente (numai cu informarea prealabilă a persoanei vizate pentru prelucrare acestor date).
În ce privește datele sau informaţiile obţinute din surse credibile şi independente, potrivit Normelor, acestea pot fi obținute inclusiv în baza unor acorduri/parteneriate încheiate și pot rezulta din baze de date ale organismelor din sectorul public, baze de date private care conţin informaţii de la autorităţi publice, rapoarte de audit, documente fiscale, extrase de cont, etc.
Verificarea documentelor de identitate
Furnizorul se va asigura că fotografia şi elementele înscrise pe documentul de identitate corespund persoanei care parcurge procedura, că informațiile cuprinse în document sunt corecte şi valabile. Se va realiza și o verificare încrucişată a informaţiilor furnizate de persoana care parcurge procedura de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video şi a informaţiilor rezultate din calculul automat al citirii caracterelor MRZ4, atunci când este posibil. Tipul şi secvenţa de întrebări adresate în procesul de identificare nu pot fi identice în sesiunile de identificare consecutive.
În cazul în care identificarea persoanei la distanţă prin metode video se realizează în mod automatizat, solicitările sau secvenţele video trebuie să conţină un element aleatoriu pentru a preveni riscul de preînregistrare a procesului de identificare.
În ce privește documentul de identitate, se vor verifica:
- starea documentului, în sensul că acesta nu este deteriorat sau nu are elemente detectabile de falsificare;
- existenţa elementelor de securitate optică/vizuală, după caz;
- se va solicita înclinarea documentului pe orizontală şi/sau verticală în faţa dispozitivului video de identificare;
- vor fi verificate cel puţin trei elemente de securitate din categorii diferite;
- se vor verifica și alte elemente, cum ar fi: formatul documentului, dimensiunea şi distanţarea caracterelor şi fontul tipografic; se va compara fotografia primară cu cea secundară (fotografia realizată cu imprimare laser cu cea fantomă ”monocromă”).
Dacă este cazul, furnizorul va putea să solicite și alte documente şi/sau informaţii prin care să se verifice identitatea.
Sistemul trebuie să recunoască şi să verifice cel puţin două elemente de securitate din categorii diferite ale documentului de identitate, specificate în Registrul public online al documentelor autentice de identitate şi de călătorie – PRADO5.
În cazul în care procesul de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video este întrerupt, acesta se va relua (furnizorul de servicii de identificare va documenta motivele întreruperii pentru evidenţe interne şi pentru controale/audituri externe viitoare).
În mod obligatoriu se va utiliza și un factor de autentificare suplimentar, prin transmiterea către persoana care parcurge procedura de identificare a unui cod de unică folosinţă (One Time Password – OTP) sau prin transmiterea unui link cu o durată limitată, special creat în acest scop, generat în mod individual (prin e-mail sau SMS).
Procedura de identificare a persoanei la distanţă utilizând mijloace video poate fi încheiată numai dacă a fost finalizată transmiterea şi validarea OTP sau numai dacă au fost finalizate transmiterea şi accesarea linkului.
C. CONCLUZIE
Rămâne de văzut care va fi ponderea acestei forme de identificare, dacă va deveni o practică des uzitată sau o excepție, o soluție legislativă pentru care nu există mijloacele tehnice adecvate.
Vlad Velicu, Notar Public