Când spui Camera București, te gândești la cei peste 700 de notari în funcție organizați în mai mult de 450 de birouri notariale sau societăți profesionale notariale, profesioniști ce asigură servicii notariale pentru un număr foarte mare de beneficiari.
Dar Camera București nu înseamnă doar notari. Ca orice sistem, pentru a funcționa, are nevoie de o echipă și mai mare de ”tehnicieni” care susțin activitatea zilnică, profesioniști care, cu multă pricepere, pasiune și dăruire asigură mijloacele necesare funcționării birourilor noastre. Știm bine care este rolul lor pentru că, la rândul nostru, în cadrul propriilor birouri, în munca noastră, ne bazăm pe astfel de oameni.
Ne-am propus să începem un dialog cu și despre acești profesioniști pe a căror muncă ne bazăm zi de zi, echipa tehnică a Camerei București. Este important să îi cunoaștem, să știm ce fac ei, cu ce probleme se confruntă. Sunt oameni devotați, unii dintre ei de foarte mulți ani în slujba Camerei și, implicit, a noastră și a beneficiarilor serviciilor oferite de noi, rotițe ale aceluiași sistem.
Vom începe cu unul dintre cele mai mari departamente ale Camerei, departamentul de succesiuni. Am stat de vorbă cu doamna Marilena Onica, Șeful Serviciului Succesiuni, doamna Madi așa cum o știe toată lumea. Am fost impresionați de pasiunea cu care, de peste 20 de ani, gestionează activitatea departamentului pe care îl și conduce.
Dialogul nostru a fost deseori întrerupt de solicitările venite din partea birourilor notariale care, ori de câte ori se confruntă cu o problemă, știu că la celălalt capăt al firului găsesc vocea blândă a doamnei Madi care, indiferent de zi sau de oră caută soluții la problemele cu care acestea se confruntă.
N.B. Cum vedeți Serviciul de Succesiuni după 20 de ani de activitate?
M.O. Văd acest departament ca pe o casă la a cărei construcție am contribuit. La care am participat în momentele grele de început când, împreună cu alți colegi, am muncit foarte mult. Veneam și în weekenduri la birou ca să pornim cu bine. Eram plini de entuziasm, ne doream să avem un serviciu cât mai performant. Era tehnologiei abia începuse iar noi ne bucuram, în fiecare zi, de avantajele pe care ni le aducea.
În timp, tehnologia ne-a ușurat munca însă au apărut mereu și mereu alte provocări.
N.B. Care sunt, azi, cele mai mari provocări cu care se confruntă Serviciul de succesiuni?
M.O. Fără îndoială, cea mai mare provocare o reprezintă azi vestita ”Anexa 24”. În primul rând, este vorba despre numărul din ce în ce mai mare de Sesizări primite. Numai la nivelul anului 2021 au fost transmise 11.953 de sesizări, înregistrându-se o creștere cu aproape 5.000 de cereri față de anul precedent. Iar numărul lor este în continuă creștere.
Multe dintre solicitările primite sunt informe, fiind necesară solicitarea completării documentației depuse, ceea ce înseamnă un dialog nesfârșit cu autoritățile publice. Aproximativ 35-40% dintre acestea privesc cauze succesorale deja înregistrate pe rolul unor birouri notariale ceea ce înseamnă verificarea, corelarea și transmiterea lor către acele birouri. Restul însă trebuie repartizate notarilor publici.
Repartizarea acestora provoacă, din păcate multe nemulțumiri, atât din partea notarilor cât și a succesibililor. Aplicăm criterii obiective și facem mari eforturi pentru ca repartizarea să nu împovăreze doar pe unii dintre notari și, pe cât posibil, să nu atragă nici nemulțumirea succesibililor. Folosim în principal criteriul teritorialității, astfel încât succesibililor să nu le fie dificilă deplasarea la un birou notarial aflat la mare depărtare.
Chiar și așa, telefonul sună mereu și, foarte des, primim solicitări de transfer al dosarelor constituite în acest mod. Ar fi utilă, credem noi, o susținere mai mare din partea autorităților publice, în principal prin informarea succesibililor cu privire la această procedură. Și, de ce nu, puțină înțelegere din partea birourilor notariale care își exprimă nemulțumirea cu privire la aceste solicitări.
Trebuie să menționăm că sunt birouri care primesc cu bucurie aceste cereri spre soluționare, exprimându-și chiar dorința de a primi mai multe. Numărul unor astfel de birouri este însă prea mic pentru a face față zecilor de mii de solicitări.
N.B. Știm că problema transferului dosarelor succesorale este una delicată pentru serviciul dumneavoastră nu doar în cazul Anexei 24.
M.O Așa este. Foarte multe dintre solicitări sunt transmise către biroul nostru deși cererea de transfer nu a fost semnată de toți succesibilii. Este important ca birourile notariale să atragă atenția succesibililor că un transfer nu poate fi făcut fără acordul tututuror. Aceste solicitări informe pot atrage nemulțumirea celorlalți succesibili care ar putea să își manifeste opoziția, lucru care nu este de dorit nici pentru birourile notariale implicate și nici pentru departamentul nostru.
La fel este și cazul cererilor formulate fără a fi motivate care nu pot primi o soluție favorabilă, având în vedere dispozițiile art. 22 din Regulamentul privind evidența procedurilor succesorale. Fără motive temeinice, transferul unui dosar succesoral implică un consum nejustificat de resurse pentru toate părțile implicate, birouri notariale și departamentele Camerei.
Multe solicitări de transfer depășesc competența biroului nostru ajungând pe masa Colegiului Director al Camerei.
N.B. Care sunt cele mai frecvente solicitări pe care le primiți din partea birourilor notariale ?
M.O. Cele mai multe solicitări sunt cele legate de formularele utilizate în cadrul procedurii notariale. Până nu de mult, cele mai frecvente întrebări erau legate de deschiderea/nedeschiderea anterioară a unei proceduri succesorale.
Demersurile făcute pentru informatizarea activității Camerei au fost de un real ajutor în această privință. Accesul notarilor la baza de date în care pot verifica deschiderea unei proceduri succesorale a scăzut foarte mult numărul verificărilor telefonice cu privire la acest aspect.
Apoi, publicarea pe pagina internă a site-ului Camerei a Regulamentului și anexelor sale, permite notarilor descărcarea acestora, nemaifiind necesară transmiterea lor de către angajații Serviciului.
Rămân în continuare multe solicitări legate de proceduri și, desigur, numeroase întrebări cu privire la procedurile noi sau al căror număr a crescut foarte mult în ultimii ani, așa cum sunt solicitările de întocmire a unui inventar, solicitarea de deschidere a procedurii succesorale venite din partea unui creditor sau cea a eliberării Certificatului de moștenitor european.
N.B. Cât de dese sunt solicitările pe care le primiți din partea creditorilor ?
M.O În ultimii ani, primim tot mai multe solicitări din partea creditorilor, persoane fizice, instituții bancare sau nebancare. Aceștia solicită cu precădere efectuarea mențiunii, în registrul de succesiuni, referitoare la începerea executării silite dar și deschiderea procedurii succesorale. În cazul în care dosarul se află deja pe rolul unui birou notarial, noi comunicăm imediat acestuia solicitarea venită din partea creditorului.
Solicitările de inventar, întemeiate pe dispozițiile art. 687 din Codul de procedură civilă sunt, de asemenea, din ce în ce mai numeroase și desigur, proceduri extrem de complexe. Încercăm să dăm toate informațiile pe care le avem birourilor notariale dar, desigur, fiecare situație este diferită și poate fi nouă chiar și pentru noi.
N.B. Ce ne puteți spune în finalul acestui dialog?
M.O. Grija noastră permanentă este de a răspunde cu promptitudine tuturor solicitărilor venite din partea birourilor notariale, de a îmbunătăți permanent întregul „mecanism” de evidență a cauzelor succesorale, de a armoniza și simplifica toate aceste proceduri.
Crezul meu este că, atunci când faci lucrurile deopotrivă cu mintea și cu sufletul n-au cum să nu îți iasă, iar mesajele de mulțumire pe care le primim în departament deseori din partea notarilor publici, sunt pentru mine dovada supremă că suntem pe drumul cel bun.