Începutul anului 2024 marchează intrarea în vigoare a Regulamentului (UE) 2023/2844 al Parlamentului european și al Consiliului din 13 decembrie 2023 privind digitalizarea cooperării judiciare și a accesului la justiție în cadrul procedurilor transfrontaliere în materie civilă, comercială și penală și de modificare a anumitor acte din domeniul cooperării judiciare.
Ce presupune această nouă etapă a digitalizării cooperării judiciare?
În primul rând, digitalizarea se realizează prin crearea unui sistem informatic descentralizat, care să fie preferat pentru schimbul de formulare între autoritățile competente în materie civilă și comercială.
În al doilea rând, accesul persoanelor fizice și juridice la aceste autorități se va putea realiza prin intermediul unui punct de acces la nivelul Uniunii, denumit „punctul de acces electronic european”(PAEE), care va fi o parte a sistemului informatic descentralizat și se va baza pe sistemul deja existent e-CODEX.
Integrat în Portalul european de justiție, PAEE va juca un rol multiplu: pe de o parte, va oferi publicului informații cu privire la dreptul lor la asistență judiciară, pe de altă parte, va fi un mijloc direct de comunicare cu autoritățile din domeniile prevăzute de regulament.
Persoanele solicitante vor putea să sesizeze autoritatea competentă pentru realizarea oricărei proceduri dintre cele enumerate de regulament, iar punctul de comunicare va permite nu doar depunerea cererilor și solicitărilor, dar și solicitarea și primirea de informații și documente, inclusiv dosare digitalizate sau părți din acestea.
În concret, notarul român va putea primi de la parte sau reprezentantul acesteia, direct, prin intermediul punctului de acces electronic european, solicitările din domeniile pe care le vom prezenta mai jos, va putea să comunice părților orice documente pe această cale, să notifice sau să comunice actele extrajudiciare, să obțină de la autorități extrasele necesare dar
și să pună la dispoziție părților dosare digitale privind procedurile realizate.
Portalul european de Justiție devine astfel nu doar un ghișeu unic pentru informații și servicii judiciare în Uniunea Europeană, dar și un ghișeu electronic pentru serviciile notariale enumerate în actele normative din Anexa I.
Plata taxelor în cauzele cu implicații transfrontaliere care intră în domeniul de aplicare al actelor juridice ale Uniunii în materie civilă și comercială enumerate în anexa I, se va putea face de asemenea direct prin PAEE, cu utilizarea mijloacele tehnice de plată electronică ce sunt deja disponibile: carduri de credit și debit, portofele electronice și transferuri bancare.
Cum vor beneficia notarii români de prevederile Regulamentului european privind digitalizarea?
Intrarea în aplicare a Regulamentului european privind digitalizarea va marca o recunoaștere a notarului ca furnizor al serviciilor de încredere, inclusiv în mediul digital. Elementele definiției din art. 2 pct. 1. permit încadrarea notarului român ca „autoritate competentă”. Notarii români sunt incluși în noțiunea de „autoritate competentă” atunci când desfășoară proceduri legate de autentificarea actelor privind obligații de întreținere, certificatul european de moștenitor, divorțuri și convenții privind exercitarea răspunderii părintești, fiind notificați de statul român către Comisia Europeană, în conformitate cu actele normative enumerate în Anexa I din Regulament.
În afară de notari, sunt autorități competente în înțelesul Regulamentului privind digitalizarea, instanțele judiciare, parchetele sau autoritățile centrale, precum și orice altă autoritate competentă ce a fost definită ca atare în actele juridice enumerate în anexele I și II, care a fost desemnată în aceste acte sau care face obiectul unei notificări în conformitate cu aceste acte, precum și organele și agențiile Uniunii care participă la procedurile de cooperare judiciară în conformitate cu actele juridice enumerate în anexa II.
Noțiunea de autoritate competentă este în consecință variabilă de la un stat la altul, în raport de conținutul procedurilor naționale. Doar notariatele europene care au competențe în emiterea Certificatului european de moștenitor, pronunțarea divorțurilor, încheierea convențiilor privind obligații de întreținere, audierea minorilor în procedura de divorț, vor putea să desfășoare aceste proceduri în formă simplificată, să obțină și să transmită documente prin intermediul punctului de acces electronic european.
Care sunt procedurile pe care notarii români le vor putea desfășura utilizând mijloacele electronice prevăzute de Regulament?
Accesibilitatea procedurilor notariale prin PAEE este un punct câștigat pentru activitatea notarială, cu atât mai mult cu cât în acest fel se soluționează cazurile cu elemente internaționale, care sunt cele mai complicate și consumatoare de timp. Nu doar accesul părților la notari este îmbunătățit, dar și accesul notarilor la documentele, dosarele și informațiile pe care alte autorități competente din alte state membre le pot furniza astfel într-un timp mai scurt. Comunicarea digitală cu părțile și autoritățile este posibilă doar în cazul procedurilor cu elemente internaționale.
Niciuna dintre prevederile actului normativ european nu se referă la autentificarea actelor notariale, nici nu se aplică în cazul utilizării videoconferinței sau a altei tehnologii de comunicare la distanță în cadrul procedurilor de autentificare notarială.
Procedurile vizate, din punct de vedere al activității notariale, sunt cele care se înscriu în domeniul de aplicare a trei regulamente:
– Regulamentul (CE) nr. 4/2009 al Consiliului din 18 decembrie 2008 privind competența, legea aplicabilă, recunoașterea și executarea hotărârilor și cooperarea în materie de obligații de întreținere.
– Regulamentul (UE) nr. 650/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 4 iulie 2012 privind competența,legea aplicabilă, recunoașterea și executarea hotărârilor judecătorești și acceptarea și executarea actelor autentice în materie de succesiuni și privind crearea unui certificat european de moștenitor.
– Regulamentul (UE) 2019/1111 al Consiliului din 25 iunie 2019 privind competența, recunoașterea și executarea hotărârilor în materie matrimonială și în materia răspunderii părintești și privind răpirea internațională de copii.
Din domeniul de aplicare a regulamentelor sus-menționate, punctul de acces electronic european (PAEE) poate fi utilizat de notarul român doar în următoarele cazuri:
– procedurile legate de eliberarea, rectificarea și retragerea:( art. 4 lit.d)
(i) extraselor prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 4/2009;
(ii) certificatelor europene de moștenitor și atestatelor prevăzute în Regulamentul (UE) nr. 650/2012;
(vii) certificatelor prevăzute în Regulamentul (UE) 2019/1111, cum ar fi cele care însoțesc certificatul de divorț și/sau convenția parentală atunci când este necesar ca acestea să producă efecte sau să fie puse în executare într-un alt stat membru.
– comunicarea dintre persoanele fizice sau juridice ori reprezentanții acestora și autoritățile centrale în temeiul Regulamentului (CE) nr. 4/2009 al Consiliului și al Regulamentului (UE) 2019/1111 ( art. 4 lit.f)) , în această ipoteză putând să fie integrată obținerea anchetei psihosociale necesare în cazul divorțului cu copii minori ce au reședința obișnuită într-un alt stat membru.
Care este valoarea actelor transmise în cadrul unei comunicări electronice în domeniul de aplicare a regulamentului ?
Documentele care sunt transmise prin mijloace electronice în cadrul oricăreia dintre procedurile enumerate de Regulamentul privind digitalizarea nu pot fi declarate inadminisibile sau lipsite de efecte pentru simplul motiv că nu au fost prezentate în forma tradițională a înscrisului pe hârtie.
Însă, atunci când numai un act semnat de autorul său este considerat valabil sau produce efecte, Regulamentul asimilează actul semnat manuscris cu actele transmise în cadrul unei comunicări electronice prin intermediul PAEE, în cazurile prevăzute de art. 4 alin.(2) din regulament, dacă:
(a) persoana îndeplinește cerința identificării electronice cu un nivel de asigurare ridicat, astfel cum este precizat la articolul 8 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul (UE) nr. 910/2014;
sau
(b) dacă actul a fost semnat cu o semnătură electronică calificată, astfel cum este definită la articolul 3 punctul 12 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014.
dr. Ioana Olaru
formator la Institutul Notarial Român