Suntem mândri de colegii noștri care își extind orizonturile profesionale prin cursuri de specializare în domenii noi și captivante. Un exemplu în acest sens este colega noastră, Ana Maria Nechifor, notar în cadrul Camerei Notarilor Publici București, cu o experiență de 14 ani, în prezent suspendată din funcție. Ana Maria urmează în acest moment un program de master în Drept Digital la Universitatea UNIR din Spania.
Pe lângă faptul că își pregătește lucrarea de absolvire a studiilor masterale, din toamnă va începe un nou program de master în Legaltech la aceeași universitate. De asemenea, este profund implicată în explorarea implicațiilor juridice a tehnologiilor emergente în biotehnologie și genomică, cum ar fi CRISPR, precum și a implicațiilor lor etice, algoritmi și efectele lor transnaționale. Speră ca aceste teme să poată fi dezvoltate în viitoarea sa teză de doctorat.
Am avut bucuria să discutăm cu colega noastră despre digitalizarea activității notariale în Spania. Îi mulțumim, și pe această cale, că a acceptat să ne împărtășească din cunoștințele sale în cadrul unui articol pe această temă.
Trăim într-o societate în care coexistă generațiile native digital, care își rezolvă aproape toate aspectele vieții printr-o simplă apăsare de deget pe un ecran, și generațiile pentru care folosirea documentelor tipărite este singura metodă acceptabilă și sigură. Este o societate în tranziție, în care analogicul și digitalul coexistă, iar notarii pot oferi soluții hibride adecvate pentru ambele sfere.
Un exemplu de astfel de soluție hibrid la nivel notarial există în Spania și, în cele ce urmează, voi schița acest proces, fără a intra în detalii tehnice sau legislative, proces care nu înlocuiește, ci completează activitatea actuală a notarilor.
Anul trecut s-a adoptat și a intrat în vigoare pe teritoriul Spaniei așa-numita ¨lege a digitalizării¨, care reprezintă transpunerea directivelor Uniunii Europene în materie de accesibilitate a anumitor produse și servicii, migrația persoanelor cu înaltă calificare, fiscalitate și digitalizarea activităților notariale și de registru.
Printre noile aspecte pe care aceasta lege le reglementează, voi enumera următoarele:
Portalul Notarial al Cetățeanului
Portalul Notarial al Cetățeanului (în continuare PNC) este o platformă digitală unică, care facilitează interacțiunea dintre cetățeni și serviciile notariale prin mijloace telematice. Pentru a accesa portalul, cetățeanul trebuie să se înregistreze, furnizându-și datele personale și cartea de identitate, după care primește automat un cod de verificare prin e-mail și SMS, asigurându-se astfel identitatea sa și accesul la serviciile oferite de PNC.
Necesitatea de a deține un certificat digital
Pentru a utiliza pe deplin funcționalitățile PNC, persoanele fizice sau juridice trebuie să dețină un certificat digital calificat. Acest certificat este indispensabil pentru a garanta securitatea și validitatea juridică a tranzacțiilor și procedurilor realizate online, cum ar fi semnătura telematică a documentelor. Pe lângă faptul că permite autentificarea securizată, acest certificat asigură că documentele semnate digital sunt recunoscute ca valide de către autoritățile competente, ceea ce este esențial pentru a menține valoarea juridică a actului notarial.
Semnătura la distanță a documentelor publice
Se permite cetățenilor să semneze documente telematic prin videoconferință și semnătură electronică, în baza certificatului digital calificat, eliminând necesitatea prezenței fizice la notar. Cu toate acestea, nu toate documentele pot fi semnate prin videoconferință. Această opțiune este limitată la anumite tipuri de documente, în special cele unilaterale.
Le voi menționa doar pe acelea care se regăsesc și în competența notarilor din România, precum:
a) Constituirea societăților, numirile și împuternicirile comerciale, precum și alte acte societare, cu condiția ca aporturile să fie bănești;
b) Procurile de reprezentare procesuală sau în fața Administrațiilor Publice, pentru acte concrete, nefiind admise procurile generale;
c) Revocarea procurilor, cu excepția celor „generale preventive”;
d) Chitanțele de plată și anulările de garanții;
e) Procesele-verbale ale Adunării Generale, în sens strict;
f) Legalizarea semnăturilor;
g) Testamentele, atâta timp cât există măsuri de carantină din cauza unei epidemii;
h) Declarațiile de lucrări noi, în anumite condiții;
i) Medierea, cu excepția cazului în care notarul consideră necesară prezența fizică.
Posibilitatea de a efectua proceduri notariale de la distanță extinde opțiunile pentru cetățeni, dar nu elimină opțiunea de a merge fizic la notar, dacă se preferă acest lucru.
Protocolul electronic notarial (arhiva electronică notarială n.a.)
Prin crearea acestuia se asigură o reflectare identică, la nivel digital, a protocolului notarial pe hârtie (arhiva notarială). Astfel, matricea (originalul) oricărui document notarial este păstrată pe două suporturi: hârtie și digital. Formatul pe hârtie este păstrat în protocolul (arhiva) aflat în custodia notarului. Formatul electronic este păstrat în protocolul electronic al aceluiași notar, aflat în Rețeaua Electronică Notarială, supravegheat de Consiliul General al Notariatului.
Copii electronice autorizate (duplicate electronice n.a.)
În baza protocolului electronic, este posibil să se obțină copii autorizate electronice („duplicate electronice”) ale documentelor semnate începând cu intrarea în vigoare a noii legi, dar nu ale celor semnate anterior. Aceste copii electronice autorizate („duplicate”) au aceeași valoare juridică ca și duplicatele pe hârtie și pot fi solicitate și descărcate direct de pe PNC.
De exemplu, dacă se semnează o procură notarială judiciară, este suficient să se remită mandatarului o copie autorizată descărcată de către mandant de pe portal, și aceasta are aceeași valoare juridică cu cea emisă pe hârtie la momentul semnării.
Accesul la toate actele semnate
Prin intermediul PNC, se pot accesa toate documentele notariale semnate, dar diferențiat pentru documentele semnate înainte și după intrarea în vigoare a legii digitalizării.
Pentru actele semnate înainte de intrarea în vigoare a acestei legi, prin intermediul PNC, se pot elibera doar copii simple. Dacă partea dorește copii autorizate (cu aceeași valoare juridică cu originalul), cererea de eliberare se poate realiza prin intermediul PNC, dar acestea pot fi ridicate de la notariat sau pot fi primite prin poștă, după preferință.
Pentru actele semnate după intrarea în vigoare a legii, părțile vor avea acces la acestea online, prin intermediul Portalului Notarial. Partea semnatară se autentifică în Portalul Notarial pe baza semnăturii digitale calificate și poate accesa documentul. Acest lucru garantează că toate documentele notariale ale părților sunt păstrate în siguranță, stocate corespunzător și sunt întotdeauna la dispoziția părţilor, atunci când au nevoie de ele, imediat și în siguranță.
Libertatea de a semna video cu orice notar
Un alt avantaj al noii reglementări este că se permite semnătura video cu orice notar de pe teritoriul Spaniei, momentan, singura condiție menționată de textul legal fiind respectarea legii aplicabile.
Toate aceste servicii digitalizate securizate se vor realiza în cadrul Rețelei Private Notariale, pe baza semnăturilor electronice calificate ale utilizatorilor și notarilor, iar Portalul Notarial al Cetățeanului va reprezenta poarta de acces în această rețea privată a notarilor.
Rețeaua Privată Notarială este complet separată de fluxurile normale ale internetului, iar fluxurile de informație circulă întotdeauna prin serverele și cu software-ul propriu al Consiliului General al Notariatului.
Datorită acestei infrastructuri tehnologice bine puse la punct, notariatul a obținut în cadrul Schemei Naționale de Securitate din Spania (ENS) un nivel înalt. O asemenea certificare este o condiție sine qua non pentru siguranța activității notariale telematice. Numai astfel notarului i se garantează că persoana de la celălalt capăt este cu adevărat cea identificată în portal, iar utilizatorului, că interacționează cu notarul pe care l-a ales.
Deși exista un consens al notarilor spanioli că digitalizarea notarială aduce multe avantaje, implementarea completă a acestor servicii necesita timp pentru a fi asimilate atât de către notari, majoritatea aparținând generației analogice, cât și către utilizatori. Acest lucru presupune răbdare și o înțelegere manifestată mutual între notari și utilizatori. Cu siguranță vor apărea provocări și dificultăți pe măsură ce noile sisteme sunt implementate, dar scopul final al notarilor spanioli este de a se urca în acest tren al digitalizării impusă de societatea în care trăim și pe care nu o putem evita.
Este important de reiterat că noile servicii digitale nu înlocuiesc notariatul tradițional, ci îl completează. Nu se elimină opțiunea de a merge fizic la notar sau de a se obține documente în format hârtie, dacă se preferă acest lucru. Îmbinând analogicul cu digitalul în activitatea notarială, toate nevoile utilizatorilor pot fi satisfăcute, indiferent de preferințele lor pentru formatul fizic sau electronic.
Prezenta informare are la bază informațiile prezente în sursele online: www.notariado.org, www.escriturapublica.es, www.notariosyregistradores.es, www.jesusbenavides.es, www.notariadeblaslluna.es.
Ana -Maria Nechifor, notar public