Ultimele luni ne-au arătat cât de vulnerabilă este activitatea instituțională din România și cât de puțin accent s-a pus pe alternativele digitale. Fiind pe deplin conștienți de necesitatea conformării cu agenda digitală națională și europeană, de necesitatea digitalizării extinse pentru a crește calitatea serviciilor către birourile notariale și cetățeni, de necesitatea asigurării unui spațiu de muncă cât mai ridicat calitativ, pentru a deveni mai agili și flexibili la evoluțiile viitoare, Colegiul Director a definit pentru următoarea perioadă o strategie de digitalizare a serviciilor Camerei atât din perspectivă back-office: adaptarea procedurilor interne de lucru (records management), digitalizarea arhivelor, cât și front-office pentru serviciile furnizate partajat către terți.
Astfel, luând în considerare aceste premise, intenționăm ca o mare parte a proceselor interne, inclusiv interfața cu terții, să fie complet digitalizată pentru a deveni o instituție cu un nivel ridicat de productivitate și cu economii semnificative în capacitatea de livrare a serviciilor specifice ca urmare a utilizării noilor tehnologii IT. Totodată, avem în vedere creșterea capacității interne de adopție a tehnologiilor digitale în practica curentă a angajaților. Toți angajații vor dobândi competențele adecvate în utilizarea tehnologiilor digitale pentru a putea opera cu documentele și datele aferente doar în formă digitală, incluzând aici capacitatea de digitalizare rapidă a oricărui document sau informație care ar intra în instituție într-o altă formă decât cea electronică.
În ceea ce privește portofoliul de aplicații, platforme și sisteme informatice, până la finalul anului 2021, intenționăm cel puțin următoarele rezultate:
1. Digitalizarea proceselor de administrare a documentelor
Implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, așa cum este cerut de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată. Procesele acoperite: registratură, clasificare conform nomenclatorului, evidență unități arhivistice, acces, păstrare. Soluția informatică va asigura desfășurarea proceselor de administrare arhivistică a documentelor, respectiv:
- luarea în evidență a documentelor din domeniul de interes, adică se atribuie un identificator unic, se asigură extragerea și alocarea metadatelor relevante și se asigură că documentul electronic asociat nu mai poate fi modificat după luarea în evidență;
- asocierea documentelor înregistrate după diferite criterii determinate de obligații legale sau nevoi practice („îndosariere” la nivel electronic), precum și atribuirea de indicative conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate și confirmate, aplicabile la nivelul instituției;
- mecanisme de acces la documente și grupări de documente în funcție de nevoile operaționale de lucru și de informare ale compartimentelor;
- soluția informatică va permite utilizatorilor care au drepturile necesare să realizeze exportul securizat al metadatelor și a documentelor electronice asociate de către utilizatorii care au drepturile necesare, pentru a facilita migrarea datelor și documentelor între sisteme și a evita captivitatea tehnologică.
2. Facturarea electronică
Fololosirea unor servicii (aplicații) de creare și trimitere a facturilor care va salva timp și bani; conectarea automată a facturării cu serviciile financiar-contabile.
3. Accesul online la serviciile gestionate partajat cu terții
Dezvoltarea unei soluții informatice care să furnizeze digital fluxurile de lucru de bază din cadrul instituției, care implică tradițional prezența fizică a celui interesat la sediul instituției. Soluția va acoperi funcționalitățile oferite în mod normal de o activitate la ghișeu, de ex.: informare/asistență, formulare, primire solicitări și nu va forța utilizatorul final să fie dependent de o anumită tehnologie pentru a accesa serviciile. Totodată, pe cât posibil, se dorește renunțarea la transmiterea, prin serviciile clasice (poștale/curierat), a răspunsurilor la solicitările primite urmând ca, acestea să fie counicate electronic și asumate prin introducerea semnăturii electronice calificate acțiune ce va oferi siguranța că autenticitatea şi integritatea fișierului și a informațiilor a fost păstrată pe traseul dintre expeditor şi destinatar.
Fiind vorba despre o organizație profesională, puternic centrată pe membrii ei, strategia de informatizare sperăm să conducă la un impact în modul în care sunt deservite birourile notariale, la creșterea parametrilor de comunicare cu acestea din perspectiva misiunii Camerei.
Colegiul Director al Camerei Notarilor Publici București