Continuitatea evidențelor notariale în cazul transformării formei de exercitare a profesieiIunie 2026

Cosmin Mihailovici, Directorul Direcției arhivă

Introducere

Actul notarial își produce efectele într-un cadru instituțional care presupune nu doar forma scrisă, ci și integrarea sa într-un sistem organizat de evidență, conservare și verificare. Din această perspectivă, registratura și arhiva notarială depășesc rolul unor instrumente auxiliare ale activității notariale.

Registratura notarială constituie, astfel, una dintre garanțiile fundamentale ale stabilității raporturilor juridice, asigurând că drepturile consacrate prin actul autentic își păstrează forța probantă și opozabilitatea în timp. Importanța sa se întemeiază pe mai multe coordonate esențiale. În primul rând, registratura permite identificarea și trasabilitatea fiecărui act prin atribuirea unui număr unic de înregistrare și a unei date certe, eliminând riscul antedatării, al dublei evidențe sau al intervențiilor ulterioare neautorizate asupra circuitului documentar. În al doilea rând, registrele notariale garantează continuitatea memoriei juridice a actelor instrumentate, întrucât, chiar și în ipoteza dispariției exemplarului original, evidențele păstrează existența actului și principalele coordonate juridice ale operațiunii constatate. În al treilea rând, existența unor registre complete și riguros administrate face posibilă exercitarea controlului de legalitate și a controlului disciplinar de către autoritățile competente, contribuind la transparența activității notariale și la consolidarea încrederii publicului în instituția notarului. În lipsa înregistrării, actul sau dosarul rămâne în sfera unei evidențe pur private, lipsită de integrarea necesară într-un sistem oficial de conservare și verificare.

În acest context, problematica asigurării continuității evidențelor notariale în momentele de transformare a formei de exercitare a profesiei, respectiv trecerea de la biroul individual la societatea profesională ori revenirea la forma individuală, dobândește o relevanță juridică și funcțională deosebită. În practică, dificultatea nu este una teoretică: ea apare în momentul în care trebuie decis dacă registrul aflat în curs se închide sau dacă numerotarea continuă sub noua formă de exercitare.

Demersul urmărește identificarea soluției compatibile cu principiile continuității serviciului public, securității juridice și unității fondului arhivistic, precum și formularea unor observații privind necesitatea uniformizării practicii profesionale.

I. Cadrul juridic al organizării activității notariale

Activitatea notarială este caracterizată prin stabilitate, chiar dacă forma concretă de organizare profesională poate fluctua din rațiuni economice, administrative sau logistice. Tocmai această dihotomie între constanța funcției și variabilitatea configurației organizatorice generează, în practică, interpretări neunitare, în special cu privire la regimul registrelor, al arhivei și al obligațiilor administrative în perioadele de tranziție.

Formele de exercitare a funcției de notar public

Potrivit art. 4 din Legea nr. 36/1995 a notarilor publici și a activității notariale, notarul public își exercită funcția fie în cadrul unui birou individual notarial, fie în cadrul unei societăți profesionale notariale. Această opțiune legislativă consacră pluralitatea formelor de organizare a profesiei, menținând însă unitatea funcției exercitate.

Biroul individual notarial reprezintă forma clasică și originară de exercitare a profesiei, în care activitatea este desfășurată de un singur notar public, titular al biroului, acesta asumând în mod direct atât responsabilitatea profesională, cât și pe cea administrativă privind gestionarea registrelor, arhivei și personalului auxiliar. În această structură, identitatea dintre titularul funcției și titularul organizării administrative este deplină, ceea ce facilitează delimitarea responsabilităților și stabilitatea registraturii și arhivei notariale.

Societatea profesională notarială constituie, în schimb, expresia cooperării profesionale dintre doi sau mai mulți notari publici care decid să își unească resursele materiale, logistice și administrative în vederea exercitării profesiei sub o denumire comună. Asocierea nu afectează independența profesională a notarilor și nici caracterul personal al răspunderii pentru actele instrumentate, ci privește exclusiv cadrul organizatoric în care serviciul public notarial este prestat. Din această perspectivă, societatea profesională notarială nu trebuie analizată după logica unei persoane juridice de drept comun, ci ca formă profesională de organizare a exercitării funcției notariale, cu finalitate administrativă, fiscală și logistică.

Această calificare juridică este relevantă în materia evidențelor notariale. Dacă funcția publică rămâne atașată notarului ca titular al învestirii legale, rezultă că drepturile și obligațiile profesionale, inclusiv cele privind păstrarea registrelor și conservarea arhivei, nu se transferă către o entitate distinctă, ci se exercită prin intermediul formei asociative.

Asocierea și încetarea asocierii notarilor publici

Regimul asocierii este detaliat de art. 19 din Legea nr. 36/1995, care consacră principiul potrivit căruia notarul public nu își pierde, prin asociere, dreptul la biroul notarial individual. Norma evidențiază caracterul funcțional și reversibil al asocierii: notarul intră într-o structură comună fără a-și pierde identitatea profesională proprie.

Procedura constituirii, modificării sau încetării asocierii este supusă controlului exercitat de Camerele Notarilor Publici, UNNPR și Ministerul Justiției, tocmai pentru a garanta continuitatea serviciului public și integritatea arhivei profesionale. Intervenția autorităților competente nu are, așadar, un caracter pur formal, ci exprimă exigența protejării interesului public inerent profesiei notariale.

În practică, transformarea unui birou individual în societate profesională sau încetarea asocierii generează dificultăți privind continuitatea registrelor, identificarea creatorului și regimul custodiei documentelor. Aceste dificultăți sunt amplificate de tendința de a suprapune regulile fiscal-contabile peste logica specifică activității notariale.

În acest context, contractul de societate profesională dobândește o importanță aparte. Dincolo de elementele clasice referitoare la sediu, denumire, durata asocierii, aporturile și regulile de funcționare internă, acesta trebuie să reglementeze în mod normal și aspectele legate de gestiunea evidențelor și a arhivei. Absența unor asemenea prevederi poate genera dificultăți practice semnificative: dubla evidență, suprapunerea numerotărilor, incertitudini privind localizarea arhivei.

În concluzie, analiza normelor referitoare la formele de exercitare a profesiei relevă faptul că biroul individual și societatea profesională nu reprezintă realități juridice antagonice, ci modalități alternative de organizare a aceleiași funcții publice. De aceea, cadrul juridic al organizării activității notariale trebuie interpretat prin prisma principiului continuității funcției publice notariale, potrivit căruia schimbările structurale nu ar trebui să producă discontinuități administrative susceptibile să afecteze securitatea juridică.

II. Transformarea formei de exercitare a profesiei ca mecanism de continuitate administrativă

Transformarea formei de exercitare a profesiei notariale este guvernată de principiul continuității activității și al neîntreruperii serviciului public notarial. Această concepție își găsește consacrarea expresă în art. 48 din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995, text care instituie regula non-lichidării în ipoteza schimbării formei de organizare profesională. Potrivit acestei norme, transformarea nu atrage lichidarea evidențelor notariale, a procedurilor aflate în curs, a arhivei ori a evidențelor financiar-contabile.

Textul este important nu atât prin ceea ce detaliază, cât prin premisa de la care pornește. Legiuitorul consideră că forma de exercitare reprezintă doar cadrul organizatoric al unei funcții publice care rămâne, în substanță, aceeași. Cu alte cuvinte, structura administrativă se poate modifica, însă activitatea de autoritate publică exercitată de notar își păstrează identitatea funcțională, iar efectele juridice deja produse nu pot fi afectate de simple reorganizări interne.

În consecință, transformarea trebuie să opereze ca o succesiune funcțională a obligațiilor administrative aferente exercitării profesiei, fără reînregistrarea artificială a dosarelor sau întreruperea evidențelor aflate în curs.

Această continuitate este indispensabilă pentru protejarea securității juridice a cetățenilor. În lipsa ei, orice modificare organizatorică ar putea afecta procedurile pendinte și ar genera dificultăți privind identificarea și trasabilitatea actelor și chiar costuri suplimentare. Spre exemplu, într-o procedură succesorală aflată în curs sau într-un dosar de divorț notarial aflat în termenul legal de reflecție, transformarea biroului individual în societate profesională nu trebuie să determine reînregistrarea cauzei, renumerotarea dosarului, ori reluarea actelor procedurale. Dosarul trebuie să își păstreze identitatea administrativă și traseul procedural, indiferent dacă antetul se modifică din „BIN X” în „SPN X & Y”. În aceste situații, părțile nu percep reorganizarea biroului ca pe un eveniment juridic relevant pentru procedura lor pentru că ele se așteaptă ca dosarul să continue firesc, fără un nou număr și fără reluarea formalităților deja îndeplinite.

Prin urmare, succesiunea neîntreruptă a evidențelor nu constituie doar o exigență tehnică de registratură, ci o garanție directă a continuității serviciului public notarial.

III. Natura juridică a transformării formei de exercitare și impactul asupra registrelor

Problema centrală generată de transformarea formei de exercitare privește regimul registrelor și al arhivei notariale. Practica profesională a evidențiat existența unor soluții diferite, nu întotdeauna armonizate cu spiritul normelor menționate în capitolul anterior.

O primă soluție, pe care o apreciem ca fiind mai compatibilă cu principiul continuității, constă în menținerea registrelor existente și continuarea acestora sub noua formă de organizare, cu consemnarea expresă a modificării într-un proces-verbal de tranziție. Un asemenea înscris ar trebui să indice temeiul reorganizării, data producerii efectelor, componența noii structuri și persoanele responsabile de preluarea evidențelor și arhivei. Avantajul acestei soluții constă în păstrarea coerenței cronologice a numerotării, a trasabilității actelor și a unității fondului arhivistic.

O a doua abordare presupune închiderea registrelor aflate în uz și deschiderea unor registre noi în cazul transformării formei de exercitare. În practică, această soluție derivă din suprapunerea regulilor fiscale peste cele profesionale și arhivistice. Trecerea de la un birou individual la o societate profesională atrage modificări fiscale, respectiv radierea vechiului cod de identificare fiscală și atribuirea unuia nou. Din dorința de a alinia perfect înregistrările contabile cu producția de acte notariale, mulți practicieni consideră că „închiderea” fiscală a vechii entități trebuie urmată, simetric, de „închiderea” registrelor profesionale.

Această abordare poate conduce însă la suprapunerea dimensiunii economice a organizării profesionale peste regimul specific al evidențelor aferente funcției notariale. Deși creează o delimitare aparent clară între cele două etape organizatorice, ea produce unele dificultăți practice și juridice.

În primul rând, conduce la segmentarea evidențelor, deși activitatea materială și funcția exercitată continuă fără întrerupere. În al doilea rând, complică identificarea actelor și verificarea istoricului documentar, mai ales în cazul procedurilor începute anterior reorganizării. În al treilea rând, crește riscul erorilor de transfer, al suprapunerilor de numerotare sau al omisiunilor privind documentele aflate în circuit.

Și din perspectivă arhivistică, această soluție poate intra în conflict cu principiul unității fondului, potrivit căruia documentele rezultate din activitatea aceleiași funcții trebuie păstrate într-o structură coerentă, capabilă să reflecte continuitatea creatorului.

Pericolul duplicării numerelor de înregistrare

Una dintre cele mai serioase obiecții față de practica închiderii registrelor în cursul aceluiași an calendaristic privește riscul duplicării numerelor de înregistrare sau de autentificare.

În activitatea notarială, unicitatea numărului atribuit fiecărui act reprezintă o condiție esențială a identificării sale certe și a trasabilității în circuitul juridic.

În practică, au existat situații în care identificarea unui act autentic în arhivele păstrate la nivelul Camerei a fost îngreunată de faptul că notarul instrumentator funcționase, în același an, în cadrul a trei birouri sau forme asociative succesive. Deși actul era indicat prin numele notarului, numărul și anul autentificării, localizarea lui a presupus verificarea separată a mai multor evidențe și reconstituirea perioadelor de asociere. Exemplul confirmă că fragmentarea registrelor poate genera, în timp, dificultăți concrete de identificare, chiar și atunci când actul este menționat prin repere aparent suficiente.

În ipoteza fragmentării registrelor, se poate ajunge la situația în care același notar public emite, în cursul aceluiași an, două acte/proceduri distincte purtând același număr, unul instrumentat anterior transformării, în cadrul biroului individual, iar celălalt ulterior, în cadrul societății profesionale. Deși, formal, cele două acte, spre exemplu nr. 100/2026, ar proveni din structuri organizatorice diferite, în practică ele ar fi asociate aceleiași persoane investite cu autoritate publică, aceluiași sediu profesional sau aceleiași continuități funcționale.

O asemenea situație poate genera dificultăți din perspectiva exigențelor securității juridice. În numeroase contexte practice, actele notariale sunt identificate prin elemente sumare: numele notarului public, numărul actului și data emiterii. Instituțiile publice inclusiv ANCPI și persoanele private nu operează întotdeauna cu informații suplimentare privind forma exactă de organizare existentă la data autentificării. În aceste condiții, existența a două acte purtând aceeași referință numerică poate genera incertitudine, întârzieri administrative și dificultăți în identificarea înscrisului autentic vizat, precum refuzul ANCPI de a procesa cererile de înscriere în Cartea Funciară din cauza imposibilității identificării unice și certe a actului notarial în baza triadei nume notar/număr/an. Totodată, în plan procesual, existența a două acte autentice diferite purtând același număr în cadrul aceluiași an calendaristic ar vulnerabiliza grav forța probantă a documentelor, transformând actul notarial dintr-o garanție a securității juridice într-o sursă de ambiguitate și confuzie în fața instanțelor de judecată. În practică, dificultatea apare mai ales atunci când cererea de înscriere sau verificare circulă fără întregul context administrativ al biroului, iar autoritatea verificatoare operează doar cu datele minime înscrise în act.

Prin urmare, menținerea unei evidențe unice și continue pentru întregul an calendaristic apare drept soluția cea mai sigură pentru garantarea identificării clare și neechivoce a fiecărui act notarial.

Creșterea volumului de muncă și a riscului de erori

Închiderea și redeschiderea registrelor în cursul anului nu produce doar inconveniente teoretice, ci generează un impact administrativ considerabil asupra funcționării biroului notarial. Personalul este obligat să efectueze operațiuni suplimentare, adesea pur formale, care consumă timp și resurse fără a aduce un beneficiu real pentru activitatea biroului.

Astfel, transformarea organizatorică ar presupune închiderea scriptică a registrelor existente la data asocierii sau a încetării asocierii, deschiderea unor registre noi, reconfigurarea circuitelor interne de lucru și, uneori, reînregistrarea dosarelor aflate deja în curs de soluționare. Procedurile succesorale pendinte, dosarele de divorț notarial sau alte lucrări ar trebui transferate artificial între două sisteme de evidență distincte, deși în realitate activitatea continuă fără întrerupere. În mod inevitabil, crește riscul omiterii unor mențiuni obligatorii, al transcrierii eronate a numerelor de înregistrare, al inversării datelor ori al plasării greșite a documentelor în arhivă. În plus, volumul suplimentar de muncă administrativă reduce timpul disponibil pentru activitatea profesională propriu-zisă.

În locul unei evidențe lineare și coerente, apar două sau mai multe secvențe documentare care trebuie corelate permanent, obligând personalul să consulte registre paralele pentru aceeași perioadă calendaristică. Această dublă verificare crește riscul de interpretări diferite în activitatea curentă.

Îngreunarea activității de control și raportare

Discontinuitatea evidențelor produce efecte negative și asupra obligațiilor externe ale notarului public. Activitatea notarială presupune raportări periodice către structurile profesionale competente, precum și comunicarea de date către registrele naționale unice gestionate la nivelul profesiei. În prezența unor evidențe fragmentate, întocmirea situațiilor statistice devine mai dificilă. Datele trebuie separate pe perioade corespunzătoare vechii și noii forme de organizare, apoi reunificate pentru raportările anuale.

Această separare artificială poate genera inadvertențe și în cadrul controalelor profesionale atunci când inspectorii trebuie să poată urmări traseul fiecărui act, de la înregistrare până la arhivare, într-o manieră clară și logică. În schimb, registrele succesive deschise în același an obligă la corelarea permanentă a mai multor serii, ceea ce consumă timp și poate ascunde mai ușor omisiuni materiale.

IV. Analiza din perspectiva principiilor arhivistice fundamentale

Problematica continuității evidențelor notariale trebuie analizată atât din perspectiva normelor profesionale notariale, cât și din perspectiva dreptului arhivistic. Fiind parte a Fondului Arhivistic Național și fiind supuse obligațiilor de organizare, conservare și accesibilitate prevăzute de Legea nr. 16/1996, evidențele notariale trebuie gestionate astfel încât transformarea formei de exercitare să nu genereze rupturi documentare. În susținerea acestei concluzii pot fi invocate următoarele principii și standarde arhivistice:

principiul respectului față de fond (unitatea fondului) impune păstrarea împreună a documentelor produse de aceeași funcție notarială, astfel încât schimbările organizatorice să nu genereze fragmentarea artificială a arhivei;
principiul provenienței presupune că identitatea creatorului documentelor este dată de funcția și competența notarială exercitată, nu exclusiv de denumirea administrativă a biroului sau formei asociative;
principiul custodiei neîntrerupte garantează autenticitatea și credibilitatea actelor notariale prin menținerea unui lanț continuu și verificabil de responsabilitate asupra documentelor;
principiul integrității fondului și al ordinii originale impune conservarea registrelor și documentelor în structura și succesiunea în care au fost create, pentru a păstra coerența și lizibilitatea activității notariale;
principiul teritorialității justifică menținerea arhivei notariale în circumscripția în care activitatea a fost desfășurată, pentru a conserva legătura documentelor cu comunitatea și spațiul lor de origine;
standardele arhivistice internaționale ISAD(G), ISAAR(CPF) și abordarea contextuală promovată de RiC (Records in Contexts) permit descrierea reorganizărilor, succesiunilor și relațiilor de continuitate dintre entități arhivistice, fără ca simpla modificare a formei organizatorice să impună, în mod necesar, fragmentarea fondului.

Considerații privind identificarea creatorului arhivistic în materia activității notariale

Una dintre dificultățile centrale pe care le ridică analiza continuității evidențelor notariale în ipoteza transformării formei de exercitare a profesiei privește determinarea exactă a creatorului arhivistic. În practică, există tendința de a identifica în mod exclusiv creatorul documentelor cu denumirea administrativă sub care funcționează structura profesională la un moment dat, respectiv birou individual notarial sau societate profesională notarială, însă această abordare riscă să reducă fenomenul arhivistic la expresia sa formală și să ignore realitatea juridică substanțială a activității desfășurate.

În teoria arhivistică, creatorul fondului este entitatea care generează documentele în exercitarea atribuțiilor sale, iar identitatea acestuia se stabilește prin raportare la competența exercitată, la continuitatea funcțională și la rolul instituțional îndeplinit.

Specific activității notariale este faptul că documentele nu sunt produse de o structură administrativă autonomă în sens clasic, ci de notarul public învestit de stat să exercite o funcție de autoritate publică. Forma de organizare profesională reprezintă cadrul material și logistic al exercitării acestei competențe, fără a absorbi ori substitui titularul funcției.

Din această perspectivă, creatorul documentelor notariale nu poate fi identificat exclusiv cu biroul individual sau cu societatea profesională ca simple denumiri organizatorice succesive, ci trebuie raportat la activitatea notarială însăși, exercitată în mod continuu de notarul public ori de notarii asociați în limitele competenței conferite de lege. Schimbarea antetului, a formei fiscale sau a modalității de organizare internă nu modifică natura atribuțiilor exercitate și nici scopul public al activității desfășurate.

În contextul în care, nașterea unui fond nou presupune, în mod firesc, apariția unui creator distinct ori a unei activități substanțial diferite, apreciem că, în lipsa unei rupturi funcționale reale, multiplicarea fondurilor notariale poate avea un caracter artificial și poate îngreuna reconstituirea continuității activității.

Caracterul preponderent formal al schimbării denumirii administrative este cel mai bine evidențiat în situațiile întâlnite frecvent în practica Camerei Notarilor Publici București, cum ar fi cazul unei societăți profesionale care trece de la denumirea „SPN X și Y” la „SPN X Y”. Deși componența nominală a notarilor asociați și funcția publică exercitată rămân identice, o interpretare strict formală ar putea conduce la fragmentarea activității în două fonduri distincte, ignorând faptul că identitatea creatorului substanțial nu a suferit nicio modificare. Într-un astfel de scenariu, devine evident că evidențele profesionale trebuie să traverseze bariera denumirii fără a fi fragmentate, asigurând trasabilitatea neîntreruptă a actelor în circuitul civil și respectând principiul unității fondului arhivistic.

În aceeași ordine de idei, caracterul artificial al multiplicării fondurilor este demonstrat de ipoteza extinderii unei societăți profesionale prin cooptarea unui nou asociat. Dacă în cadrul „SPN X”, compusă inițial din trei notari, intervine asocierea celui de-al patrulea fără schimbarea denumirii, ar fi dificil de justificat, din perspectivă juridică și arhivistică, concluzia că a luat naștere un nou fond, câtă vreme structura instituțională, sediul și masa documentară rămân aceleași. Într-o astfel de situație, soluția conformă standardelor ISAD(G) și ISAAR(CPF) nu este secționarea arhivei, ci reflectarea modificării de componență ca un eveniment în istoricul administrativ al aceluiași creator, menținând neîntreruptă succesiunea registrelor pentru a garanta trasabilitatea actelor și securitatea circuitului civil.

O altă opinie indica prevederile art. 37 din vechiul Regulament de punere în aplicare a legii notarilor pentru a justifica existența a două fonduri arhivistice distincte. Însă, privit în ansamblu, textul legislativ consacra exact contrariul: continuitatea și integritatea arhivei.

Mențiunea de la alin. (2) conform căreia evidențele se țin în „partidă comună” reprezenta recunoașterea juridică a faptului că documentele nu aparțin individual notarilor, ci structurii profesionale sub care aceștia își exercită funcția. Arhivistic, „partida comună” exclude posibilitatea fragmentării fondului, deoarece fluxul documentar este unul singur, neîntrerupt și indivizibil pe durata asocierii. Dispoziția stabilea că arhiva „va rămâne notarului public care își continuă activitatea în acel sediu” și nu reglementa încetarea unui fond și nașterea altuia, ci mecanismul de transmitere a custodiei neîntrerupte. Faptul că era indicat un succesor clar pentru întreaga arhivă demonstra voința legiuitorului de a menține integritatea documentelor în proximitatea locului de creare.

Deși textul de la alin. (1) subliniază că fiecare notar răspundea individual pentru actele sale, această obligație profesională nu trebuie confundată cu gestiunea arhivistică. Răspunderea viza validitatea actului, în timp ce arhiva (partida comună) privește memoria instituțională a serviciului public, care rămânea unitară indiferent de modificările în componența asociaților.

Art. 37 nu menționează nicăieri necesitatea închiderii registrelor sau crearea unui nou inventar la schimbarea formei de organizare, ci se concentrează pe stabilitatea arhivei la sediul profesional, confirmând astfel principiul ordinii originale. O interpretare care ar conduce la secționarea acestui ansamblu unitar în două fonduri distincte, exclusiv ca urmare a modificării formei de exercitare, ar reduce semnificația practică a conceptului de partidă comună și ar ignora obligația de menținere a custodiei neîntrerupte prevăzută de același text legal.

Nu trebuie omis și faptul că, specificul organizării în cadrul societății profesionale notariale conferă arhivei o dimensiune suplimentară de unitate: mapele de arhivă sunt constituite la nivelul societății, reunind actele întocmite de toți notarii asociați, iar nu distinct, pe fiecare notar în parte. Această modalitate de organizare confirmă că evidențele și registrele sunt atașate structurii profesionale, nu persoanei individuale a notarului, ceea ce justifică regula continuității lor și exclude, în principiu, necesitatea închiderii registrelor la simpla modificare a componenței asociaților sau la reorganizarea internă a societății.

V. Perspective comparative europene

Analiza dreptului comparat în statele aparținând familiei notariale latine evidențiază o orientare comună: stabilitatea activității notariale este asigurată prin continuitatea funcției publice, iar nu prin rigiditatea formelor organizatorice. În Franța, Spania, Italia și alte sisteme europene de tradiție latină, modificările privind modalitatea de exercitare a profesiei sunt tratate, în principiu, ca reorganizări administrative ale aceleiași activități notariale, fără afectarea continuității registrelor și a arhivelor.

Această abordare se întemeiază pe ideea că arhiva notarială nu aparține, în sens substanțial, unei structuri organizatorice temporare, ci funcției publice exercitate de notar. Registrele și minutele actelor sunt concepute ca instrumente ale securității juridice și ale memoriei instituționale, motiv pentru care continuitatea lor trebuie menținută indiferent de schimbările de asociere sau reorganizare.

În Franța, transformarea structurilor profesionale este o realitate curentă, reglementată recent prin Decretul nr. 2024-873.34. Notarii francezi pot trece de la forma de Societate Civilă Profesională (SCP) la Societatea de Exercitare Liberală (SEL), proces ce implică adesea o schimbare de regim fiscal, dar care păstrează neafectată continuitatea „minutelor” și a registrelor. Reglementarea franceză confirmă ideea neutralității transformării față de continuitatea activității, în sensul că modificarea formei societare nu este tratată ca o întrerupere a lanțului de autenticitate și custodie documentară.

În Italia, jurisprudența și reglementările fiscale recente (cum este Risposta nr. 85/2026 a Agenției Veniturilor) confirmă principiul continuității în cazul transformării birourilor asociate în Societăți între Profesioniști (STP). Sub aspect civil, articolul 2498 din Codul Civil italian stipulează că subiectul rezultat din transformare conservă drepturile și obligațiile și continuă toate raporturile juridice ale entității anterioare.

În Spania, regimul protocolului notarial este considerat „indivizibil”. Notarii spanioli au obligația strictă de custodie a tuturor documentelor semnate în fața lor, iar digitalizarea sistemului spaniol a fost concepută tocmai pentru a întări această continuitate. Crearea „Copiilor Autorizate Electronice” și a „Indexului Unic Informatizat” asigură că, indiferent de schimbările organizatorice, fiecare act rămâne perfect trasabil într-o bază de date națională, eliminând riscurile legate de pierderea contextului documentar.

La nivel european, dezvoltarea registrelor interconectate și a platformelor de cooperare profesională întărește argumentul continuității documentare. Într-un spațiu juridic bazat pe interoperabilitate și circulația securizată a informației, fragmentarea artificială a registrelor poate afecta exigențele de claritate, unicitate și previzibilitate asociate securității juridice.

Perspectiva comparativă confirmă, astfel, că transformarea formei de exercitare a profesiei nu trebuie să producă rupturi documentare, ci să se realizeze cu păstrarea continuității registrelor și a trasabilității actelor notariale.

VI. Soluții de uniformizare: procesul-verbal de tranziție și evidențele distincte

Pentru eliminarea divergențelor de interpretare, soluția practică adecvată constă în consemnarea momentului transformării formei de exercitare printr-un proces-verbal de tranziție inserat în registrele aflate în curs de utilizare. Acest document nu trebuie conceput ca un act de lichidare a vechii forme organizatorice, ci ca un instrument de certificare administrativă a continuității gestiunii. Procesul-verbal ar trebui să consemneze cel puțin următoarele elemente:

ultima înregistrare efectuată sub vechea formă de exercitare (de exemplu, birou individual notarial);
data și, după caz, ora producerii tranziției;
numărul următor în ordine cronologică de la care activitatea continuă sub noua formă organizatorică;
denumirea completă a noii entități profesionale;
temeiul juridic al transformării (ordin de asociere/dezasociere, licență de funcționare etc.);
identitatea persoanelor responsabile de preluarea gestiunii registrelor și arhivei;
semnăturile notarilor implicați și, dacă este cazul, ale personalului desemnat.

Prin utilizarea acestui mecanism, numerotarea actelor se menține neîntreruptă de la începutul până la sfârșitul anului calendaristic, asigurându-se ordinea cronologică, unicitatea identificării și trasabilitatea deplină a fiecărui act. Modificarea antetului actelor sau a elementelor exterioare de identificare profesională nu afectează astfel continuitatea internă a evidențelor, iar legătura dintre cele două etape organizatorice rămâne documentată în mod expres.

Totodată, se impune separarea clară dintre evidența fiscal-contabilă și evidența profesional-arhivistică. Cele două concepte necesită o tratare separată prin prisma celor două tipuri de evidențe paralele, dar independente ale biroului notarial:

evidența fiscal-contabilă (facturarea și jurnalele) privește strict latura economică a profesiei. Factura, chitanța și registrele de încasări și plăți sunt guvernate de Codul Fiscal. Este firesc și obligatoriu ca de la data înființării noii forme de organizare (noului CIF), să se deschidă o nouă plajă de numerotare pentru documentele financiar-contabile;
evidența profesional-arhivistică (Registrul General Notarial, Registrul de Succesiuni etc.) privește exercițiul autorității de stat și memoria circuitului civil, fiind guvernată de Legea nr. 36/1995 și Legea nr. 16/1996. Subliniem faptul că identitatea actului notarial rezidă în funcția publică, nu în vectorul fiscal al acestuia.

Prin urmare, modificarea codului de identificare fiscală justifică deschiderea unei noi serii pentru documentele contabile, însă nu constituie, prin ea însăși, un argument suficient pentru fragmentarea registrelor profesionale.

Spre un posibil Registru Național Electronic Unic

Analiza dificultăților practice generate de transformarea formelor de exercitare a profesiei relevă, în fond, o limitare inerentă a sistemului actual de evidență: caracterul său descentralizat și ancorat în suportul material local. Atât timp cât numărul de înregistrare al unui act este generat la nivelul fiecărui birou în parte, condiționat de niște registre fizice sau de un soft local de registratură, riscul fragmentării și al suprapunerilor de numerotare va persista la fiecare modificare a arhitecturii administrative (BIN/SPN).

Având în vedere exemplul „Ink to Cloud” și direcția europeană de digitalizare accelerată, o soluție sigură pentru eliminarea acestor dileme de tranziție o poate constitui implementarea unui Registru Național Electronic Unic (RNEU).

Într-o asemenea arhitectură digitală, gestionată centralizat la nivelul UNNPR, generarea numărului de înregistrare și de autentificare nu ar mai fi un proces intern al biroului, ci un atribut exclusiv al sistemului central. Fiecărui act i s-ar aloca, în momentul salvării sau semnării electronice de către notar, un număr unic de înregistrare notarială, generat algoritmic, valabil la nivel național și imposibil de duplicat.

Această schimbare de paradigmă ar reduce semnificativ dificultățile de tranziție din următoarele considerente fundamentale:

Decuplarea definitivă a funcției publice de forma organizatorică

Sistemul electronic centralizat ar recunoaște și ar valida credențialele notarului public (identitatea sa profesională, certificatul calificat de semnătură electronică), și nu denumirea biroului. În ipoteza în care un notar își schimbă forma de exercitare din BIN în SPN, profilul său digital din RNEU ar fi pur și simplu actualizat cu noile date fiscale și denumirea societății (ca simple elemente de metadata). Însă, fluxul generării numerelor de act ar continua natural, trasabilitatea fiind asigurată de identitatea digitală a notarului, nu de codul fiscal al entității. Discuția despre „închiderea” și „deschiderea” registrelor ar fi, în mare măsură, depășită printr-un mecanism centralizat de identificare.

Consolidarea securității juridice și eliminarea riscului de duplicare

Generarea centralizată ar elimina, prin mecanismul unic de alocare a numerelor, posibilitatea ca două acte emise în același an, de către același notar (dar sub forme de organizare diferite), să poarte același număr de autentificare. Autoritățile statului (ANCPI, ANAF, instanțe) și cetățenii nu ar mai trebui să coreleze numărul actului cu forma de organizare, deoarece numărul național unic ar fi suficient pentru a interoga baza de date și a confirma autenticitatea și trasabilitatea documentului.

Interoperabilitatea nativă și trasabilitatea arhivistică în timp real

Un Registru Național Electronic Unic ar transforma conceptul de arhivare dintr-o obligație statică (depozitarea fizică) într-un proces dinamic. În eventualitatea suspendării, asocierii, dezasocierii sau încetării activității unui notar, sistemul ar permite identificarea imediată a locului în care se află documentul electronic original, cine l-a instrumentat și care este parcursul său istoric. Predarea arhivei între foști asociați nu ar mai presupune transferul material al unor registre închise (poate) intempestiv, ci doar alocarea unor noi drepturi de acces (custodie) în cadrul platformei centrale.

Evoluția tehnologică și digitalizarea activității notariale nu modifică esența funcției notariale, ci accentuează necesitatea unor evidențe continue, interoperabile și stabile. Implementarea RNEU nu ar contrazice principiile notariatului latin, ci ar putea constitui o modalitate tehnologică de consolidare a acestora. O astfel de reformă de lege ferenda ar face ca forma administrativ-fiscală a biroului să fie tratată ca un vehicul organizatoric și economic, fără a afecta fides publica și continuitatea memoriei juridice, care ar fi susținute de o infrastructură națională unitară, sigură și verificabilă.

Concluzii

Analiza cadrului normativ actual conduce la concluzia că transformarea formei de exercitare a profesiei notariale nu semnifică încetarea activității, ci o evoluție funcțională a aceleiași structuri de exercitare a autorității publice.

Practica închiderii registrelor răspunde unei logici administrative și fiscale, însă această logică nu ar trebui transferată automat asupra registrelor profesionale, care îndeplinesc o funcție distinctă de evidență juridică, arhivistică și de control.

Dintre soluțiile posibile, continuarea registrelor, cu menținerea numerotării și consemnarea tranziției prin proces-verbal, apare drept opțiunea cea mai compatibilă cu principiile continuității serviciului public, securității juridice și unității fondului arhivistic.

Se impune, prin urmare, consacrarea explicită a acestei orientări, fie prin completarea cadrului normativ existent, fie prin adoptarea unor instrucțiuni metodologice unitare la nivel profesional, care să reglementeze consemnarea tranziției, continuitatea numerotării și custodia arhivei.

Bibliografie

I. Izvoare normative

Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, republicată.

Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată.

Décret n° 2024-873 du 14 août 2024 relatif à l’exercice en société de la profession de notaire disponibil pe portalul Légifrance https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000050101308.

Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995.

II. Literatură arhivistică și managementul documentelor

Arhivele Naționale ale României, Norme tehnice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice.

Couture, Carol, Rousseau, Jean-Yves, The Life of a Document: A Global Approach to Archives and Records Management, Montréal: Véhicule Press, 1987 disponibil la https://archive.org/details/lifeofdocument00cout.

Doherty, Teresa, Who, What, When, Why? ISAAR(CPF) – The Forgotten Standard?, Viena, 2004, disponibil la http://public.bacs.daisy.websds.net/pdffiles/articles/87031.pdf.

Duranti, Luciana, Diplomatics: New Uses for an Old Science în „Archivaria” 28 (Summer 1989, disponibil la https://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/download/11567/12513/13218.

International Council on Archives (ICA), Committee on Best Practices and Standards, Report to SAA Description Section, 2008, August disponibil la https://www2.archivists.org/sites/all/files/ICACBPS08.pdf.

International Council on Archives (ICA), Expert Group on Archival Description – EGAD, Records in Context (RiC), disponibil la https://www.ica.org/ica-network/expert-groups/egad/records-in-contexts-ric/.

Millar, Laura, Archives: Principles and Practices, New York: Neal-Schuman Publishers, 2010 disponibil la https://archive.org/details/archivesprincipl0000mill.

Pearce-Moses, Richard, A Glossary of Archival and Records Terminology, The Society of American Archivists, Chicago, Library of Congress Cataloging-in-Publication Data, 2005 disponibil https://files.archivists.org/pubs/free/SAA-Glossary-2005.pdf.

Schellenberg, Theodore. R., Modern Archives: Principles and Techniques, [Chicago]: University of Chicago Press, 1975 disponibil la https://archive.org/details/modernarchivespr0000sche.

Snyder, Karli, History of Archival Theory – A Brief History of Archives and Archival Practices, în „Metahistory”, disponibil la https://unm-historiography.github.io/metahistory/essays/thematic/archival-theory.html.

Society of American Archivists, International Standard Archival Description (General) [ISAD(G)] disponibil la https://www2.archivists.org/groups/standards-committee/international-standard-archival-description-general-isadg (în traducere, 2008, volum realizat cu sprijinul Camerei Notarilor Publici București).

Society of American Archivists, International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families [ISAAR(CPF)] disponibil la https://www2.archivists.org/groups/standards-committee/international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families-isaarcpf.

III. Studii și surse comparative

Da studio professionale a Stp: ritenute eccedenti compensabili – Fisco Oggi, disponibil la https://www.fiscooggi.it/portale/-/da-studio-professionale-a-stp-ritenute-eccedenti-compensabili.

Déclaration de transformation de structure sociale|OPM – Officiers publics ou ministériels, disponibil la https://opm.justice.gouv.fr/content/d%C3%A9claration-de-transformation-de-structure-sociale.

Décrets 2024 et exercice en société des professions juridiques et judiciaires : une codification à droit constant et quelques apports disponibil la https://www.village-justice.com/articles/structures-exercice-des-professions-juridiques-judiciaires-quelles-nouveautes,50647.html.

El Protocolo Notarial. Corporalindad. Contenido. Valores. Ars Notarie, Colegio de Escribanos, disponibil la https://www.colegio-escribanos.org.ar/biblioteca/cgi-bin/ESCRI/ARTICULOS/39271.pdf.

Interpello: Trasformazione di un’associazione professionale in STP – Riattribuzione delle ritenute da parte degli associati in favore dell’associazione e utilizzo delle stesse da parte della STP – Articoli 22 e 177bis del TUIR (risposta n. 85) disponibil la https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/20143/9761612/Risposta+n.+85_2026/df4c9591-b19a-1524-61b4-5cd18788f575.

La trasformazione di associazioni professionali in società tra professionisti disponibil la https://www.dirittoeconomiaimpresa.it/Article/Archive/index_html?ida=681&idn=57&idi=-1&idu=-1.

Lima, Jesús Benavides (notar în Barcelona), ¿Sabías que… los notarios custodian siempre todos los documentos notariales que se firman ante ellos?, disponibil la https://www.jesusbenavides.es/blog/sabias-que-los-notarios-custodian-los-documentos-notariales.

Notaires: du changement pour l’exercice en société disponibil la https://www.steco.fr/notaires-du-changement-pour-lexercice-en-societe/.

Real Decreto 45/2007, de 19 de enero, por el que se modifica el Reglamento de la organización y régimen del Notariado, aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944, disponibil la https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-1810.

Sistema Notarial, 3.1 Resoluciones dictadas durante el año 2020 en materia de actuación profesional, Resolución de 20 de enero de 2020 disponibil la https://www.mjusticia.gob.es/es/AreaTematica/DocumentacionPublicaciones/Documents/SISTNOT_2020.pdf.

Société civile professionnelle (SCP): ce qu’il faut savoir – Service Public Entreprendre, disponibil la https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F38404.

Trasformazione da associazione a STP: riattribuzione delle ritenute residue disponibil la https://www.quotidianopiu.it/dettaglio/15219450/trasformazione-da-associazione-a-stp-riattribuzione-delle-ritenute-residue.

Transformation de la SCP en SEL – L’expert comptable taxateur des Notaires, disponibil la https://not-compta.fr/prestations/developpement-etude-notariale/transformation-scp-en-sel/.

Trasformazione dell’associazione professionale in STP: le ritenute d’acconto eccedenti sono compensabili disponibil la https://www.ecnews.it/lavoro/imposte-contributi-e-premi/tassazione-e-redditi-di-lavoro/trasformazione-associazione-professionale-stp-ritenute-eccedenti-compensabili/.