Protejarea memoriei documentare
Septembrie 2026 

– Spațiul de arhivă: prevenție, protecție și intervenție

Cosmin Mihailovici, Directorul Direcției Arhivă

Evenimentele meteorologice severe din ultima perioadă au readus în atenție o vulnerabilitate care, în activitatea curentă a unei instituții, poate trece ușor în plan secund: condițiile în care este păstrată arhiva. Inundațiile produse în București la începutul lunii iulie 2026 au oferit două exemple elocvente. La Arhivele Naționale, apa a pătruns în Sala de studiu aflată la demisolul clădirii, afectând zeci de dosare și determinând închiderea temporară a acesteia.¹ În aceeași perioadă, și arhiva Federației Române de Fotbal, amplasată la subsolul Casei Fotbalului, a fost afectată de apă, presa relatând despre evacuarea și uscarea unor dosare și despre deteriorarea gravă a unor documente aflate pe rafturile inferioare.²

Deși diferite, cele două situații ne arată un lucru clar: un spațiu utilizat ani de zile fără incidente poate deveni vulnerabil într-un interval foarte scurt. Amplasarea arhivei la demisol sau subsol, traseul apei, capacitatea sistemelor de evacuare, poziția documentelor pe rafturi și rapiditatea intervenției pot face diferența dintre un incident limitat și pierderea unor documente. Riscurile nu sunt însă legate numai de apă, incendiu sau de starea clădirii. La fel de importante sunt modul în care sunt organizate evidența și accesul la documente, transferurile de arhivă, precum și păstrarea și protejarea informațiilor asociate acestora. De aceea, protejarea documentelor nu începe în momentul producerii unui incident, ci mult mai devreme.

Pentru un birou notarial, un astfel de dezastru înseamnă mult mai mult decât o pagubă materială. Documentele trebuie evacuate, identificate, uscate, curățate și, după caz, restaurate, fără a pierde legătura cu fondul din care provin. În același timp, trebuie menținută capacitatea de a răspunde solicitărilor persoanelor interesate, instanțelor și instituțiilor publice. Protejarea arhivei devine astfel o condiție a continuității serviciului și a protejării drepturilor dovedite prin documentele păstrate.

Informațiile din paginile următoare sunt ierarhizate pe trei niveluri. Cerințele obligatorii decurg din legislația arhivistică și notarială, în timp ce standardele și ghidurile tehnice oferă reperele de specialitate. În completare, măsurile prezentate sub formă de recomandări sau exemple constituie bune practici, menite să fie adaptate la particularitățile fiecărui birou notarial.

Arhiva notarială, o responsabilitate profesională distinctă

Arhiva creată și deținută în cadrul biroului notarial are un regim distinct de cel al documentelor administrative obișnuite. Arhiva este proprietatea statului, iar activitățile arhivistice notariale sunt de utilitate și de interes public. Valoarea arhivei este juridică, probatorie, administrativă și, pentru anumite categorii de documente, istorică, iar Uniunea, Camerele și birourile notariale au obligația de a-i asigura integritatea și de a aloca resursele necesare protejării și păstrării în condiții de siguranță. În caz de calamitate, care a afectat arhiva notarială sau a provocat dispariția unor acte, notarul public informează de îndată Camera, potrivit reglementării notariale. Totodată, potrivit normelor și recomandărilor arhivistice aplicabile creatorilor și deținătorilor de documente, situația de calamitate se comunică Arhivelor Naționale sau structurii teritoriale competente. Scopul nu este doar controlul instituțional, ci și obținerea rapidă de sprijin administrativ și consultanță de specialitate.

Documentele se organizează, inventariază, păstrează, utilizează, selecționează și, după caz, se transferă potrivit legislației arhivistice și notariale. Răspunderea legală a notarului trebuie susținută, în practică, de o împărțire clară a sarcinilor între persoanele care lucrează cu arhiva.

Responsabilul cu arhiva trebuie să aibă atribuții scrise, iar personalul care manipulează documente să cunoască atât regulile de evidență și confidențialitate, cât și primele măsuri în caz de incident. Prezența apei pe pardoseală, mirosul de umezeală, supraîncălzirea unei prize sau deformarea unui raft reprezintă nereguli care trebuie raportate imediat ce sunt observate.

Circuitul intern trebuie să indice cine primește alerta, cine poate autoriza accesul de urgență, cum sunt contactați administratorul clădirii și prestatorii și cine asigură înlocuirea persoanelor absente. Lista de contacte se păstrează într-o formă accesibilă care să nu necesite intrarea în depozit.

Periodic, atribuțiile, contactele și capacitatea de aplicare a planului trebuie verificate practic deoarece localizarea robinetului principal, a trusei de intervenție ori simularea evacuării unor cutii pot scoate la iveală blocaje pe care procedura scrisă nu le arată.

Alegerea și evaluarea spațiului destinat arhivei

Spațiul destinat arhivei nu reprezintă, în cazul biroului notarial, o simplă anexă funcțională a sediului. Existența și caracteristicile sale sunt legate de însăși posibilitatea desfășurării activității notariale. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 stabilește obligația creatorilor și deținătorilor de documente de a le păstra în condiții corespunzătoare, protejate împotriva distrugerii, degradării și sustragerii, iar pentru persoanele juridice prevede păstrarea acestora în spații special amenajate pentru arhivă. În cazul noilor construcții ale creatorilor și deținătorilor de arhivă, Legea nr. 16/1996 prevede că acestea sunt avizate de Arhivele Naționale sau de structurile teritoriale competente numai dacă sunt prevăzute spații pentru păstrarea documentelor.³

Reglementarea notarială acordă spațiului de arhivă o atenție deosebită. Potrivit Regulamentului de aplicare a Legii nr. 36/1995, sediul biroului notarial trebuie să cuprindă, între altele, „un spațiu de arhivă corespunzător, care să asigure securitatea și siguranța arhivei”. Mai mult, pentru emiterea avizului de funcționare de către Colegiul director al Camerei, în vederea eliberării licenței de funcționare, biroul notarial trebuie să dispună de cel puțin o încăpere destinată depozitării arhivei, care să corespundă legislației arhivistice.⁴ Așadar, existența unui spațiu de arhivă adecvat nu este o condiție care apare abia după acumularea documentelor, ci una avută în vedere încă de la începutul funcționării biroului notarial.

Această cerință înseamnă mai mult decât existența unei încăperi pe a cărei ușă scrie „Arhivă”. Regulamentul prevede că notarul public păstrează, de regulă, arhiva la sediul biroului, iar spațiul destinat păstrării acesteia trebuie să asigure conservarea documentelor împotriva distrugerii, degradării, aducerii în stare de neîntrebuințare, sustragerii sau abandonului și este avizat în acest scop de Colegiul director al Camerei. Prin urmare, evaluarea trebuie să privească efectiv condițiile spațiului, nu doar existența unei încăperi distincte. Importanța cerinței este confirmată și de faptul că reglementarea notarială califică păstrarea arhivei într-un spațiu necorespunzător sau impropriu volumului de activitate drept o situație de administrare defectuoasă a arhivei, pentru care Colegiul director al Camerei poate dispune măsuri concrete de remediere.

Amenajarea și întreținerea spațiului trebuie să respecte reguli tehnice clare. Un reper internațional important este ISO 11799:2024, standard privind cerințele pentru depozitarea pe termen lung a materialelor de arhivă și de bibliotecă. Acesta tratează amplasamentul, construcția și renovarea depozitelor, echipamentele necesare, condițiile de mediu și măsurile de siguranță, pornind de la evaluarea riscurilor și de la particularitățile materialelor păstrate.

În practica birourilor notariale, una dintre vulnerabilitățile care merită urmărite nu este doar existența formală a unui spațiu denumit „arhivă”, ci și verificarea periodică a condițiilor reale de păstrare. Un spațiu corespunzător la momentul avizării poate deveni, în timp, vulnerabil prin modificarea instalațiilor, creșterea volumului de documente sau schimbarea condițiilor din imobil.

Alegerea încăperii trebuie să pornească de la vulnerabilitățile construcției și de la posibilitatea păstrării documentelor în siguranță pe termen lung. Riscul seismic, apa freatică, apropierea de cursuri de apă ori de activități cu risc de incendiu, explozie sau poluare pot influența soluția.

Contează și vecinătățile: instalațiile sanitare, bucătăriile, centralele, ghenele tehnice ori conductele aflate deasupra sau lângă depozit pot crea riscuri greu de observat la o inspecție superficială. În același timp, spațiul se separă, pe cât posibil, de zonele cu public și circulație intensă.

Subsolurile și demisolurile pot găzdui arhive, dar cer o atenție sporită la infiltrații, refluxul canalizării, acumularea apei, umezeală și posibilitatea intervenției rapide. În schimb, podurile și mansardele sunt de evitat dacă nu au izolație și climatizare adecvate.

Ca regulă generală, camera de arhivă nu ar trebui traversată inutil de conducte sau instalații care pot genera apă, căldură ori fum. Tablourile electrice, centralele termice, rezervoarele, instalațiile sanitare și echipamentele cu risc de scurgere trebuie amplasate în afara încăperii, atunci când configurația imobilului permite. Dacă acest lucru nu este posibil, riscul trebuie redus prin verificări periodice, protecții locale (tăvi de retenție), senzori, o poziționare a documentelor care să evite zona direct expusă și o procedură clară de intervenție.

În linia riscurilor care pot să apară, capacitatea portantă a planșeului este deseori subestimată. Hârtia depozitată compact, mai ales pe rafturi metalice sau mobile, generează o sarcină importantă. În clădirile vechi, în spațiile care nu au fost proiectate ca depozite ori atunci când se concentrează un volum mare de documente într-o singură încăpere, este necesară evaluarea unui specialist în construcții înainte de instalarea mobilierului. O simplă apreciere vizuală nu poate înlocui calculul tehnic.

Mobilierul și organizarea interioară a depozitului

Pentru depozitare, rafturile și fișetele metalice sunt, de regulă, potrivite dacă sunt stabile, protejate împotriva coroziunii și dimensionate corespunzător pentru sarcină. Când configurația o cere, rafturile se ancorează, iar polițele nu se supraîncarcă.

Spre deosebire de rafturi, fișetele metalice oferă protecție suplimentară față de praf, lumină și cantități reduse de apă, fără a fi etanșe. În schimb, rafturile deschise ușurează accesul și inspecția, dar cer mai multă atenție la praf, lumină și expunerea la apă. Se recomandă evitarea mobilierului din lemn, întrucât acesta poate contribui la dezvoltarea și propagarea incendiului.

Organizarea rafturilor nu urmărește doar valorificarea cât mai eficientă a spațiului. Amplasarea lor trebuie să permită accesul ușor la documente, circulația în siguranță și evacuarea rapidă a materialelor în caz de necesitate. Între rafturi și între rafturi și pereți trebuie păstrate culoare suficient de largi pentru acces și manipulare (0,6 – 0,8 m lăţime). În depozitele de dimensiuni mari, organizarea unor coridoare centrale facilitează deplasarea și transportul documentelor (1,5 – 2,0 m lăţime).

Rafturile se recomandă a fi amplasate perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial trebuie orientat către culoarele dintre ele, nu direct asupra documentelor.

În depozitele cu înălțimea mai mare de 2,4 metri trebuie asigurate scări de arhivă adecvate, astfel încât documentele aflate pe nivelurile superioare să poată fi manipulate în condiții de siguranță.

Pentru depozitele cu suprafața mai mare de 50 m² este necesară existența unor camere de lucru în apropierea spațiului de păstrare, astfel încât operațiunile asupra documentelor să nu se desfășoare direct printre rafturi.

Polița inferioară se menține la cel puțin 15 cm de pardoseală. Această distanță nu elimină riscul de inundare, dar poate întârzia contactul cu apa și câștiga timp pentru intervenție.

Documentele nu se așază, nici măcar temporar, direct pe pardoseală și nici sub rafturi, conducte, instalații sanitare ori aparate de climatizare, lângă surse de căldură, pereți umezi, ferestre expuse direct soarelui sau substanțe periculoase.

Din punct de vedere al organizării, ordinea topografică trebuie să corespundă evidențelor. Camerele de arhivă, rafturile, fișetele și polițele se identifică prin numerotare sau coduri, astfel încât fiecare unitate arhivistică să poată fi asociată cu poziția sa fizică și reintegrată corect după o mutare sau evacuare. Așezarea dosarelor (mapelor) sau a cutiilor pe rafturi se face într-o ordine continuă, de sus în jos și de la stânga la dreapta, pentru a facilita identificarea și regăsirea acestora.

Controlul microclimatului, luminii și igienei

Temperatura, umiditatea, lumina, praful și poluarea influențează durata de viață a hârtiei, cernelurilor, sigiliilor și materialelor de legătorie. Umiditatea ridicată favorizează mucegaiul și deformarea, iar variațiile bruște și repetate pot fi mai nocive decât abaterile moderate, dar stabile.

Condițiile de temperatură și umiditate relativă reprezintă un element important al conservării preventive. Recomandările și standardele internaționale actuale urmăresc menținerea unui microclimat stabil, cu valori adaptate naturii suporturilor păstrate, pentru documentele pe suport hârtie fiind utilizate în practică valori de temperatură situate, de regulă, în jurul intervalului 16-20°C și o umiditate relativă apropiată de 50%. Este relevant că această orientare către condiții de conservare mai apropiate de practica internațională se regăsește și în proiectul de norme elaborat de Arhivele Naționale în cadrul proiectului eVITALA, destinat actualizării cadrului metodologic și tehnic aplicabil arhivelor. În prezent, pentru arhiva pe suport hârtie, rămân aplicabile valorile prevăzute de normativul național în vigoare: temperatura între 15-24°C și umiditatea între 50-60%. Atunci când arhiva cuprinde și alte suporturi decât hârtia, condițiile de păstrare trebuie adaptate naturii acestora. Mai importantă decât atingerea unei valori exacte este stabilitatea microclimatului și evitarea variațiilor bruște ori a perioadelor prelungite de umiditate ridicată, care favorizează degradarea materialelor și dezvoltarea mucegaiului.

Parametrii trebuie monitorizați cu ajutorul unor termohigrometre sau dispozitive de înregistrare, astfel încât să poată fi observate tendințele și depășirile persistente. Valorile măsurate trebuie înregistrate și păstrate, astfel încât evoluția microclimatului să poată fi urmărită în timp și corelată cu anotimpurile, precipitațiile, oprirea instalațiilor sau eventualele incidente.

Procesul de ventilare și dezumidificare se adaptează condițiilor reale. Uneori, aerisirea naturală poate fi nefavorabilă (de exemplu, când aerul exterior este umed sau încărcat cu praf), iar evacuarea apei unui dezumidificator trebuie realizată printr-o soluție sigură.

Ca regulă generală, lumina solară directă trebuie limitată în spațiile de arhivă, deoarece expunerea prelungită poate contribui la degradarea documentelor. Ferestrele se protejează prin utilizarea unor sisteme adecvate de umbrire sau filtrare, precum perdele, obloane ori geamuri cu proprietăți de protecție solară.

Curățenia periodică și inspecția vizuală trebuie să urmărească mai ales colțurile, rafturile inferioare și zonele slab ventilate. În depozit nu se păstrează alimente, băuturi ori materiale fără legătură cu arhiva.

Mirosul persistent de umezeală, condensul, urmele de insecte sau mucegaiul sunt semnale de alarmă care trebuie tratate cu atenție. Documentele suspecte se izolează, iar intervențiile agresive sau folosirea biocidelor se evită fără recomandarea unui specialist.

Protecția împotriva incendiilor și accesului neautorizat

Incendiul, fumul, căldura și apa folosită la stingere pot produce pagube majore. Din acest motiv, se verifică periodic instalația electrică iar improvizațiile, prelungitoarele suprasolicitate și sursele mobile de căldură se exclud din depozit.

Echipamentele care generează căldură se separă, pe cât posibil, de zonele de depozitare. Lucrările cu flacără deschisă, sudură ori tăiere necesită autorizare și supraveghere conform regulilor de securitate la incendiu.

Sistemele de detectare, alarmare și stingere trebuie stabilite și dimensionate de specialiști autorizați, în raport cu caracteristicile construcției, volumul și modul de depozitare a documentelor, compartimentarea, evacuarea persoanelor și scenariul de securitate la incendiu. Sistemele bazate pe detectarea fumului pot semnala arderea documentelor înainte ca temperatura să crească suficient pentru activarea unui detector termic. Alarma trebuie să poată transmite semnalul și atunci când clădirea este închisă, către personalul desemnat, serviciul de pază sau serviciile de intervenție.

Alegerea unui sistem de stingere impune găsirea unui echilibru între trei lucruri: eficiența în caz de incendiu, siguranța persoanelor și efectele pe care intervenția le poate avea asupra documentelor. Apa poate uda materialele, iar sistemele cu gaz sau alte tehnologii speciale cer condiții tehnice și proceduri de evacuare adecvate. Ghidurile internaționale menționează, în funcție de context, soluții precum ceața de apă, gazele inerte sau alte sisteme specializate. Alegerea nu poate fi făcută printr-o regulă arhivistică generală, ci împreună cu specialiștii în securitate la incendiu și potrivit reglementărilor aplicabile clădirii. Eficiența oricărui sistem de siguranță este condiționată direct de menținerea sa în stare funcțională, de accesibilitatea rapidă și de respectarea termenelor tehnice de verificare. Personalul trebuie să cunoască procedura de alarmare și evacuare și modul de anunțare a serviciilor competente. Un stingător expirat sau inaccesibil nu reprezintă o măsură efectivă.

Ușile rezistente la foc fac parte din compartimentare și pot limita propagarea fumului și a gazelor fierbinți. Clasa, tipul, montajul și sistemul de închidere se stabilesc potrivit reglementărilor și soluției tehnice a clădirii. O ușă blocată deschisă sau cu autoînchiderea dezactivată își pierde funcția de protecție.

Ferestrele și celelalte puncte de acces în depozitele de arhivă trebuie protejate împotriva efracției, inclusiv prin gratii sau alte soluții de securizare adecvate. În funcție de riscurile identificate, aceste măsuri pot fi completate cu sisteme antiefracție, senzori, supraveghere video și jurnale de acces, cu respectarea regulilor privind protecția datelor.

O ușă încuiată nu garantează, de una singură, confidențialitatea. Din acest motiv, documentele scoase pentru consultare nu trebuie lăsate nesupravegheate, fotografierea și copierea trebuie controlate, iar prestatorii de servicii arhivistice care intră în depozit trebuie să primească numai accesul strict necesar. Situațiile în care o persoană externă poate vedea numele părților, conținutul actelor ori poziția unor registre trebuie tratate ca acces la informații confidențiale.

Accesul în arhivă se limitează la persoanele autorizate. Intrările tehnicienilor, instalatorilor, personalului de curățenie sau ale altor persoane din exterior se permite sub supraveghere.

Prima măsură de protecție: evidența arhivistică

Un spațiu modern este inutil fără o evidență strictă, la fel cum este valabil și reversul: un inventar bine întocmit nu protejează documentele păstrate într-un spațiu impropriu. În orice caz, când se întâmplă un incident, evidența permite identificarea documentelor afectate, evacuate, transferate temporar ori trimise la restaurare.

Legislația arhivistică impune înregistrarea documentelor, gruparea anuală în unități arhivistice potrivit nomenclatorului arhivistic, inventarierea și depunerea la depozit pe bază de inventar și proces-verbal. Evidența intrărilor și ieșirilor unităților arhivistice din depozit trebuie să permită stabilirea în orice moment a locului în care se află o unitate arhivistică.

Un set complet și actualizat al inventarelor trebuie păstrat separat de încăperea arhivei. Păstrarea exclusivă a inventarului pe un calculator aflat în aceeași zonă vulnerabilă nu oferă protecție suficientă. Copiile electronice trebuie realizate periodic, protejate împotriva accesului neautorizat, pierderii și modificării și verificate pentru a se confirma că pot fi recuperate. Periodic, este utilă confruntarea prin sondaj a documentelor existente cu inventarele (verificarea cu existentul), controlul etichetelor și identificarea unităților arhivistice așezate greșit sau neincluse încă în evidență.

Supraaglomerarea complică direct protejarea fondului arhivistic. Supraîncărcarea spațiului reduce culoarele, împiedică inspecția, concentrează sarcina pe planșeu și crește timpul de evacuare. Selecționarea legală a documentelor cu termen de păstrare expirat este, prin urmare, atât o operațiune arhivistică, cât și o măsură de prevenție.

Dar, selecționarea nu poate fi confundată cu o simplă eliberare de spațiu. Fiecare categorie trebuie analizată potrivit nomenclatorului arhivistic și procedurii aplicabile, iar eliminarea se realizează numai după aprobările necesare. Criteriile aprobate de Arhivele Naționale în anul 2026 pentru identificarea și evaluarea documentelor cu caracter permanent arată că valoarea documentelor trebuie evaluată în substanță, nu stabilită mecanic numai prin raportare la termenul de păstrare.⁵ În arhiva notarială, dimensiunea juridică și posibilitatea de a proba drepturi individuale impun o prudență deosebită.

Inventarele, procesele-verbale de selecționare, avizele și documentele de distrugere se păstrează astfel încât operațiunile să poată fi verificate ulterior și situația fondului reconstituită.

Împrumutul intern se consemnează prin identificarea unității arhivistice, a persoanei, datei, scopului în Registrul de depozit arhivistic. La restituire se verifică integritatea și reamplasarea corectă, aceasta fiin extrem de importantă deoarece multe erori de regăsire provin din mutări neînregistrate, nu din pierderi propriu-zise.

În timpul unui incident, evidența urmărește documentele evacuate, locul temporar, gradul de afectare și operațiunile aplicate. Dacă inventarierea detaliată nu este posibilă imediat, evidența provizorie trebuie totuși să permită reconstituirea traseului fondului.

Copii digitale de siguranță și continuitatea accesului

Copiile digitale pot salva informația atunci când originalele devin temporar inaccesibile sau sunt afectate de un incident. Ele nu înlocuiesc însă, prin simpla lor existență, documentele originale. Aceste situații au regimuri diferite.

Deși o scanare de siguranță nu înlocuiește originalul și nu modifică termenul de păstrare, ea poate fi utilă pentru identificare, consultare internă și continuitatea activității atunci când originalul este temporar indisponibil.

Copiile digitale pot fi realizate selectiv, în funcție de risc și importanța documentelor. Procedura internă trebuie să stabilească documentele incluse, verificarea lizibilității, indexarea, actualizarea și drepturile de acces, cu respectarea secretului profesional și a protecției datelor.

Fișierele trebuie asociate fără echivoc cu unitățile arhivistice și protejate prin control al accesului și copii de siguranță păstrate pe infrastructuri distincte, inclusiv separat de sediul principal. Un backup este relevant numai dacă restaurarea lui este testată periodic.

Instituirea unei arhive electronice în sens juridic presupune analiza distinctă a Legii nr. 135/2007 și a normelor tehnice aplicabile. Un serviciu cloud, un server local sau un sistem de management al documentelor nu îndeplinește automat aceste cerințe.

Repere comparative: Franța și Spania

Pornind de la premisa că nicio clădire nu este 100% sigură, notariatele de tradiție latină din Europa de Vest au dezvoltat, în paralel cu arhiva fizică, infrastructuri electronice de conservare și acces. Franța oferă un exemplu de bune practici pentru continuitatea dintre arhiva pe hârtie și cea electronică. Notarul rămâne responsabil de conservarea actelor autentice pe care le instrumentează, iar această obligație este legată direct de funcția probatorie și de posibilitatea eliberării ulterioare a copiilor. Actul autentic notarial francez are dată certă, forță probantă și, în condițiile legii, forță executorie. Originalul (minuta) este păstrat de notar, iar copiile sunt eliberate pe baza acestuia.

Potrivit regulilor franceze, minutele notariale sunt păstrate de notar timp de 75 de ani, după care sunt predate arhivelor publice cu mențiunea că, pentru documentele referitoare la persoane minore, termenul de comunicabilitate este de 100 de ani.⁶

Pentru actele autentice electronice, Consiliul Superior al Notariatului asigură conservarea prin Minutier Central Électronique des Notaires (MICEN). Centralizarea reduce dependența de infrastructura fizică a unui singur birou și permite notarului autorizator să regăsească actul și anexele și să elibereze copii.

În Spania, Legea 11/2023 a introdus protocolul electronic notarial, aplicabil de la 9 noiembrie 2023. Matricele instrumentelor publice au și un corespondent informatic în protocolul electronic, ceea ce permite conservarea și gestionarea electronică a informației notariale în paralel cu protocolul pe suport hârtie. Infrastructura este administrată de Consiliul General al Notariatului (CGN) prin agenția sa tehnologică, ANCERT (Agencia Notarial de Certificación).

Exemplele de mai sus sunt repere comparative, ele reflectă cadre juridice și infrastructuri proprii și nu pot fi transferate automat în dreptul român.

Prevenția

Gestionarea eficientă a unui dezastru depinde de planificarea făcută în perioadele de acalmie. Ghidurile de specialitate ale Consiliului Internațional al Arhivelor – ICA și Federația Internațională a Asociațiilor și Instituțiilor Bibliotecare – IFLA (organisme internaționale care pledează pentru protecția juridică, gestionarea etică și conservarea fizică/digitală a patrimoniului documentar) subliniază că amploarea pagubelor depinde nu doar de evenimentul inițial, ci și de rapiditatea și disciplina intervenției.

Prevenția nu este o măsură care se stabilește o singură dată. Ea trebuie reevaluată periodic, deoarece instalațiile se pot degrada, volumul arhivei crește, configurația spațiului se poate modifica, iar lucrările efectuate în clădire pot genera riscuri care nu existau inițial.

Frecvența controalelor trebuie adaptată naturii fiecărui risc. Pardoseala, pereții, tavanul, ferestrele și sistemele de depozitare pot fi inspectate periodic, iar instalațiile electrice, mijloacele de prevenire și stingere a incendiilor, acoperișul, terasa și celelalte echipamente se verifică potrivit cerințelor tehnice aplicabile și programelor de mentenanță. Înaintea perioadelor cu precipitații abundente sunt utile verificări suplimentare ale zonelor expuse infiltrațiilor. Sistemele de alarmare trebuie organizate astfel încât semnalarea unui incident să nu depindă exclusiv de prezența personalului în timpul programului de lucru. Acolo unde este necesar, alarma trebuie să poată ajunge și în afara programului la persoane sau servicii capabile să intervină.

Orice lucrare efectuată la instalații, acoperiș, fațadă sau în spațiile învecinate trebuie analizată și din perspectiva riscurilor pe care le poate crea pentru arhivă. Dacă există posibilitatea afectării documentelor, acestea trebuie protejate sau mutate temporar, iar spațiul trebuie verificat după finalizarea lucrărilor înainte de revenirea la condițiile obișnuite de păstrare.

Un instrument simplu și util poate fi registrul riscurilor, în care să fie consemnate vulnerabilitățile identificate, măsurile necesare, termenele de remediere și persoanele responsabile. Verificările efectuate în spațiul de arhivă pot fi documentate prin note interne, fotografii și, după caz, documente care atestă remedierea problemelor constatate.

Planul de urgență și „kitul” de primă intervenție pentru arhivă

Planul de urgență trebuie să stabilească ordinea acțiunilor, persoanele care pot lua decizii, datele de contact necesare și limitele intervenției. El trebuie cunoscut de personal și verificat periodic, astfel încât aplicarea sa să nu depindă de consultarea, în momentul critic, a unui document dificil de urmărit. În primele minute ale unui incident sunt necesare decizii simple: cine primește alerta, cine poate interveni asupra sursei riscului, cine documentează situația și cine coordonează măsurile privind arhiva. În toate situațiile, protejarea vieții și a integrității persoanelor are prioritate față de salvarea documentelor.

Planul trebuie susținut și de mijloacele necesare unei prime intervenții aflate efectiv la dispoziția personalului. Un „kit” destinat unor astfel de situații se păstrează într-un loc cunoscut, ușor accesibil și, pe cât posibil, în afara zonei expuse aceluiași risc ca depozitul. Acesta poate fi utilizat numai după ce accesul în zona afectată a fost declarat sau evaluat ca fiind sigur și, în funcție de dimensiunea arhivei și de riscurile identificate, poate include:

• echipament individual de protecție: mănuși, măști, ochelari, îmbrăcăminte și încălțăminte de protecție;

• materiale absorbante curate: hârtie albă neimprimată, lavete, tampoane, covorașe absorbante și bureți;

• folii și prelate din polietilenă pentru devierea temporară a apei sau protejarea documentelor încă neafectate;

• lăzi, tăvi și cutii din plastic curate pentru evacuare, precum și saci utilizați numai potrivit metodei de stabilizare alese;

• etichete rezistente la apă, markere permanente și formulare pentru evidență, precum și bandă, sfoară sau bride pentru individualizarea unităților transportate;

• lanterne și baterii de rezervă, foarfece ori cutter de siguranță, găleți, mopuri și saci rezistenți;

• o copie tipărită a planului de intervenție, lista de contacte și instrucțiuni scurte privind fotografierea, etichetarea și evacuarea.

„Kitul” trebuie verificat și completat periodic. Foliile și recipientele din plastic nu se folosesc pentru închiderea prelungită a documentelor umede, deoarece pot reține umezeala. Echipamentele electrice, inclusiv ventilatoarele sau aspiratoarele pentru lichide, se folosesc numai după confirmarea siguranței instalației.

Primele măsuri după producerea incidentului

Din nou, siguranța persoanelor are prioritate. Accesul într-un spațiu afectat de incendiu, cutremur, prăbușire sau inundare se face numai după ce zona este declarată sigură.

După securizarea zonei, situația se documentează înainte de mutarea materialelor. Evacuarea fără evidență poate amesteca unitățile arhivistice și produce deteriorări suplimentare.

Sursa incidentului se oprește numai în condiții de siguranță, iar documentele neafectate se izolează sau se protejează pentru a limita extinderea pagubelor.

Evacuarea se face controlat, cu indicarea locului inițial și a destinației temporare pentru fiecare cutie, mapă ori grupă de documente.

Planul de intervenție în caz de inundație și contaminare biologică

Ploile abundente, infiltrațiile și avariile instalațiilor pot afecta inclusiv spații folosite mult timp fără incidente. În cazul apei, contează viteza intervenției, dar măsurile trebuie aplicate în ordine și fără improvizații. Dacă există risc de electrocutare, prăbușire sau contaminare, accesul este interzis până la securizarea zonei. Alimentarea cu energie și sursa de apă se întrerup numai de persoane care pot face acest lucru în siguranță. În funcție de amploare, pot fi necesare intervenția administratorului clădirii ori a societăților de mentenanță și informarea asigurătorului.

Înainte de manipulare, situația se documentează pe cât posibil prin fotografii sau filmări. Se consemnează data și ora constatării, cauza aparentă, nivelul apei, zonele afectate, persoanele prezente și măsurile dispuse. Este util ca intervenția să aibă un coordonator unic.

Documentele ude se separă de cele aparent neafectate, fără a se pierde informația despre proveniență. Cutiile și dosarele (mapele) se etichetează prin raportare la camera, raftul sau zona din care au fost ridicate, iar fiecare deplasare se consemnează. Hârtia udă este fragilă, de aceea unitățile arhivistice se manipulează cu susținere corespunzătoare, nu se deschid brutal, nu se forțează, iar filele lipite nu se desprind mecanic atunci când există riscul de rupere.

Se evită aerul foarte cald, radiatoarele, uscătoarele și expunerea directă la soare. Biocidele, dezinfectanții, înălbitorii sau adezivii nu se aplică fără recomandarea unui specialist. Documentele aparent compromise nu se distrug în timpul intervenției inițiale.

Pentru un volum redus poate fi posibilă uscarea controlată prin ventilare, separare și folosirea unor suprafețe curate și absorbante. Pentru cantități mari de documente puternic îmbibate, metoda de stabilizare trebuie stabilită împreună cu specialiștii. Congelarea controlată poate fi o soluție temporară, dar se recomandă evitarea improvizațiilor.

Documentele contaminate cu apă din canalizare, substanțe chimice sau alte surse periculoase necesită un protocol distinct, deoarece uscarea nu elimină automat contaminarea. Zona se delimitează, personalul se protejează și se solicită asistență tehnică.

Materialele cu mucegai se izolează, iar circulația aerului din zona contaminată către restul arhivei se limitează. Mucegaiul activ nu se „șterge” în depozit. În cazurile extinse este necesară intervenția unei echipe specializate și, după caz, evaluarea calității aerului și a suprafețelor.

Intervenția se documentează continuu: documentele evacuate, locul temporar de depozitare, măsurile aplicate și persoanele care le-au manipulat. Dacă inventarierea completă nu este posibilă la locul incidentului, evidența inițială poate fi provizorie, urmând să fie completată într-un spațiu sigur după stabilizarea documentelor.

Planul de intervenție în caz de incendiu, fum și funingine

După un incendiu, documentele pot fi afectate direct de flacără și căldură, dar și de fum, funingine și apa folosită la stingere. Evaluarea trebuie să țină seama de toate aceste efecte, iar intervenția asupra materialelor fragile se face numai după ce spațiul a fost declarat sigur.⁷

Funinginea nu se curăță cu materiale umede și nu se freacă pe suprafața documentelor. După autorizarea accesului, curățarea se face controlat, de preferat de personal specializat, cu metode care să nu fixeze particulele în hârtie și să nu afecteze cernelurile, semnăturile sau sigiliile.

Personalul implicat în intervenție

Intervenția poate avea loc în umezeală, praf, frig, căldură ori în prezența unor contaminanți. Întotdeauna, munca se organizează în condiții care protejează personalul, cu echipament adecvat și pauze. Persoanele fără experiență nu manipulează materialele fragile, dar ele pot sprijini operațiunile logistice sub coordonarea personalului instruit.

Revenirea la funcționarea normală

Recuperarea continuă după intervenția inițială: documentele trebuie uscate complet, curățate, evaluate și, după caz, restaurate, iar spațiul reparat și monitorizat înainte de readucerea arhivei.

În paralel, biroul trebuie să poată soluționa cererile urgente și să identifice actele temporar indisponibile. Planul de continuitate stabilește concret circuitul solicitărilor și evidențele alternative care pot fi folosite legal. Așa cum arătam anterior, inventarele, registrele și copiile digitale pot facilita regăsirea informației, fără a deveni însă automat substitute juridice ale originalului.

După incident, analiza internă trebuie să identifice ce a funcționat, ce a întârziat intervenția și ce resurse au lipsit, iar concluziile să fie integrate în planul revizuit.

Restaurarea, o decizie care necesită specializare

Camera Notarilor Publici poate oferi sprijin administrativ și consultativ pentru identificarea specialiștilor în proesul de restaurare. Metoda și prestatorul se aleg în raport cu starea documentelor, experiența relevantă, capacitatea logistică, securitatea și autorizațiile necesare.

Contractul cu prestatorul trebuie să definească loturile și starea inițială, metoda de intervenție, trasabilitatea, transportul și depozitarea temporară, confidențialitatea și protecția datelor, răspunderea pentru pierdere ori deteriorare, documentarea operațiunilor și condițiile de recepție.

Sprijinul Camerei pentru identificarea unor specialiști nu echivalează însă cu certificarea metodei sau asumarea rezultatului tehnic. Responsabilitățile se stabilesc prin evaluare, decizia beneficiarului și contract.

Predarea arhivei spre depozitare Camerei

Dacă spațiul biroului nu mai permite păstrarea arhivei în condiții corespunzătoare, poate fi analizată posibilitatea predării către depozitul Camerei, în condițiile reglementărilor și aprobărilor aplicabile. Predarea poate avea și rol preventiv, de exemplu când volumul depășește capacitatea sediului, riscurile nu pot fi remediate într-un termen rezonabil sau imobilul intră în lucrări.

În contextul extinderii spațiului de depozitare al Camerei Notarilor Publici București, cu finalizare preconizată pentru anul următor, capacitatea de preluare a arhivelor notariale urmează să fie suplimentată. Documentele vor fi păstrate în spații destinate arhivei, cu mobilier adecvat, acces controlat și măsuri de monitorizare și securitate. Preluarea se face pe bază de proces-verbal însoțit de inventare arhivistice și se realizează în limita capacității disponibile, pe baza cererii și aprobărilor necesare. Pregătirea din timp permite stabilirea volumului și remedierea eventualelor neconcordanțe.

Arhive sustenabile și pregătite pentru viitor: proiectul SAGA

Protejarea arhivelor nu poate fi separată de modul în care sunt proiectate și administrate clădirile care le adăpostesc. Consumul de energie și apă, starea instalațiilor, gestionarea resurselor și întreținerea spațiilor influențează atât sustenabilitatea instituției, cât și capacitatea acesteia de a preveni și gestiona situațiile de risc.

O inițiativă relevantă în această direcție este proiectul SAGA – Sustainable Archives and Greener Approaches, care urmărește reducerea impactului asupra mediului al activităților arhivistice, fără compromiterea condițiilor necesare conservării și accesului la documente.⁸ În cadrul proiectului a fost dezvoltat și un instrument de autoevaluare prin care instituțiile își pot analiza practicile privind energia, apa, deșeurile și administrarea resurselor și pot identifica domeniile în care sunt necesare îmbunătățiri.

Legătura cu protecția arhivei este directă. O instalație de climatizare ineficientă poate produce variații nedorite de temperatură și umiditate, o conductă deteriorată poate provoca o inundație, iar lipsa monitorizării consumurilor poate întârzia identificarea unei defecțiuni. În același timp, menținerea unor condiții excesiv de rigide, fără raportare la natura documentelor păstrate, poate determina un consum energetic disproporționat.

Sustenabilitatea presupune, astfel, un echilibru între conservare, utilizarea responsabilă a resurselor și reziliența instituției. Monitorizarea clădirii și a instalațiilor, adaptarea condițiilor la caracteristicile colecțiilor și identificarea din timp a vulnerabilităților pot reduce atât impactul asupra mediului, cât și riscul unor incidente.

Din această perspectivă, proiectul SAGA completează firesc măsurile tradiționale de protecție a arhivelor. O arhivă pregătită pentru viitor nu este doar una care consumă mai puține resurse, ci una care își cunoaște vulnerabilitățile și își poate păstra documentele în siguranță inclusiv în condiții de presiune energetică, fenomene climatice extreme sau întreruperi ale utilităților.

Concluzii

Reiterăm ideea de început că arhiva notarială este o infrastructură juridică, nu o simplă anexă a biroului. Siguranța ei rezultă din aplicarea coerentă a cerințelor legale, a măsurilor tehnice adecvate și a procedurilor interne.

În practică, prevenția începe cu lucrurile mici: o problemă observată și remediată la timp nu mai ajunge să se transforme într-un incident. Măsuri aparent simple – o instalație verificată, documente păstrate deasupra pardoselii, o alarmă funcțională și o evidență actualizată – pot limita decisiv pagubele.

Responsabilitatea revine notarului public, în cadrul unui sistem în care Camera și Uniunea pot acorda sprijin, iar Arhivele Naționale exercită atribuțiile de îndrumare și control de specialitate.

Când condițiile de păstrare nu mai pot fi asigurate ori volumul depășește capacitatea sediului, predarea către Cameră poate constitui o soluție preventivă, pregătită și documentată din timp.

În concluzie, protejarea arhivei este un efort de zi cu zi, ancorat în cele mai mici detalii practice și proceduri care trebuie aplicate fără improvizație.

Repere normative și tehnice

1. Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare – în special art. 3, art. 4, art. 7-12, art. 16, art. 18 și art. 27^1.

2. Legea notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995, republicată, cu modificările și completările ulterioare – art. 161-163.

3. Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul ministrului justiției nr. 2.333/C/2013, cu modificările și completările ulterioare – art. 118-134.

4. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor electronice, republicată, astfel cum a fost modificată și completată prin Legea nr. 201/2024.

5. Normele tehnice privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică și procedura de avizare a sistemelor electronice de arhivare, aprobate prin Ordinul nr. 20.717/2024, cu modificările ulterioare.

6. Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, aprobate de Arhivele Naționale prin Ordinul de zi nr. 217/1996.

7. Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă aprobat prin Ordinul de Zi pe Unitate al Directorului Arhivelor Naţionale nr. 235/05.07.1996 modificat și completat cu Dispoziţiile Zilnice ale Directorului Arhivelor Naţionale nr. 39 din 26.02.2015 și nr. 131/14.07.2020.

8. Dispoziția directorului Arhivelor Naționale nr. I/105/2026 privind aprobarea criteriilor de identificare și evaluare a documentelor cu caracter permanent care aparțin Fondului Arhivistic Național.

9. Recomandările tehnice ale Arhivelor Naționale privind intervenția și recuperarea documentelor afectate de apă disponibile la https://arhivelenationale.ro/site/wp-content/uploads/2017/07/RECOMANDARI-TEHNICE-INUNDARE.pdf.

10. Arhivele Naționale ale României, Norme metodologice privind aplicarea Legii Arhivelor, proiect elaborat în cadrul proiectului „Consolidarea capacității Arhivelor Naționale de furnizare a serviciilor publice (eVITALA)”, 2023, disponibil la https://arhivelenationale.ro/site/wp-content/uploads/2024/01/NORME-METODOLOGICE-PRIVIND-APLICAREA-LEGII-ARHIVELOR.pdf.

11. Regulamentul privind Serviciul arhivă al Camerei Notarilor Publici a fost aprobat prin Hotărârea nr. 73 din 6 august 2013 a Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România.

12. ISO 11799:2024 – cerințe privind depozitarea documentelor de arhivă și a materialelor de bibliotecă, utilizat ca reper tehnic în măsura aplicabilă.

13. John McIlwaine, Disaster Preparedness and Planning: A Brief Manual, IFLA-PAC la https://www.ifla.org/wp-content/uploads/2019/05/assets/pac/ipi/ipi6-en.pdf.

---

1 https://adevarul.ro/stiri-interne/evenimente/documente-din-arhivele-nationale-distruse-de-2541127.html.