Având în vedere că ne aflăm într-un moment de tranziție de la documentele în format clasic „fizic/pe hârtie/olograf” la cele în format „digital” care, cel mai probabil, va duce în timp la dematerializarea documentelor și păstrarea acestora doar în formal digital, iar Proiectul de Lege al „Digitalizării activității notariale” cuprinde o procedură nouă pentru noi, respectiv „Conversia documentelor”, m-am gândit că ar fi util să ne aplecăm puțin asupra acesteia, să o analizăm și, de ce nu, poate să descoperim avantajele ei.
Conversia din format „pe hârtie” în format „digital”.
Până de curând, ca să îndeplinească condiția formei scrise și să aibă forță probantă necesară, majoritatea documentelor impuneau un ”format pe hârtie” sau un ”format hârtie”, semnăturile părților în original, aplicarea de sigilii etc.. Aceste documente se află în circuitul civil, în posesia cetățenilor, a autorităților publice, în arhive ce ocupă spații imense. Ele au fost create în decursul a mai bine de 150 de ani.
Așa cum știm, deseori oamenii sunt nevoiți să depună anumite acte la autorități aflate în alte localități decât cea de domiciliu. În mod obișnuit aceasta înseamnă timp și bani pentru deplasarea în localitatea respectivă sau întocmirea unei procuri în favoarea unei persoane aflate în acea localitate.
Odată cu digitalizarea aparatului de stat, autoritățile și institutiile publice au fost și vor fi în continuare încurajate sau, uneori, chiar forțate să elibereze și/sau să primească acte în format digital, semnate cu diverse tipuri de semnătură electronică.
În acest context, ce putem face în cazul în care o persoană, care are un act eliberat de o autoritate publică din București (să luăm exemplul unui aviz), în format „pe hârtie”, semnat olograf, dorește să îl depună la o altă instituție din Cluj, fără a se mai deplasa până acolo, sau fără a mai trimite documentul în original printr-un serviciu de curierat? Soluția în acest caz ar fi noua procedură care ar converti actul din formatul fizic, în cel digital. Această procedură presupune ca partea interesată să prezinte notarului public documentul în format pe hârtie, în original, iar acesta, după ce îl verifică dacă îndeplinește condițiile (așa cum ar verifica originalul pe care îl primește în vederea efectuării unei copii legalizate), îl va scana, îl va trasforma într-un PDF sau în alt format electronic, îi va adăuga încheierea de conversie (forma și conținutul acesteia urmând a fi reglementat) și îl va semna electronic, folosind certificatul său calificat, obținut în calitate de notar public. Prin încheierea de conversie, notarul va atesta faptul că a văzut actul în format fizic, în original, va atesta conformitate formei digitale cu cea „pe hârtie”, starea în care se afla acesta, etc.. Ulterior, după achitarea onorariului, îl va trimite solicitantului, sau chiar instituției unde acestuia ii este necesar, prin unul din mijloacele de comunicare electronică. Astfel, actele eliberate în urmă cu 30 de ani, sau chiar mai mult, vor putea fi folosite și în mediul digital. Acestea vor putea fi trimise de la distanță diverselor autorități și instituții și chiar instanțelor de judecată care au inceput deja să accepte și să emită acte în formă electronică. Aria documentelor pentru care se poate aplica această procedură nu este limitată în niciun fel, acestea putând cuprinde: autorizații, adeverințe, adrese, certificate de naștere/căsătorie/deces, acte cu dată certă, cu legalizare de semnătură, încheieri de intabulare (în măsura în care au fost emise în format de hârtie cu semnătură olografă), chiar și înscrisuri sub semnătură privată (caz în care se va face mențiune în încheierea de conversie) etc. dar mai ales acte autentice, eliberate de noi sau de colegii noștri.
Conversia din format „digital” in format „pe hârtie”.
Pe măsură ce digitalizarea va lua tot mai mare amploare, autoritățile și instituțiile publice vor emite din ce în ce mai multe documente semnate electronic, folosind diverse tipuri de certificate; alte instituții, autorități, persoane fizice sau juridice vor proceda asemenea, aceste acte având, în mediul electronic, valoarea unui act emis în format fizic, cu semnătură olografă, sau chiar valoarea unui act autentic. Acest lucru deja se întamplă în prezent și în activitatea notarială și ne lovim cu toții de ele (incheieri de întabulare, certificate fiscale, extrase de carte funciară etc.). Practic, aceste documente reprezintă, în mediul electronic, „originalul” acestora, fără ca ele să mai fie eliberate și în format fizic cu semnătură olografă. Este evident faptul că aceste acte nu sunt valabile decat în mediul digital, acolo fiind unicul loc unde se poate verifica dacă au fost semnate electronic, dacă acea semnătură a fost valabilă la momentul semnării documentului, dacă acesta a fost emisă de un furnizor autorizat de semnături electronice, dacă este în conformitate cu Regulamentul European 910/20141 etc.. Prin urmare, imprimarea pe hârtie a unui asemenea document, fără a deține și documentul în format electronic, îl lipsește de orice efect juridic, putând constitui în cel mai bun caz, un început de dovadă scrisă.
Este posibil însă ca, în anumite împrejurări, să fie necesare aceste documente în format de hârtie; un astfel de format să le fie solicitat sau, pur și simplu, anumite persoane să dorească să dețină aceste documente și în format fizic/pe hârtie. Aici poate înterveni rolul notarului public, să facă această conversie „în sens invers” față de ce am arătat la punctul precedent. Astfel, notarul public va putea primi documentul în mediul digital, prin una din modalitățile electronice de comunicare, va verifica prin softurile informatice deja existente dacă semnătura era valabilă la momentul semnării documentului, dacă a fost emisă de un furnizor autorizat pentru acel tip de semnătură, va menționa tipul de semnătură/sigiliu, dacă este sau nu în conformitate cu Regulamentul European 910/2014, îl va imprima pe suport de hârtie, îi va adauga încheierea de conversie în care va menționa verificările făcute, precum și faptul că forma fizică este identică cu cea electronică, îl va semna olograf, îi va aplica sigiliul si timbrul sec și îl va elibera solicitantului. Această procedură ar ajuta și în cazul în care actele emise în România, exclusiv în format electronic, vor fi folosite în țări care nu sunt pregatite să primească acte în format electronic, cu semnatură calificată, spre exemplu: o persoana care dorește să își folosească diploma de studii eliberată doar în format electronic de o instituție din România, într-o țară precum Kenya va utiliza procedura conversiei, va transforma diploma din format „digital” în format „pe hârtie” o va apostila sau supralegaliza și astfel va putea să o folosească oriunde în lume.
Eliberarea actelor în ambele forme poate avea o arie foarte mare de aplicare. Este clar că în cazul actelor notariale, la cerere și contra cost, odată cu eliberarea actului în format „pe hârtie”, notarul va putea elibera actul și în format „electronic”, indiferent de tipul lui (duplicatul unei procuri, al unei declarații, vanzări, donație, al certificatului de mostenitor, de divorț, etc.), dar nu vom intra în detalii, această fiind o procedură care impune anumite nuanțări.
Desigur, ambele proceduri presupun acumularea de către notarul public a unor cunoștinte de specialitate în domeniu, cum ar fi: arhivarea documentelor electronice, gestionarea acestora, recunoașterea semnăturii electronice, verificarea acesteia etc.. Cred însă că, odată cu introducerea registrelor naționale și a semnăturii electronice, precum și a documentelor eliberate de instituțiile publice, notarii publici au facut deja pași mari în acest sens și va fi necesară doar o perioadă de acomodare.
Concluzie
Când m-am referit inițial la avantajele noii proceduri, nu m-am gândit doar la notarii publici ci, așa cum cred că am demonstrat în cuprinsul acestui articol, și la publicul larg, beneficiarii serviciilor notariale. În ce privește instituțiile publice, acestea s-au convins deja, de-a lungul timpului, de seriozitatea și responsabilitatea notarilor publici. Tocmai de aceea deseori, poate în unele cazuri prea mult, au solicitat părților copii legalizate ale documentelor depuse. Copia legalizată era, pentru acestea, garanția că originalul a stat în mâinile unui profesionist și că acesta a certificat identitatea cu copia depusă. Prin noua procedură putem fi, în continuare, și în era digitală, un furnizor de servicii de încredere, în beneficiul tuturor părților.
Tiberiu Terzea, notar public
1 REGULAMENTUL (UE) NR. 910/2014 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE, publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 257/73 la data de 28.08.2014